淺析高職院校人事檔案管理的創新思路

程 苑

（無錫市廣播電視大學 江蘇 無錫 214021）

高職院校人事檔案是在人事管理活動中形成的，真實地記錄和反映教職員工個人經歷、政治面貌、思想品德、業務能力、工作表現、工作實績等內容的原始文件材料，具有重要憑證和參考的作用，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。高職院校人事檔案管理工作的好壞直接影響到人事工作的質量，涉及到每個教職員工的切身利益。隨著高職院校人事制度改革的不斷深化以及信息技術的廣泛應用，學校人事檔案管理的內涵也發生了變化，傳統的人事檔案管理模式與高職教育的快速的發展已逐漸不相適應。如何提高人事檔案管理水平，充分發揮其職能作用，使之更好地為學校教育事業發展服務，已成為擺在高職院校人事檔案工作者面前的新課題。

一、當前高職院校人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理工作缺乏足夠的認識

長期以來，一些高職院校的領導和人事部門的同志對人事檔案管理工作缺乏足夠認識，片面認為人事檔案管理只要做好收發、抄寫、粘貼、裝訂、保管等工作，保證資料不失密，能應付日常查檔、外調就行了，忽視了人事檔案管理的重要性，致使一些應歸檔的材料不按規定要求整理歸檔，造成人事檔案材料缺漏和不規范，給人事管理工作帶來了極大的不便和麻煩。

（二）人事檔案管理人員業務素質偏低

人事檔案管理具有較高的專業性，它要求檔案管理人員能熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理以及檔案的利用、保管保護等技能。目前大部分高職院校的人事檔案管理人員都是兼職管理，他們把主要的精力都放在其他工作上，造成人事檔案工作兼而不顧，常常出現整理歸檔不及時，檔案管理工作處于被動應付的狀態。另外還有一些人事檔案管理人員業務不熟，沒有經過專業的檔案知識培訓，對人事檔案材料的收集、鑒別、分類、整理、歸檔、裝訂等業務知識掌握不系統，不能熟練運用現代化技術手段來管理檔案，這在很大程度上影響了高職院校人事檔案管理水平。

（三）人事檔案管理方式落后，信息化程度不高

目前一些高職院校的人事檔案管理仍以手工管理和經驗管理為主，人事檔案的收集、整理、保存、檢索、利用仍沿用傳統的手工操作，致使人事檔案管理的效率低下，不能滿足現實工作的需要。隨著信息技術的不斷發展，人事檔案信息管理系統雖已得到普遍采用，但一些學校只是將個人信息、檔案目錄輸入到計算機，資料檢索、調閱檔案等仍用手工操作，還不能實現數字化管理，從而制約了人事檔案工作的發展和創新。

（四）人事檔案審查把關不嚴，內容失真

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案發揮作用的基礎，沒有真實性，人事檔案也失去了利用價值。然而一些學校在審查鑒定材料時，由于各種因素把關不嚴，使一些虛假材料進入個人檔案。例如，少數教職工在填寫出生年月、參加工作時間、文化程度等方面信息時，內容前后不一致，給人事部門計算工齡、核準退休時間、晉升工資、評聘職稱等帶來很多問題。

（五）人檔分離的現象時有發生

隨著聘用制、人事代理等新的用人制度在高職院校的全面實施，人檔分離、棄檔不用的現象時有發生。一些高職院校為了引進高層次人才，可以不要人事檔案和組織關系，采取先進人后重建檔案的做法。重建的檔案主要由本人回憶或參考一些證件填寫，缺乏原始材料和必要的監督，使得這些重建檔案的真實性得不到保障。

二、高職院校人事檔案管理的創新思路

（一）增強檔案意識，提高領導對人事檔案管理重要性的認識

高職院校要利用各種渠道積極宣傳檔案工作，深化全校教職員工對人事檔案工作的認知程度，進一步增強教職員工的檔案意識，提高領導對人事檔案工作重要性的認識，使他們充分重視人事檔案管理工作，及時解決人事檔案工作中遇到的問題，在人力、財力上給予大力支持，從而保證人事檔案管理工作能夠順利開展。

（二）加強業務培訓，不斷提高人事檔案管理人員素質

人事檔案管理人員不僅要具備較高的政治素養、良好的工作作風和服務意識，還要具備深厚的檔案專業知識，掌握現代化的管理方法和先進的操作技術。學校應定期組織檔案專、兼職人員進行檔案業務知識培訓，讓他們系統掌握人事檔案材料的收集、整理、歸檔規定和程序，學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，不斷提高檔案管理水平。

（三）健全檔案管理制度，扎實做好人事檔案管理工作

建立健全檔案管理制度，使人事檔案管理有章可依，有規可循，避免了盲目性和隨意性。高職院校應結合學校實際情況，制定人事檔案管理制度，在現有的《收集歸檔制度》、《借（查）閱制度》的基礎上，繼續制定完善《鑒別歸檔制度》、《轉遞制度》、《保管保密制度》、《檢查核對制度》等人事檔案管理制度，努力形成一個完整的規章制度體系，從根本上杜絕斷檔、棄檔等現象的發生。人事檔案管理人員應嚴格按照各項規章制度對檔案進行日常管理和提供利用，認真細致地做好人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用、轉遞等工作，重點做好“三齡一歷”人事檔案的審核工作，發現問題及時更正，嚴防出現內容失真、涂改的人事檔案材料。

（四）創新人事檔案管理模式，提高信息化管理水平

隨著信息技術在高職院校的不斷應用和發展，學校人事檔案管理的重點應從實體管理向信息化、網絡化管理方向轉變。為此檔案人員要創新工作思路，運用現代化管理手段來制定人事檔案管理工作發展規劃和管理模式，不斷改變陳舊落后的管理方式和手段。首先要創新管理方式，要選用適合本校人事檔案管理系統的軟件，建立人事檔案信息庫，按照人才隊伍建設的需要，錄入能反映教職員工歷史和現實狀況的信息，重點建好校系兩級后備干部、市級以上優秀教師、學科帶頭人、骨干教師、高級職稱專業技術人員的個人科研課題、科研成果、優秀教學成果等信息庫，定期跟蹤更新人事檔案信息，為學校培養、選拔人才提供準確、可靠的信息。另外高職院校還要建立人事檔案全文數據庫，把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取，從而實現無紙化閱檔，更加便利、快捷地提供利用。其次要創新管理手段，工作中要注重培養創新能力，改進立卷、裝訂的工作方法，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期，提高工作效率。

總之，隨著社會經濟和高職院校教育事業的快速發展，人事檔案管理既要正確認識目前面臨的新問題和新挑戰，也要更新觀念，創新工作方法，實現人事檔案管理的制度化、規范化和信息化，把高職院校人事檔案管理工作水平提高到一個新層次，更好地為教學、科研服務。

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