論高校學(xué)籍檔案開發(fā)與利用

趙 挺

（五邑大學(xué)綜合檔案室 廣東 江門 529000）

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程中，記載著學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績(jī)，思想品德表現(xiàn)、學(xué)籍變更、獎(jiǎng)懲等情況的檔案。學(xué)籍檔案是教學(xué)檔案的重要組成部分，它的構(gòu)成和程序復(fù)雜，從新生入學(xué)到其畢業(yè)離校要建立起一份完整的學(xué)籍檔案，內(nèi)容復(fù)雜，形式多樣，時(shí)間跨度長(zhǎng)，它記錄了學(xué)生接受大學(xué)教育的成長(zhǎng)歷程，也反映了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量水平和社會(huì)影響。

一、學(xué)籍檔案的價(jià)值與作用

學(xué)籍檔案囊括了一所高校自組建后培養(yǎng)出來的所有畢業(yè)生的學(xué)籍信息和成績(jī)記錄，關(guān)乎每一位畢業(yè)生的切身利益，因此具有很強(qiáng)的服務(wù)作用與應(yīng)用價(jià)值。檔案必須通過利用來充分發(fā)揮其作用，實(shí)現(xiàn)檔案自身的社會(huì)價(jià)值。歸納起來，檔案具有以下價(jià)值：

（一）憑證價(jià)值

高校學(xué)籍檔案的憑證參考價(jià)值由其形成規(guī)律和內(nèi)容性質(zhì)所決定的。從形成過程來看，它是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間德、智、體全面發(fā)展?fàn)顩r的原始材料，記錄信息準(zhǔn)確率高、可靠性強(qiáng)。從其自身特點(diǎn)來看，它是學(xué)生從入校到畢業(yè)的學(xué)習(xí)履歷表，是學(xué)生品行、學(xué)業(yè)、思想等整體素質(zhì)的真實(shí)記錄。這些記錄不僅是學(xué)生走出校門就業(yè)、考研、出國(guó)的檔案證明，也是他們走上工作崗位后調(diào)資、晉升職稱、職務(wù)等方面具有重要的憑證價(jià)值。

（二）信息價(jià)值

在實(shí)行畢業(yè)生“雙向選擇”就業(yè)制度的今天，高校學(xué)籍檔案作為反映學(xué)生思想品質(zhì)、專業(yè)知識(shí)的第一手材料，以其真實(shí)性、可靠性、系統(tǒng)性和完整性，得到社會(huì)的廣泛認(rèn)可，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和改革的不斷深入，許多用人單位把它作為選擇人才的重要依據(jù)。在社會(huì)人才流動(dòng)中高校學(xué)籍檔案具有很高的信息價(jià)值作用。

（三）參考價(jià)值

高校學(xué)籍檔案不僅是學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)、思想政治等方面的整體反映，也如實(shí)記錄了學(xué)生在校期間的思想發(fā)展、品行優(yōu)劣、學(xué)籍變更、健康狀況等具體事宜。

高校學(xué)籍檔案作為證明的依據(jù)和查閱的憑證，具有準(zhǔn)確性、唯一性和嚴(yán)肅性。由于高校學(xué)籍檔案真實(shí)而準(zhǔn)確地記錄了學(xué)生的入學(xué)和畢業(yè)時(shí)間、學(xué)籍異動(dòng)(包括異動(dòng)時(shí)間、原因等)等情況，它為正確處理學(xué)籍問題，特別是學(xué)歷問題提供了可靠而唯一的依據(jù)。學(xué)籍檔案主要有以下幾方面的作用：

1.為學(xué)生進(jìn)行查檔服務(wù)。應(yīng)屆畢業(yè)生一出校門，就面臨著多方找工、考研、出國(guó)深造、轉(zhuǎn)落戶口等一系列復(fù)雜的事情。在辦理與之相關(guān)手續(xù)時(shí)，需要檔案部門提供學(xué)歷（學(xué)位）證明、學(xué)籍證明、以及錄取、畢業(yè)檔案證明等材料。對(duì)往屆畢業(yè)生面言，涉及到職務(wù)晉升、工資調(diào)整、補(bǔ)辦畢業(yè)證明或?qū)W位證明、出國(guó)留學(xué)等等，都需要高校檔案館（室）為其出具相關(guān)的學(xué)籍檔案證明。最常見的幾種利用學(xué)籍檔案的情況有:一是辦理繼續(xù)深造查檔案；二是辦理免修課程查檔案；三是補(bǔ)辦畢業(yè)證明書查檔案。

