論如何在檔案工作中“保密”

劉浩巖

（黑龍江省八五四農(nóng)場 黑龍江 虎林 158403）

在細致繁雜的檔案工作中，檔案保密工作帶有政治性、全局性和戰(zhàn)略性的工作特性。尤其是在2010年10月1日起實施《保密法》以來，檔案部門與檔案工作人員需依照新《保密法》的規(guī)定重新審視檔案工作中的保密工作。檔案保密工作面臨新形勢、新情況，在保守國家秘密與信息資源的合理利用中尋找契合點，保密工作如何做，才能更好的為檔案服務(wù)顯得尤為重要。

一、檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案庫房管理中的保密

檔案的庫房是檔案存放所在，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最頂或最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防火、防潮、防盜。做到庫房與辦公室、閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)制定嚴格的庫房管理制度，指定專人負責管理，檔案庫房一律禁止無關(guān)人員入內(nèi)。因此，做到檔案庫房的科學管理，是做好維護檔案安全、保密的第一步。

（二）絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是檔案保密工作中的重中之重，絕密檔案關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治、軍事、經(jīng)濟等多方面發(fā)展的成敗。因此絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

（三）涉密檔案人員的管理與職責

提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)，每一位檔案管理人員都應(yīng)把保守國家秘密做為自己的神圣職責和應(yīng)盡的義務(wù)。杜絕任何可以導(dǎo)致泄密的人和事的發(fā)生。在涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等方面應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時核對，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救，以確保涉密檔案的安全。

（四）涉密檔案的密級變化

檔案在保管過程中，其密級是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，大多數(shù)多為降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化，原來的密級文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級自然消除；三是保密時限的變化，已存檔案涉密文件，只標有密級而沒有保密時限，應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標準，以文定密，確保涉密檔案的保密與解密時限。

二、檔案利用過程中的保密工作

（一）檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責。隨著經(jīng)濟體制改革與對外開放帶來的國際環(huán)境改變、社會結(jié)構(gòu)變遷、價值觀念沖擊與信息普及等無一不對國家的保密工作帶來嚴峻的挑戰(zhàn);同時,政務(wù)信息公開、保障公民知情權(quán)的呼聲也日益高漲。但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用的現(xiàn)象。因此檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，有時間、地點、范圍限制的提供利用，充分發(fā)揮檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

（二）進一步做好檔案開放中的保密工作

檔案秘密性的時效和范圍，不是一成不變的，但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應(yīng)當做好相應(yīng)的保密工作。

1.開放檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是根據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)規(guī)定，科學而準確地區(qū)分、判定對涉密檔案的開放與控制使用范圍。首先經(jīng)過檔案館工作人員初步判定開放與控制使用范圍；后由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。最終由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，權(quán)衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2.開放檔案的解密工作

根據(jù)《保密法》規(guī)定，檔案的密級劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。但是秘級不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，此時檔案應(yīng)解密并按照公開文件進行管理，這就是檔案保密的時效性。《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條規(guī)定“國家秘密事項在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應(yīng)當及時解密。”這也就是說，解密是由原確定密級的機關(guān)、單位或其上級機關(guān)進行。解密后的檔案方可向社會各界開放利用。

3.做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作

一是重新分類。對解密檔案利用原有基礎(chǔ)，重新進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二是建立健全檔號。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。三是編制檢索工具。為新解密檔案建立《開放檔案目錄》、《開放檔案案卷目錄》、《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，實現(xiàn)檢索途徑的多元化。四是副本的保存。對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進行復(fù)制，搞好檔案副本的保存。

綜上所述，保密工作在檔案工作中的重要性不言而喻，保密工作直接影響到黨和國家的安全與利益,所以做好檔案的保密工作，必能更加充分發(fā)揮檔案的作用，使保密信息在合理合法的情況下為社會服務(wù)，也為檔案事業(yè)的長足發(fā)展、為我國的經(jīng)濟建設(shè)和改革開放服好務(wù)!