對企業檔案信息化建設的思考

李軍紅

（黑龍江省八五四農場 黑龍江 虎林 158403）

一、我國企業檔案信息化建設的現狀

信息化使企業檔案工作發生了巨大的變化，近年來我國企業檔案信息化建設有了長期的發展，但是仍有巨大的發展空間，企業檔案信息資源的開發利用能力仍有待進一步加強。

（一）企業檔案信息化建設的內容

企業檔案數字化的主要內容包括：企業檔案目錄信息的數字化，建立企業檔案目錄數據庫；企業載體檔案的數字化。如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立企業影像檔案數據庫或多媒體數據庫等。目前，大多數企業檔案館保存的檔案信息形態主要是以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的手工管理和以點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度，檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形式。

（二）企業檔案信息化建設存在的問題

近年來，企業檔案信息化建設取得了重要進展，數字檔案信息資源總量不斷增加，質量逐步提高，在企業現代化建設中發揮了重要作用。但必須看到，當前企業檔案信息化工作仍存在諸多問題，主要是數字檔案信息資源不足，檔案信息基礎設施建設薄弱，檔案信息資源開發利用能力低、效益不高等。

1.檔案信息化建設發展不平衡

有些企業開展了檔案信息化建設，有些則沒有，特別是一些中小企業。即使已開展信息化建設的企業在發展中也很不平衡，規模大、效益好的企業，檔案信息化建設投入大，開展很早，并取得了較好的效益；規模小、效益差的企業，檔案信息化建設比較落后或停留在計劃中，只是一座“空中樓閣”。一般而言，大型企業信息化建設好于中小企業，電力、石化、鋼鐵冶金等效益好的企業優于其他企業，東部發達地區企業先于中西部企業。

2.基礎條件薄弱，技術、資金不足，人才缺乏

當前，企業檔案信息化建設的總體狀況是認識不足，重視不夠，基礎條件弱，信息化程度低。許多企業面臨轉型，認為檔案信息化作用不大，不愿增加額外投資。總體上看，“硬環境”不足。缺乏應有的設備和技術支撐，對企業檔案信息資源開發的深度不夠，數字化信息資源少，企業檔案網站建設質量良莠不齊，“信息孤島”大量存在。“軟環境”不夠理想，資金不足，信息化管理人才缺乏，對檔案信息資源數字化和網絡化可行性研究開展不夠。

3.企業檔案信息管理與其他信息管理沒有實現有效銜接

文檔一體化管理是企業檔案信息網絡化管理的發展方向，使生產活動、文書處理與檔案管理工作有效銜接，提高信息處理的能力，實現檔案信息的無縫交接和有效管理。然而由于我國企業檔案信息化程度低和管理機制上的障礙，檔案工作很難在系統上實現與各生產環節、管理環節之間聯絡，未能實現檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接，進行文檔一體化管理。

二、關于企業檔案信息化建設的思考

企業檔案是企業生產、經營管理活動的歷史記憶，是企業最可靠、最系統、最有價值的信息資源，對企業經營決策、信息查詢與服務、提升核心競爭力有著重要的作用。因此，應加快企業檔案信息化建設，大力開發企業檔案信息資源。

（一）高度重視，充分認識企業檔案信息化建設的必要性

企業檔案是企業重要的信息資源，在企業的發展建設中具有特殊的地位和作用。決策用檔案謀劃戰略，營銷用檔案構建網絡，研發用檔案提高檔次，競爭用檔案贏得對手，應訴用檔案轉敗為勝。為此，必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業現代化建設提供一流的檔案信息服務。

企業檔案信息化建設是企業信息化工程的一部分，關系到企業的發展。面對龐大繁雜的企業檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產力，提高工作效率，將企業檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變，充分發揮企業檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源共享。

（二）做好企業檔案信息化建設的基礎性工作

加強基礎工作，做好企業檔案的歸檔和管理工作。加強對信用檔案、反傾銷檔案、知識產權檔案、企業文化檔案等企業核心信息資源檔案的收集與管理；加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動；注重檔案信息數據庫和網絡系統的開發，建立功能強大的信息管理系統和全文檔案信息資源庫。

檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提。企業檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、互聯網等系統相連，建立基于企業網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統，構筑企業信息網絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。目前，保存的企業檔案主要是傳統載體檔案，數字檔案信息很少；為此，要加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量。

（三）加快檔案信息化標準規范的制定

標準規范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數字檔案信息的格式、標準、軟硬件環境等都有很高的要求。不管是館藏檔案數字化，還是電子文件接收，都應該堅持規范性原則，制定相應標準、規范、法規，按照統一的規范標準，使電子文件的歸檔，傳統介質檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。使企業檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

（四）加強信息化人才培養

檔案信息化是一項技術性很強的工作。檔案信息數字化涉及到計算機軟件、硬件與掃描技術、數字影像處理技術、儲存技術和檔案管理的基礎知識，決不是只懂得某方面知識就能勝任的，所以企業檔案管理人員要加強自身素質的培養，加強管理科學、法律、信息技術、計算機技術等知識的學習，適應信息化建設要求；企業檔案管理人員還應轉變觀念，面向市場，探索企業檔案信息開發利用服務方式，主動出擊開發企業檔案中的有用信息，變“檔案守護者”為“檔案信息開發者”。企業檔案部門要大力引進信息技術、計算機技術等方面的高素質專門人才，從資金上、技術上給予支持。盡快建立管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設的需要。

隨著信息技術的迅猛發展和在企業的廣泛應用，對檔案工作提出了新的挑戰和發展機遇。加強企業檔案信息化建設，是企業檔案管理適應時代和社會發展的必然選擇，是企業檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。企業檔案信息建設應順應新形勢下的企業發展規律，結合自身企業的特點與情況，運用適當的檔案信息管理模式與方法，做出適當調整、轉變，以節約成本、提高效益為原則，不斷提高企業檔案信息管理水平，更好地為企業生產經營服務。

參考文件：

[1]周英.企業檔案管理的網絡信息化及開發利用[J].安徽大學學報(哲學社會科學版)，2003（3）.

[2]徐瑞鴻.檔案信息資源整合研究[J].蘭臺世界;2006（17）.

[3]丁莉.檔案信息資源共享策略研究[D].黑龍江大學，2007年.