2.學(xué)籍檔案具有很強(qiáng)的辨?zhèn)喂δ堋W(xué)籍檔案是社會(huì)“擇才”的重要依據(jù)。高校學(xué)籍檔案能夠全面準(zhǔn)確地反映出學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和身體素質(zhì)，為社會(huì)挑選優(yōu)秀人才提供了可靠依據(jù)，也為畢業(yè)生自我推薦、自主擇業(yè)創(chuàng)造了條件。

3.為人才培養(yǎng)模式提供參考作用。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)期間的思想、成績(jī)、品行、獎(jiǎng)懲等諸多方面的情況，是對(duì)學(xué)生全面的綜合的評(píng)價(jià)，機(jī)關(guān)到學(xué)校選拔學(xué)生報(bào)考公務(wù)員，企事業(yè)單位到學(xué)位選拔科技干部和管理人才，部隊(duì)到學(xué)校選拔優(yōu)秀學(xué)生參軍等，都會(huì)認(rèn)真查看學(xué)籍檔案并將其看作是重要的推介依據(jù)之一。

4.為各類教學(xué)水平評(píng)估檢查提供原始材料支撐。學(xué)籍檔案是高校提高辦學(xué)水平的重要依據(jù)，學(xué)籍檔案可以為高校提供各種服務(wù)。

二、高校學(xué)籍檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)

高校學(xué)籍檔案因其在高校學(xué)生管理中的特定作用和在高校整個(gè)檔案工作中的特殊地位，決定了它自身形成的規(guī)律和特點(diǎn)。學(xué)籍檔案具有原始性、真實(shí)性、唯一性、可靠性和永久性等重要特征。

（一）檔案材料內(nèi)容的原始性

高校學(xué)籍是在教育教學(xué)工作中自然形成的歷史記錄，有特殊的原始性，如新生錄取名冊(cè)、歷年成績(jī)記載、學(xué)籍變更情況、獎(jiǎng)勵(lì)懲處材料等，都必須是原始記錄、原件原物，能客觀反映學(xué)籍管理中的真實(shí)情況，反映每一個(gè)學(xué)生的本來面目。

（二）檔案材料形式的多樣性

高校學(xué)籍檔案的材料是多種多樣的，高校學(xué)籍檔案內(nèi)容豐富，包括錄取名冊(cè)、學(xué)籍表、成績(jī)單、（含主修成績(jī)單、輔修成績(jī)單、雙學(xué)位成績(jī)單、創(chuàng)新能力培養(yǎng)與實(shí)踐能力成績(jī)單、國(guó)外交換聯(lián)合培養(yǎng)成績(jī)單）、在校生名單、學(xué)士學(xué)位審批表、學(xué)籍異動(dòng)材料、黨團(tuán)組織關(guān)系、獎(jiǎng)懲材料等；從層次上看，分為博士、碩士、全日制普通本科、專科、繼續(xù)教育、聯(lián)合辦學(xué)、函授等層次畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案。從新生入學(xué)到畢業(yè)離校，由于教育教學(xué)工作和各種實(shí)踐活動(dòng)的不同，就必然產(chǎn)生不同形式、不同類型的材料。

（三）檔案材料來源的私密性

高校學(xué)籍管理材料來源于許多管理和業(yè)務(wù)部門，同時(shí)也形成于教育過程中的各項(xiàng)活動(dòng)。學(xué)籍檔案的本身的某些內(nèi)容具有內(nèi)部保密性，如考試成績(jī)，出生日期、照片、身份證號(hào)碼，籍貫、家庭詳細(xì)通訊地址、個(gè)人學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、家庭成員的信息等，這些屬于個(gè)人隱私，不宜公開和擴(kuò)大，其掌握和使用都有一定的限制和范圍。

（四）檔案材料管理的動(dòng)態(tài)性

高校學(xué)籍檔案一般屬非自然年度，各種類別、各種層次的學(xué)生，都有連續(xù)而不間斷的學(xué)籍管理工作。學(xué)籍檔案材料形成于培養(yǎng)人才的各個(gè)階段，只有按照高校教育教學(xué)工作這一特殊規(guī)律去收集和整理學(xué)籍材料，才能保證學(xué)籍檔案的完整性。

