應用中文編校軟件縮短志鑒編纂時間 提高志鑒文稿質量——哈爾濱市呼蘭區志辦應用中文編校軟件心得

李 爽 翟建華 趙 禹

（哈爾濱市呼蘭區志辦 黑龍江 哈爾濱 150500）

在第二輪續修地方志以及近幾年編輯年鑒資料的過程中，我辦較多的使用了《編輯助手》、《黑馬》等中文編輯和校對軟件，收到了縮短編纂時間、提高志鑒文稿質量的雙重效果。既提高了工作效率，又減輕了工作負擔，是值得繼續深入研究與堅持的好做法。

2006年初，我區第二輪修志工作進入關鍵的最后總纂階段。160萬字的初稿已經形成，認真修改、送審、復審、直至定稿出書，還有大量工作要做。而預計2007年底完成編纂任務的要求，時間又很緊迫。為了保質保量地按時完成任務，我們決定購買《黑馬》軟件，輔助進行志稿的修改工作。所以做出這樣的選擇，是因為我辦在前幾年續修縣志收集、整理資料過程中，全體編纂人員都學會用計算機打字、編輯稿件，從而大大提高了工作效率，使我辦續志工作進度由落后轉為先進，嘗到了應用計算機的甜頭。與此同時，我辦聘用的一名編輯，會一些編程技術，他搜集大量容易用錯的詞輸入數據庫，專門編了一個校對程序。把各篇章志稿粘貼到里面，由這個程序校對一遍，生成“勘誤表”，再逐一進行手工確認修改。修改過程中發現機器沒有查出來的新差錯，及時追加到差錯數據庫里，以后機器也可以校對出這些差錯了。由于這個校對程序是自己編制的，所以根據需要隨時增加新的功能，滿足工作需要。以后逐漸把條目篩查、姓名篩查、人名地名排序、索引生成、字典詞典等功能追加進去，性能更加完善了。這個程序與《黑馬》各有所長，又有互補性，我們總是用兩個軟件分別校對同一篇文稿，常常是各有所獲，這樣把差錯控制在最低的限度內。我們給這個校對程序命名為《編輯助手》。在志稿修改過程中《黑馬》、《編輯助手》成了我們離不開的好助手。

人（地）名庫與人（地）名索引 人名索引是志書、年鑒等資料性書籍必備的內容，而編輯人名索引，在手工操作情況下，是比較費時費力的。有軟件的協助，這一工作輕松多了。首先是把文稿中的所有人名輸入人名庫。輸入分三種情況，一是人名比較集中的篇章，可以直接復制其中的若干人名粘貼到人名庫中；二是使用《編輯助手》中“人名篩查”功能，逐篇文稿篩查一遍，人名就進入人名庫了；三是那些分散的含有冷僻字的人名，在用《編輯助手》校對文檔時，選用“自助”方式，這些人名就會出現在“待整理詞”列表中，手工確認待整理詞表中的人名、地名，點按相應的按鈕即加入人名、地名庫了。人名庫輸入完成，其實人名索引也就完成了，以下的工作是以分秒計算的，只需要手工選擇“按拼音排序”、“按筆畫排序”即可生成人名索引表。

人（地）名庫還有個作用，就是輸入的人名、地名按標準詞對待，再出現相似的人名、地名，會報告疑似差錯。例如：“張文斌”、“腰堡鄉”輸入人名、地名庫，以后校對文稿時遇到“張文彬”、“張文賓”都會提示是否應為“張文斌”；遇到“腰卜鄉”就會提示是否應為“腰堡鄉”。同一個人，在不同部門提供的資料中有不同的寫法。如閆志學、閻智學，李小峰、李曉峰，鄭微微、鄭薇薇等等。到底是同一個人，還是幾個人，需要核對。地名也存在類似情況，比如張家窩棚、張家窩鋪等。軟件中“查找相近人（地）名”功能可以快速把這些相似人名、地名篩選出來，分別不同情況，與原始資料核對、到所在單位核對、甚至找到本人核對。這樣在志書稿7000多個人名中，合并統一、改正用錯的人名200多個、地名幾十個，保證了人名、地名的唯一性和正確無誤，為后人用志減少了許多麻煩。在以后編纂年鑒過程中，同樣改正了許多用錯的人名、地名。

某處發現差錯，全文多處修改 用計算機協助改稿，比過去手工改稿方便多了，也省時多了。過去手工改稿，抄過來抄過去、貼貼剪剪、勾勾畫畫，在這過程中還會產生新的差錯。現在用計算機，復制粘貼非常輕松。特別是遇到批量修改的內容，軟件更是幫了大忙。我們把整個縣志稿編輯成幾十個WORD文檔，當需要把各篇目中的“七區十二縣”都換成“7區12縣”時，先用《編輯助手》查一下哪幾篇文檔中有該詞句，再打開各WORD文檔用替換功能就很快就完成了。又如：發現某篇目中“五一”沒有加引號、使用了“今年”、“去年”、“目前”字樣等差錯，用《編輯助手》很快鎖定哪些篇目中有這些詞，進而有的放矢地對各相關篇目進行修改。有些差錯本是手工校對出來的，比如應該用“法定代表人”的地方使用了“法人代表”，對于這類差錯軟件還不能校對。但是可以用軟件快速顯示出各個文檔中含“法人代表”的句子，手工判斷哪里需要修改，加快了手工校對的速度。

