檔案管理思想與方法的現(xiàn)代化

王艷紅

（綏化市兒童福利院 黑龍江 綏化 152000）

一、現(xiàn)代管理思想是現(xiàn)代化管理行為的基礎(chǔ)

現(xiàn)代管理科學(xué)是以管理實(shí)踐為基礎(chǔ)，吸收了諸多學(xué)科的優(yōu)秀成果和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原則方法建立起來的一門綜合性學(xué)科。現(xiàn)代管理理論對管理行為的現(xiàn)代化具有直接的指導(dǎo)作用。檔案工作的現(xiàn)代化必須以現(xiàn)代化的管理思想為依據(jù)，才能加快其進(jìn)程。

檔案管理現(xiàn)代化不僅是檔案管理手段方式上的一場革命，更是管理思想上的一次飛躍。必須從我國檔案工作的具體情況出發(fā)，克服思想上存在的落后觀念和管理中存在的缺陷，代之以現(xiàn)代管理的理論和思想，以此促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展。

從我國檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)踐看，首先應(yīng)在現(xiàn)代化思想的指導(dǎo)下，在制訂了比較科學(xué)、周密的計劃和方案的基礎(chǔ)上，再來實(shí)施現(xiàn)代化措施和步驟，才能收到較好的效果。在一個檔案機(jī)構(gòu)中運(yùn)用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，必須經(jīng)過反復(fù)論證、全面考慮、綜合平衡，才能最后確定。是采用縮微攝影系統(tǒng)還是光盤系統(tǒng)作為檔案存貯現(xiàn)代化的手段，也不僅是一個技術(shù)問題，更是一個綜合管理的問題，其結(jié)果仍然取決于管理思想現(xiàn)代化的水平。

二、檔案管理組織機(jī)制科學(xué)化

現(xiàn)代管理學(xué)理論認(rèn)為，管理具有四大職能，即計劃職能、組織職能、領(lǐng)導(dǎo)職能、控制職能。一個組織機(jī)構(gòu)要達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效地履行自身職能，必須在下述3個方面具有良好的機(jī)制。檔案管理的現(xiàn)代化要求檔案組織也須具備科學(xué)的組織機(jī)制。第一，強(qiáng)化檔案工作的計劃職能，加強(qiáng)目標(biāo)管理；第二，強(qiáng)化檔案組織機(jī)制，提高組織效率；第三，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)職能，提高領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。

三、檔案管理現(xiàn)代化的重要性

電子計算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引，為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。

計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。

運(yùn)用計算機(jī)管理檔案工作，須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊(duì)伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。

檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹立高度的工作責(zé)任心，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。

檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計算機(jī)管理，豐富科技信息資源，推動科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計算機(jī)管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

三、檔案管理組織機(jī)制科學(xué)化

（一）檔案組織管理方法

檔案組織管理主要是指檔案事業(yè)管理，包括對檔案行政機(jī)構(gòu)、檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的管理。從檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，基本的組織管理方法是行政管理的方法。

1.行政管理的方法。各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)通過運(yùn)用有關(guān)行政法規(guī)、制度、計劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等手段進(jìn)行管理。行政管理的方法是達(dá)到檔案組織目標(biāo)的主要方法。

2.經(jīng)濟(jì)方法。檔案組織管理應(yīng)注重經(jīng)濟(jì)效益，善于運(yùn)用經(jīng)濟(jì)學(xué)的方法，研究檔案工作投入產(chǎn)出問題，在有效的人力、物力范圍內(nèi)獲得較大的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。

3.系統(tǒng)管理方法。檔案組織從整體上看是國家社會組織系統(tǒng)的一個組成部分，自身又構(gòu)成了一個完整的組織管理系統(tǒng)，運(yùn)用系統(tǒng)方法應(yīng)采取綜合信息管理與反饋信息管理相結(jié)合。

4.預(yù)測方法。要通過對許多因素的分析研究，找出事物發(fā)展的未來規(guī)律。其基本步驟包括確定預(yù)測對象、收集有關(guān)資料、預(yù)測分析、建立模型、確定預(yù)測結(jié)果，主要采用定量與定性相結(jié)合的方法。

5.行為科學(xué)方法。檔案組織管理的效果在很大程度上取決于對人的管理。行為科學(xué)在國外又被稱為組織行為學(xué)、組織與人事學(xué)、人力資源管理學(xué)等，主要研究人的行為產(chǎn)生的原因及影響行為的因素，探索行為規(guī)律，提高控制能力。更好地達(dá)到組織目標(biāo)。

檔案組織管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，可以運(yùn)用的方法應(yīng)是統(tǒng)計性、多樣化的。除了上述方法外，法律的方法也是基本的方法。

（二）檔案組織管理方法的科學(xué)化運(yùn)用

不管采用什么方法、運(yùn)用何種手段對檔案組織進(jìn)行科學(xué)管理，都要從我國檔案工作的實(shí)際出發(fā)，綜合分析各種因素，具體情況具體分析，不能生搬硬套，并要考慮到下列要求：

第一，不同管理方法應(yīng)相互協(xié)調(diào)、互相補(bǔ)充；第二，不同方法的使用要力求準(zhǔn)確、客觀；第三，要考慮其適用性，不同管理環(huán)節(jié)應(yīng)采用相應(yīng)的方法；第四，要有一定的靈活性；第五，要注意經(jīng)濟(jì)型，盡量選擇簡便易行、投入較少的方法；第六，要特別重視管理方法的可操作性，即這些方法是可以投入實(shí)際運(yùn)用的，而不單純是理論的、空洞的。

[1]李自豐.解放思想 開拓進(jìn)取 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化[J].山東檔案，2000（1）.

[2]朱永權(quán).檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的研究[D].重慶大學(xué)，2003年.