淺談高職院校檔案工作創(chuàng)新的途徑

程 苑

（無錫市廣播電視大學 江蘇 無錫 214021）

隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大以及教育體制改革的不斷深入，高職院校檔案工作在學校管理中的地位和作用日益突出。與此同時，由于信息技術在學校管理和教學中的應用，產(chǎn)生了大量的電子文件，使檔案形成的數(shù)量、載體門類迅速增長，傳統(tǒng)的檔案管理方式和服務模式已遠遠不能適應高職教育發(fā)展的需求，制約了學校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。面對出現(xiàn)的新情況、新問題，檔案工作如何創(chuàng)新，如何更好地為教學、科研和社會服務，已經(jīng)成為當前高職院校檔案工作必須面對的重大課題。

一、高職院校檔案工作創(chuàng)新的重要性

高職院校檔案工作作為學校管理的重要組成部分，是一項不斷發(fā)展的工作，其創(chuàng)新不僅是高職院校信息化、網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化的需要，也是學校檔案工作自身發(fā)展的需要。

（一）高職院校檔案工作創(chuàng)新是時代發(fā)展的需要

隨著現(xiàn)代信息技術的廣泛應用，高職院校檔案工作發(fā)生了深刻的變化，檔案工作面臨著檔案信息網(wǎng)絡化、檔案信息需求個性化、檔案信息資源開發(fā)利用形式多樣化以及文檔一體化管理等多方面的挑戰(zhàn)。面對這種新形勢的變化，高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新迫在眉睫，為此只有積極探索檔案信息化建設的管理模式，用創(chuàng)新思維解決現(xiàn)實存在的問題，才能使檔案工作在創(chuàng)新中實現(xiàn)發(fā)展，在發(fā)展中實現(xiàn)創(chuàng)新。

（二）高職院校檔案管理的創(chuàng)新是推動檔案工作發(fā)展的內(nèi)在動力

在社會發(fā)展步伐不斷加快的信息時代，檔案管理工作也逐漸從傳統(tǒng)的手工操作和以檔案實體保管為重點，向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化信息管理為主的方向發(fā)展，它的每次創(chuàng)新都是檔案管理工作者智慧的結晶，也是學校檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉。因此，高職院校檔案工作要保持與時代同步發(fā)展，就必須與時俱進、大膽創(chuàng)新，改革傳統(tǒng)的管理模式，以創(chuàng)新理念指導檔案工作實踐，通過提高檔案人員素質(zhì)、轉(zhuǎn)變思想觀念、豐富檔案信息資源、推進數(shù)字化建設、拓展檔案信息開發(fā)利用等途徑更好地發(fā)揮學校檔案的價值。

二、高職院校檔案工作的現(xiàn)狀

高職院校檔案工作是學校管理中的一項十分重要的基礎性工作，檔案工作的好壞是衡量學校管理水平的一個重要標志。近年來，高職院校認真學習、貫徹《檔案法》和《檔案實施辦法》，檔案工作取得了初步的成績。但從整體上看，高職院校檔案工作無論在人員素質(zhì)、思想觀念、管理方式和利用服務等方面都存在著與學校事業(yè)發(fā)展不相適應的地方，需要不斷地改進。主要表現(xiàn)在：（1）檔案工作人員思想觀念陳舊，工作思路狹窄，整體素質(zhì)有待提高。一些檔案工作人員認為檔案就是整理、保管，其工作習慣停留在原有的管理模式和已有的工作基礎上，開拓創(chuàng)新意識不強，業(yè)務素質(zhì)不能適應信息化建設的需要。（2）檔案管理方式、手段落后，檔案信息資源得不到充分的開發(fā)和利用。目前個別高職院校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，不能適應現(xiàn)代信息化發(fā)展的要求；一些學校即便使用計算機管理，也只是簡單的目錄錄入，不能進行文件、檔案全文檢索和利用，從而制約了學校檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新。（3）檔案服務內(nèi)容單一、服務方式被動，不能滿足學校和社會利用檔案的需要。一些高職院校檔案室藏結構單一，特色不明顯，檔案編研工作滯后，缺乏對檔案信息資源的深度開發(fā)加工，造成可供利用的檔案資源不多。還有一些學校檔案管理的重點仍放在收集和保管上，檔案管理停留在建檔、管檔、你查我找的被動、單一的服務方式上。

