淺談檔案管理存在的問題及對策

尉永潔

（哈爾濱市人防辦 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案管理是一項極為嚴謹細致的工作，管好用好檔案對資源開發(fā)起著極為重要的作用，在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。

一、目前檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

我們雖然具備了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這支隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)不能及時的適應新時期開展的檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（二）對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在著一些誤區(qū)，認為檔案工作無非就是抄抄寫寫，保管一類的事務性工作，不存在技術(shù)問題和科技含量，不是單位的主要工作，不能給單位帶來經(jīng)濟效益，只要做到收好攤、不丟失、不泄密，能應付外調(diào)、查檔就可以了，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

（三）檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質(zhì)量越高。

二、檔案管理工作的對策

（一）重視檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)的提高

檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用在企業(yè)人心目中的形象。所以，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案人員要熟悉工作流程，在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴格把關(guān)，及時錄入微機辦公系統(tǒng)方便查、借閱。把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍；加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

（二）做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平

檔案管理人員要樹立工作就是服務的觀念，以增強服務意識和主動服務作為工作的出發(fā)點和歸宿點。明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務。

（三）企業(yè)檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來

信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃時將檔案工作納入其中，檔案部門要參與到企業(yè)信息化進程中去。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。

總之，在新的歷史發(fā)展條件下，檔案工作必須跟上時代的步伐，緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的要求，從觀念上更新，從手段上創(chuàng)新。要采取積極有效措施，不斷探索檔案現(xiàn)代管理模式，為促進社會主義和諧社會的建設(shè)發(fā)展添磚加瓦。