淺談檔案資料數字化工作

張 巖

（牡丹江市東安區政府檔案館 黑龍江 牡丹江 157000）

隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的迅猛發展，計算機普遍應用于各單位、各部門。局域網、互聯網已成為信息交流最便捷、快速的途徑，人們迫切要求能夠在網絡中尋找到自己需要的數字化信息，電子商務、電子政務在短時間內產生并迅速普及，在政治、經濟等多個領域產生大量的數字化文件，進而形成大量的數字化檔案。特別是區級國家綜合檔案館的檔案信息化建設、館藏資源建設是其維護地方歷史面貌，實現檔案事業健康發展的重要的基礎工作。

一、檔案資料數字化建設的必要性

（一）檔案資料數字化，可改善檔案管理工作

只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理、為社會提供高效、優質的服務。

（二）檔案資料數字化是形勢發展的需求

當前，各部門把數字化建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。如我檔案館就是區委、區政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，所以要建設數字化工作，首先要建設數字檔案館。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無法挽回的錯誤。

（三）檔案資料數字化是社會的強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是較偏遠的農村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區的詳細內容恰恰只有區檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使區檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數字化建設的內容

（一）推進檔案資料數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

（二）有重點地抓好數據庫建設

目前，我們檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫的建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方面的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。在此過程中，必須領導重視，統一認識，突出重點，面向應用，由單一庫向系統庫發展。

三、對檔案資料數字化建設的思考

檔案數字化建設要運用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實際，也不能墨守成規、固步不前；既要看數量，更要講質量；既要著眼于本身，也要關注相關事物。檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中應該多做調查、分析、研究。

（一）加強領導，提高認識

加快檔案數字化建設，要更新各級領導的知識領域，檔案管理的現代化，首先是檔案管理者的現代化，否則檔案管理現代化、信息化就是一句空話。同時，應聘請專門的檔案管理人才組織相關的業務培訓，改變現有檔案干部的知識結構，以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）加大投入，配備管理軟件

將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，構建檔案館內部局域網，并接入外部網或者互聯網，是信息化建設得以進行的必要基礎。如果有足夠的資金購買充足的設備，就能按照自身要求構建網絡實體。有了網絡沒有相應的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運作。現在市場上專業化的檔案管理軟件種類很多，但是從經濟實用角度出發，適合檔案部門的不多。如將紙質檔案進行數字化掃描必須購置相應的掃描設備、計算機等硬件設備。平板掃描儀掃描價格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內完成數字化轉化的要求。快速掃描儀適應檔案數字化建設，但價格高。同時，相應等級的檔案管理軟件也價格不菲。因此，檔案部門應根據自己的實際情況，按照經濟實用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

（三）改變工作方式，健全工作規范

檔案信息化建設的第一個成果就是館藏檔案的數字化，館藏檔案大部分以數字形態存在，以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已經不適用管理數字化檔案了，必須改變工作方式，建設工作規范。大力開發檔案信息資源，實現檔案信息資源的社會共享是檔案信息化建設的根本目標，區級檔案館應不斷加大檔案信息資源的開發利用的力度，促進檔案信息資源的社會共享。檔案館信息化建設必須充分發揮主觀能動性，在深入了解一定時期本地區的重要實踐活動，本地區發生的重大事件，社會發展的基本情況的基礎上走創新之路。以進一步加快區檔案館館藏存量檔案數字化，努力構建檔案信息資源共享體系。

（四）提高人員素質，培養現代化管理人才

作為信息化社會的檔案工作者具備一定的計算機、網絡技術和電子文件管理知識是必不可少的。但從目前檔案工作人員學歷上看，檔案管理專業的人員非常少，這對檔案管理現代化、信息化工作的控制十分不利，要改變這種情況，簡捷的辦法就是適度調入檔案專業的大專院校畢業生。對有發展前途的年輕干部，加大業務培訓，以適應現代化、信息化管理的需要。

總之，檔案信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的數字化進程，逐步實現檔案的信息化建設。