兩個校對軟件互補 在使用軟件校對的過程中，我們發現兩個軟件校對結果并不完全一致，存在少量的差異。經對這些差異之處進行認真核對，發現兩個軟件都有各自的長處，又都有誤報或漏報。例如《黑馬》對國家領導人姓名、職務、排序，對政治性錯誤特別敏感，《編輯助手》次之。《編輯助手》對該用“地”的地方用了“的”之類問題并不敏感，而《黑馬》則幾乎無遺漏地報告出來（標紅）。《編輯助手》校對時有“自助”選項，可以隨時方便的追加新詞、人名、地名，不斷提高差錯檢出率。還有索引生成、人名篩查、條目篩查等功能，這些又是《黑馬》不具備的。又如校對志稿中一段碑文：“大清咸豐九年三月轂旦”，手工校對幾次沒有發現什么問題，用《黑馬》校對時，只是標了粉色，并沒有給出具體修改建議；用《編輯助手》校對，他與數據庫內標準詞“穀旦”(良辰的意思)對比，字形接近、字不相同，報告疑似差錯。又經手工核對，更正了這處差錯。有些字形非常接近的字：侯候、己已、未末、歷厲、喧暄，出現混用的時候，手工校對很難發現。又如有些詞專業性比較強：硅整流二級管、硅整流二極管、聚氨脂、聚氨酯、聚乙稀、聚乙烯，手工校對受編輯人員專業面的限制、注意力的影響，也很難全部發現糾正。用兩個軟件校對則一個不漏地顯示出來，保證了書稿的校對質量。

順便提一下，在兩個軟件出現差異時，我們除了查找詞典等工具書尋求標準答案外，在網上查找、核實相關資料，是非常有效的選擇。許多生僻的專業詞匯，在網上找專業網站、找權威部門文件，都能得到確認或更正。此外網上還能搜索到許多難得的資料，核準了一些我們手工掌握的資料。如在編輯《人物》篇時，先是靠各單位提供相關資料，但是有些人離開呼蘭時間較長，本地又沒有親屬，相關資料找不到。于是就開始在網上搜，在“百度”或“Google”的搜索欄里輸入“呼蘭人”、“呼蘭出生”等字樣，一點搜索按鈕，就會搜出許多相關內容，再根據其提供的信箱、電話等聯系方式進一步聯系到本人，這樣我們找到許多原來不掌握的人員信息，還有一些珍貴的歷史照片。也有些資料通過上網，得到核準。比如在“大事記”中記錄一段關于吉林汪清深層地震波及呼蘭的記述，時間是2002年6月29日凌晨1點零9分。后來在網上搜關于“吉林汪清地震”的信息，經過與權威網頁的核對，這次地震的準確時間是1點19分，避免了出現差錯。

條目名篩查與條目名修改 編制條目索引，需要先把各個條目名稱集中起來。用軟件完成這個任務是很輕松的，點一下“篩查條目”按鈕馬上即可完成。由于所有條目名都加了方頭括號“【】”，索引篩查起來比篩查人名簡單得多，不用手工干預，一次完成且沒有誤查、沒有遺漏。在編制年鑒條目索引的實踐中，我們還曾有意外的收獲。當所有條目名篩查完成后，發現有許多相同名稱的條目，如“【表彰獎勵】”出現 2次、“【強化監督】”出現 4次、“【招商引資】”出現9次等等，手工審閱時，這些條目分散在各個篇章，并沒有引起注意。出現這種情況，說明條目名的擬定還不科學，不利于資料檢索的需要。之后調整修改了相關條目，增加了限制詞，使條目名更具體了。如：【開發區招商引資】、【工商聯招商引資】、【發改局招商引資】等。

標點符號校對，重復段落檢查 兩款校對軟件都能對部分標點符號的用法進行校對，如：一個句子中的逗號過多（可以自行設置最低報告數），在文字中使用了半角標點符號，前后對應的標點符號“《》、（）、【】、{}、‘’”，漏掉其中一個、或一個用全角另一個用半角，兩個標點符號連用，“，。/。！/；，”等等，都能給出相應的提示。《編輯助手》還能對文檔中出現重復段落的情況，給出提示。重復段落的長度，由使用者自行設定。在用WORD文檔編輯稿件時，常會根據需要將一段文字復制到另一處，難免造成大段文字重復的問題。在提供資料單位報來的原始電子數據資料、紙質資料中也有這種情況出現。手工審閱，由于重復段落并不相鄰，也很難校對出來。我們在用《編輯助手》校對年鑒稿時，就輕松地發現更正了多處重復段落的問題。

雙文比對適用方便 日常編輯工作常會遇到這種情況，一篇文稿經兩人或多人分別校對修改后，形成兩個WORD文檔，內容大致相同，個別處有改動。如何把兩篇文檔修改處綜合統一起來，手工操作需要以其中一個為基準，對照檢查另一篇文檔，有差異處進行修改，操作起來很費精力。《編輯助手》軟件有雙文比對功能，兩篇文稿粘貼進去，逐一顯示有差異之處，速度快，無遺漏。據網上介紹，新版《黑馬》軟件也有雙文比對功能。

中文校對軟件的不足，手工校對與軟件校對合理分工 目前中文校對軟件尚處于開發、成熟階段，還有好多功能需要完善，不能完全替代手工校對。軟件校對，對差錯詞、多次詞、缺字詞、異形詞、錯字（含應用簡體而使用了繁體）等差錯基本都能校對出來。而對文稿中的知識性錯誤、邏輯性錯誤、語法錯誤等，還很難校對出來。所以在文稿校對時，不能完全依賴機器校對，要有一個合理的“人機分工”，軟件校對節省下來的時間、精力，要放在那些軟件暫時還無法實現的方面，這樣人機緊密配合，才能實現既速度快又質量高的校對效果。

（《黑馬》網址www.bjhm.com.cn、《編輯助手》網址www.zjhsoft.com/bjzs.html）