加快科技檔案信息化建設為構建和諧社會服務

周玉梅

（綏化市節約用水辦公室 黑龍江 綏化 152000）

檔案信息化建設是檔案部門的發展方向和必然，檔案信息其所有權屬于各級檔案部門，檔案信息化建設，既檔案信息基礎資源庫的建設，建立數字化的檔案資源庫，建立網絡發揮網絡優勢，收集和整編數字化的檔案信息。

眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具，科技檔案信息化建設首要就是要求信息輸入計算機，檔案的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以，實行計算機管理檔案信息的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案信息化建設工作水平。

一、科技檔案的概念及特點

科技檔案是保存備查的直接記錄和反映科技、生產活動的科技文件，是科學技術檔案的簡稱。科技檔案具有以下的特點：

（一）專業性

專業性是科技檔案最突出的特點之一。科技檔案的專業性特點集中表現在形成領域和內容性質兩個方面。科技檔案的專業性特點，不僅使它們同一般檔案相區別，而且使不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別。因此，專業性特點是實現科技檔案科學管理的重要依據之一。諸如科技檔案工作管理體制的確立，科技專業檔案館的組建，科技檔案的整理分類等等，都是建立在科技檔案專業性特點的基礎之上的。

（二）種類和類型的多樣性

種類的多元性和類型的多樣性，是科技檔案的又一明顯特點。在各個檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復雜，呈現出多樣化的鮮明性特點。以種類而言，由于科技、生產活動的多專業性，導致了它的伴生物科技檔案在種類上的多元化。以類型而言，科技檔案是所有一切種類的檔案中，類型最為豐富多樣的一種。

（三）成套性

圍繞這一個獨立的科研項目的進行，規律性地形成的一系列相關的科技文件整體。成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點。

（四）現實性

科技檔案的現實性特點是指它具有較強的現實使用性。想比于其他檔案，如政務檔案，科技檔案的現實使用性在歸檔后仍然很強。

二、科技檔案提供利用的方式方法

在科技檔案提供利用上有各種各樣的方式方法，科技檔案利用服務方式是實現科技檔案利用的重要手段。科技檔案利用服務方式，就是檔案室向利用者提供科技檔案材料的方法。從利用科技檔案的實際情況來看，主要有以下幾種：

（一）閱覽是檔案室提供利用服務的主要方式

閱覽是檔案室提供利用服務最普遍的方式，其特點是利用者直接到檔案室閱覽。科技檔案是原始記錄材料，多為單份，有些檔案在內容上還具有機密性，這就決定了檔案原件不外借，主要在閱覽室內供利用者閱覽。閱覽利用一般有兩種情況：一是所查問題比較簡單，看一下就能解決；二是查閱數量大、范圍廣，借出利用不方便，采用閱覽方式比較好。

（二）外借服務是科技檔案提供利用服務不可缺少的方式

檔案一般不借出檔案室，由于借出的檔案完全脫離了檔案工作者的監督，容易發生意外，但由于情況特殊，為了解決一定的問題，需要檔案材料借出利用，例如我們經常遇到的需要檔案原件作為憑證，或者需要底圖以及其它不便在閱覽室利用檔案時可以暫時外借。外借服務也是提供科技檔案利用的一種方式，但對外借檔案一定要從嚴掌握，一般不輕易借出，對檔案借出利用，一定要嚴格審批手續，并提出相應的要求，主要有：第一，利用者要事先提出借檔案申請，說明借出檔案的充足理由和調卷范圍。第二，借出檔案要進行認真的登記，注明借出時間、借出人姓名、借出檔案的名稱、件數等。第三，借檔人應負責保護檔案的完整與安全，不得轉借拆散、調換、抽取、污損、加注標記等。

（三）復制服務是科技檔案提供利用的重要手段

隨著社會主義事業的發展，特別是隨著科技進步，利用者對檔案復制件的需求日益增長，檔案復制服務成為提供利用工作中一種重要的服務方式。復印件就是根據現存檔案文件重新復制而成的同樣形式、同樣內容的文件。復制件的利用目前比較普遍，也很受利用者歡迎。檔案復制服務的優點是：第一，提高了科技檔案的利用率，能滿足各方面的需要。第二，能節省時間，方便利用。檔案室采用現代化的復制技術，可以減輕過去手抄的繁重勞動，利用者邊查閱、邊復制。第三，用檔案復制本提供利用，可以減少對檔案原件的磨損，有利于延長檔案的壽命。

（四）計算機網上提供利用的方式使科技檔案利用工作更先進

隨著科學技術的發展，檔案管理已由傳統的手工紙質管理向現代化縮微管理及電子文件轉化，計算機管理檔案的方式與手工管理的方式相比，在利用上具有獨特的優越性，電子計算機一般都具有運算、記憶、判斷、選擇、控制、接受信息、給出結果等功能，它在檔案工作中可以廣泛應用。計算機網上提供利用服務，將是我們今后檔案工作的發展方向，檔案工作者應熟練掌握計算機網上提供利用服務的技能，并不斷積累工作經驗，提高專業服務水平。

三、加快科技檔案數字化建設，實現檔案資源共享，更有效地服務于生產

（一）在我們的工作中，檔案工作人員根據需要收集我院形成的大量的電子圖紙和電子文件

檔案館(室)與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館(室)，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

電子文件可為以后的水利設計、編制提供更方便、更直接的參考依據。

（二）開展在線服務

傳統的檔案利用方式，就是到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件，而在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，使利用者與檔案館之間，利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價他的咨詢，提供查詢和資信服務。

（三）檔案編研為科技信息化建設不可或缺的一部分

隨著檔案信息在社會中作用的增強，人們對檔案信息的需求增加。檔案信息資源的加工程度是影響檔案利用的重要因素之一，也是衡量檔案部門開展利用工作水平的重要標尺。隨著中國特色社會主義事業的發展，科學文化事業的進步，檔案利用工作出現了一些新特點，其中之一即是檔案部門對檔案用戶的服務質量有了更高的要求，檔案用戶不僅要求檔案部門提供檔案原件，而且要求檔案部門提供二次、三次檔案信息。

（四）跟上時代步伐，加強業務學習

進入信息時代，知識更新的步伐進一步加快，尤其是在信息行業，任何入不可能一勞永逸地獲取知識，而要終生學習，檔案信息資源是知識創新和科技創新的必要條件。當代科學技術的高復雜性和學科性，使得任何一個新的突破都需要充分占有該領域的學術信息，汲取已有的科技成果。從地區、系統和國家構建創新體系而言，需要以內容豐富、服務高效的信息資源平臺為基礎，而檔案理所當然地是其信息資源儲備的重要組成部分。

檔案信息資源可以滿足日益增長的文化需求。開發檔案信息資源可以滿足人們傳承中華民族的歷史文化。迫尋家族宗親的血脈淵源的需求；獲取歷史文化知識，開展學術研究，提高自身素質的需求以及文化休閑的需求。

[1]任桂淑，趙志天.論我國檔案信息化建設的管理創新[J].科技情報開發與經濟，2010（8）.