三、提高學(xué)籍檔案的利用效果的主要措施

學(xué)籍檔案中信息資源的開發(fā)是指對(duì)學(xué)籍檔案中蘊(yùn)藏的有價(jià)值的信息進(jìn)行挖掘，開展信息交流，為利用者提供有效的信息服務(wù)。

（一）重視學(xué)籍檔案管理，落實(shí)學(xué)籍檔案規(guī)范

管理是手段，利用是目的，沒有學(xué)籍檔案的收集、整理、保管，就談不上學(xué)籍檔案的利用，學(xué)籍檔案的管理一般來說分為兩個(gè)階段：一是進(jìn)入檔案庫(kù)房前的保管，稱為“前期管理”；二是進(jìn)入庫(kù)房后的保管，稱為“入庫(kù)管理”。高校學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從入校到畢業(yè)全過程的管理，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能懈怠。

（二）適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，做好學(xué)籍檔案的信息開發(fā)工作

高校學(xué)籍檔案雖然是教育及教學(xué)管理活動(dòng)的歷史記載，但它并非只有保存價(jià)值，它還以其特有的價(jià)值參與社會(huì)和教學(xué)等各種活動(dòng)，并在其中發(fā)揮參考、借鑒作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展、社會(huì)對(duì)人才的高度重視以及人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，學(xué)籍檔案的利用率將會(huì)迅速上升，并且學(xué)校歷史越長(zhǎng)，學(xué)籍檔案的利用率越高。在對(duì)館(室)藏學(xué)籍檔案進(jìn)行有序的加工和整合，編研出綜述、匯編、文摘、統(tǒng)計(jì)等專題信息資料，就能夠反映學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀及變化規(guī)律，正確評(píng)估學(xué)籍管理工作的成果和效益，還可以揭示學(xué)籍管理工作中的新情況、新問題，從而為高校的學(xué)籍管理工作提供合理化建議，為制訂新的學(xué)籍管理措施和制度提供依據(jù)。

（三）拓展學(xué)籍檔案的利用范圍

為了積極拓展學(xué)籍檔案的利用范圍，擴(kuò)大學(xué)籍檔案的利用空間，使學(xué)籍檔案在更大的限度里和更廣的范圍內(nèi)被充分利用，以發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，高校學(xué)籍檔案真實(shí)地記載了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)過程，它具有準(zhǔn)確性、唯一性和嚴(yán)肅性。為了保證學(xué)籍檔案利用的嚴(yán)肅性，必須加強(qiáng)學(xué)籍檔案的嚴(yán)格管理，嚴(yán)格遵守學(xué)籍檔案利用的有關(guān)規(guī)章制度，定期、合理地對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行鑒定，克服傳統(tǒng)的不利于檔案開放的管理經(jīng)驗(yàn)和模式，把保密和非保密的學(xué)籍檔案區(qū)分開來，及時(shí)開放非保密檔案，使之得到充分利用。

（四）深化學(xué)籍檔案編研

檔案信息檢索工具是揭示檔案館（室）保存的內(nèi)容和成分、積累檔案線索和查尋檔案材料的手段，也是提供利用的一種工具。只有檢索工具編制得利學(xué)適用才能增加檢索深度和廣度，提高查準(zhǔn)率和查全率，更有效地揭示檔案信息。為了滿足檔案利用者查找信息的求全、求準(zhǔn)，求快的需求，提高檔案利用的服務(wù)質(zhì)量，多方面提供檔案信息資源。由提供一次文獻(xiàn)，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┒挝墨I(xiàn)、三次文獻(xiàn)，編制二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)，做好檔案的編目和編纂工作，是將一些問題一致、內(nèi)容相同的檔案信息集中編目進(jìn)行報(bào)道、把檔案信息工作進(jìn)行系統(tǒng)化精煉，把復(fù)雜的、零散的檔案信息進(jìn)行有機(jī)的和必要的加工，多方面提供利用檔案信息。根據(jù)單位內(nèi)部的實(shí)際室藏情況，編制方便適用編研檢索工具，如專業(yè)設(shè)置匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、課程設(shè)置匯編、招生簡(jiǎn)章匯編等，這些已在工作中發(fā)揮了積極的作用，能有效地滿足了人們檔案信息資源的需求。

隨著高等教育發(fā)展的不斷深入，學(xué)籍檔案管理工作將更加復(fù)雜和重要，開發(fā)利用好這些信息資源，可使這些檔案資料成為今后工作的查考憑據(jù)，檔案工作才會(huì)體現(xiàn)價(jià)值。

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