高職院校檔案工作的現(xiàn)狀制約了學校檔案服務功能的有效發(fā)揮，必須通過不斷創(chuàng)新，才能使學校檔案工作充滿生機和活力。

三、高職院校檔案工作創(chuàng)新的途徑

（一）提高檔案工作人員素質(zhì)，更新思想觀念

作為一名檔案工作者不僅要具備良好的思想素質(zhì)和職業(yè)道德操守，更要有扎實的專業(yè)知識結構和較強的信息處理能力與終身學習能力，檔案人員的素質(zhì)高低，直接關系到學校檔案工作服務的質(zhì)量。信息化社會為檔案工作帶來機遇，也帶來挑戰(zhàn)，檔案人員一方面要加強政治理論學習，不斷提高職業(yè)道德修養(yǎng)。另一方面還要加強專業(yè)知識的學習，有計劃、有步驟地進行繼續(xù)教育培訓，不斷更新知識，提高對相關學科知識的擴展能力。同時檔案工作人員還要改變過去傳統(tǒng)的觀念，勇于創(chuàng)新、不斷提出創(chuàng)新辦法，在實踐中不斷進行檔案工作的探索與創(chuàng)新，以工作實績?nèi)〉迷趯W校應有的地位和發(fā)展空間。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案管理水平

目前，高職院校檔案工作面臨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等諸多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式、手段很難適應高職教育發(fā)展的需求，必須進行大膽的創(chuàng)新。在創(chuàng)新檔案管理方式上要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，建立室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文索引數(shù)據(jù)庫等工作，依托校園網(wǎng)，進行文檔一體化建設，開展校內(nèi)文件材料網(wǎng)上立卷歸檔，實現(xiàn)檔案檢索自動化，使學校檔案管理更加規(guī)范化與科學化，檔案管理水平更上一個新臺階。

（三）創(chuàng)新檔案服務內(nèi)容，提高檔案服務質(zhì)量

檔案資源建設是檔案工作的基礎，豐富的檔案信息資源是服務學校和社會的必要條件。為此，高職院校檔案工作應立足實際，強化檔案資源建設在檔案服務創(chuàng)新中的基礎地位，不斷豐富室藏結構，多層次、多渠道采集檔案信息資料，不僅要收集好教學、科研、學生管理資料,還要注重個人成果方面的資料收集，建立名人檔案、教師業(yè)務檔案、榮譽檔案等門類，形成自己的室藏特色與服務特色。加強檔案的編研和檢索工作，全方位、多層次開發(fā)檔案信息資源，以滿足學校教學、科研和管理對檔案信息資源的需求，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

（四）創(chuàng)新檔案服務方式，提升檔案服務水平。

服務是檔案工作永恒的主題，也是檔案工作長久發(fā)展的內(nèi)在動力。高職院校檔案工作要有所作為必須找準檔案工作的切入點，充分考慮利用者的需求，設立網(wǎng)上查檔、電話代查服務；建立現(xiàn)行公開文件查閱中心；圍繞學校中心工作，有針對性地開發(fā)檔案，并利用檔案網(wǎng)絡的優(yōu)勢,將檔案信息及時、有效地傳遞給領導及有關部門利用,實現(xiàn)檔案服務由被動服務向主動服務，由單一服務向多元服務的轉(zhuǎn)變。

總之，高職院校檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，只有通過不斷地創(chuàng)新，才能更好地為學校和社會服務，才能促進學校檔案事業(yè)的可持續(xù)的發(fā)展。

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[3]范軍豪.加強高校檔案管理創(chuàng)新工作的點滴思考[J].教育教學論壇，2010（18）.