巧用統計指標與方法提高財務管理效率

常文麗

（嘉興市嘉房房地產有限公司，浙江 嘉興 314033）

用巧用好統計指標，對提高財務管理效率水平有極大幫助。基于多年的財務工作經驗，筆者在工作中找出許多解決問題的捷徑或技巧，能在工作中達到高效、省時的效果，并給管理者提出了許多有實用價值的建議。

一、巧設表格和公式，計算快捷又便利

現以某公司2012年1月1日到2012年6月30日之間的利息計算為例，講講利息計算的技巧。該公司1月1日借款累計2000萬，借款利率年息15%，1月12日還款300萬，1月19日借款200萬，3月20日還款900萬，要求計算該公司2012年1月1日到2012年6月30日的利息。

第1次所做表1：

表1 某公司2012年1月1日到6月30日利息

從表1計算過程看出計算較繁瑣，而且都是手工計算，容易計算錯誤或出現書寫錯誤。

第2次所做表2：

表2 某公司2012年1月1日到6月30日利息

表2先計算出了萬元每天利息，但仍舊是手工計算，雖比表1要省力一些，但還不是最優的方法。

第3次做的表3：

表3 某公司2012年1月1日到6月30日利息

此表格先在上面列表格用公式計算萬元單位利息，公式等于=“B3×C3/360”，數值=10000×15%/360（保留6位小數點），然后下表的萬元單位利息數值=“D3”，這樣表格設置清晰，把“萬元單位利息”單獨設為一列，并且每個項目的單位統一寫在表頭上，這樣每個時段利息都能在Excel表里設公式自動計算（利息=金額×天數×萬元單位利息），最后的合計數也是自動求和計算，并且利息欄數字還能設置為“保留2位小數，使用千位分隔符”，使數字排列更整齊。這樣設置表格簡單明了，而且計算利息都是自動計算，任何時段利息只要輸入金額、天數、萬元單位利息，都可用公式快速計算出結果。如此一來，既省時又省力，把“萬元單位利息”單獨設為一列是關鍵，也是整個表的亮點，它能形成牽一發而動全局的功能。因此，在做統計分析計算時，篩選合適的指標能起到事半功倍的作用。在企業管理中，表格應盡量化繁為簡，讓管理者看的清楚又節約工作人員時間，何樂而不為呢。計算結果相差1040833.42-1040833.34=8分錢，對于104萬的利息可忽略不計。

二、巧排科目編碼，賬目清晰明了

會計科目“預收賬款”末級科目一般按“房源+顧客”設置，末級是按照顧客購買的先后順序排列還是按照房源順序排列呢？對比一下就能看出優缺點。

如某小區13幢2009年1月預收賬款明細如下：

?

以前電腦記賬初期，就會自然而然根據顧客購買的先后順序設置科目記賬，明細賬如下：

某小區13幢2009年1月份預收賬款多欄式明細賬（部分）

?

表格沒有明確的排序，看起來較為凌亂，不容易直接看出所需信息。可利用財務軟件和科目設置技巧，按房源的順序排列，為管理需要提供方便。如：

某小區13幢2009年1月份預收賬款多欄式明細賬（部分）

?

對比一下可看出：第一個賬頁是按照顧客買房的順序排列的，第二個賬頁是按照房源的順序排列的，第二種設置可迅速直觀地看出哪套房子賣了，哪套房子未賣，平時輸入憑證時也方便查找，節約了大量時間。特別是對一幢房子套數偏多的情況，如一套有6個單元共72套房子這樣的房源使用起來更是方便實用，對銷售后期清理房源工作也能詳盡地提供基礎資料。

具體技巧是在設置預收賬款科目時，以室號的數字為編碼的最后2位，例如：“預收賬款-某小區-二期-13幢-101張三”科目編為20403021311。204對應預收賬款，03對應某小區，02對應二期，13對應13幢，11對應101室。406室就編為20403021346，503室就編為20403021353。這樣輸入科目編碼,計算機就會自動按房源順序排序了。即使13幢101是13幢里最后售出的一套房子，輸入編碼后也會排到13幢的第一個位置。這個技巧是科目設置時從科目編碼入手，巧用編碼后2位，使科目排列按房源順序進行，明細賬也更清晰，找尋起來更方便。科目表前后對比如下：

初期科目表

采取技巧后科目表

三、巧用ABC分類，財務管理出成效

某公司目前有許多商店及辦公房向外出租，一般半年收取一次房租。剛開始時不管金額大小，按時間順序列個表到收房租時間后電話催繳，結果發現“胡子眉毛一把抓”管理難度大而且效果不理想。最后經過摸索，采取統計學上的ABC統籌管理方法，按每月房租金額大小對承租戶進行分類管理，然后采取不同方法收繳房租，取得了良好的效果。

實際做法是先熟悉以前半年時間所有單位的房租收繳情況，然后按每月房租金額大小對他們分類，具體是房租在5000元/月以下劃分為C類，5000-10000元/月劃分為B類，10000元/月以上劃分為A類，然后對ABC三類單位采取不同的管理辦法。

A類房租金額大而客戶較少，所以要重點管理，時間到期前30天電話通知，到期前10天再催繳一次。一般要求他們付款方式采用網上轉賬或支票。平時物業管理也要跟上，客戶發現問題及時給他們解決，要讓客戶感到公司很重視他們。因為客戶數量偏少，所以催繳并不需花費很多時間，但收繳金額會很大。

B類房租金額、客戶數量相對A、C都是適中的，到期前20天開始電話通知，到期前5天再催繳一次，因為這類客戶生意相對穩定，所以收繳比較省力。付款方式采用支票或現金。

C類金額小而客戶較多，到期前10天催繳，同時前面客戶來公司交房租時也請其轉告左鄰右舍，這樣收繳率會提高，對個別到期還沒交的客戶可以采取上門催收的方式，一般他們礙于情面都會交的。C類客戶多所以用時最多，C類客戶生意一般不太穩定，經常遇到轉讓商店，所以收繳比較費力，一般采用現金收取。

一般到月底及時把本月收繳情況進行匯總，算出總的收繳金額和收繳率，同時算出A、B、C每類的收繳金額和收繳率。如果還發現有部分客戶未及時上交，再派人催收。

每個人在工作中只要肯鉆研，肯分析，肯動腦都能有收獲，都能產生高的效率，體現自身價值，也能為單位作出更大貢獻。