論高校學籍檔案開發與利用

趙 挺

（五邑大學綜合檔案室 廣東 江門 529000）

高校學籍檔案是學生從入學到畢業的整個過程中，記載著學生在校期間學習成績，思想品德表現、學籍變更、獎懲等情況的檔案。學籍檔案是教學檔案的重要組成部分，它的構成和程序復雜，從新生入學到其畢業離校要建立起一份完整的學籍檔案，內容復雜，形式多樣，時間跨度長，它記錄了學生接受大學教育的成長歷程，也反映了學校辦學質量水平和社會影響。

一、學籍檔案的價值與作用

學籍檔案囊括了一所高校自組建后培養出來的所有畢業生的學籍信息和成績記錄，關乎每一位畢業生的切身利益，因此具有很強的服務作用與應用價值。檔案必須通過利用來充分發揮其作用，實現檔案自身的社會價值。歸納起來，檔案具有以下價值：

（一）憑證價值

高校學籍檔案的憑證參考價值由其形成規律和內容性質所決定的。從形成過程來看，它是大學生在校學習期間德、智、體全面發展狀況的原始材料，記錄信息準確率高、可靠性強。從其自身特點來看，它是學生從入校到畢業的學習履歷表，是學生品行、學業、思想等整體素質的真實記錄。這些記錄不僅是學生走出校門就業、考研、出國的檔案證明，也是他們走上工作崗位后調資、晉升職稱、職務等方面具有重要的憑證價值。

（二）信息價值

在實行畢業生“雙向選擇”就業制度的今天，高校學籍檔案作為反映學生思想品質、專業知識的第一手材料，以其真實性、可靠性、系統性和完整性，得到社會的廣泛認可，隨著市場經濟的發展和改革的不斷深入，許多用人單位把它作為選擇人才的重要依據。在社會人才流動中高校學籍檔案具有很高的信息價值作用。

（三）參考價值

高校學籍檔案不僅是學生學業成績、思想政治等方面的整體反映，也如實記錄了學生在校期間的思想發展、品行優劣、學籍變更、健康狀況等具體事宜。

高校學籍檔案作為證明的依據和查閱的憑證，具有準確性、唯一性和嚴肅性。由于高校學籍檔案真實而準確地記錄了學生的入學和畢業時間、學籍異動(包括異動時間、原因等)等情況，它為正確處理學籍問題，特別是學歷問題提供了可靠而唯一的依據。學籍檔案主要有以下幾方面的作用：

1.為學生進行查檔服務。應屆畢業生一出校門，就面臨著多方找工、考研、出國深造、轉落戶口等一系列復雜的事情。在辦理與之相關手續時，需要檔案部門提供學歷（學位）證明、學籍證明、以及錄取、畢業檔案證明等材料。對往屆畢業生面言，涉及到職務晉升、工資調整、補辦畢業證明或學位證明、出國留學等等，都需要高校檔案館（室）為其出具相關的學籍檔案證明。最常見的幾種利用學籍檔案的情況有:一是辦理繼續深造查檔案；二是辦理免修課程查檔案；三是補辦畢業證明書查檔案。

2.學籍檔案具有很強的辨偽功能。學籍檔案是社會“擇才”的重要依據。高校學籍檔案能夠全面準確地反映出學生的政治素質、專業素質和身體素質，為社會挑選優秀人才提供了可靠依據，也為畢業生自我推薦、自主擇業創造了條件。

3.為人才培養模式提供參考作用。學籍檔案記錄了學生學習期間的思想、成績、品行、獎懲等諸多方面的情況，是對學生全面的綜合的評價，機關到學校選拔學生報考公務員，企事業單位到學位選拔科技干部和管理人才，部隊到學校選拔優秀學生參軍等，都會認真查看學籍檔案并將其看作是重要的推介依據之一。

4.為各類教學水平評估檢查提供原始材料支撐。學籍檔案是高校提高辦學水平的重要依據，學籍檔案可以為高校提供各種服務。

二、高校學籍檔案的形成規律和特點

高校學籍檔案因其在高校學生管理中的特定作用和在高校整個檔案工作中的特殊地位，決定了它自身形成的規律和特點。學籍檔案具有原始性、真實性、唯一性、可靠性和永久性等重要特征。

（一）檔案材料內容的原始性

高校學籍是在教育教學工作中自然形成的歷史記錄，有特殊的原始性，如新生錄取名冊、歷年成績記載、學籍變更情況、獎勵懲處材料等，都必須是原始記錄、原件原物，能客觀反映學籍管理中的真實情況，反映每一個學生的本來面目。

（二）檔案材料形式的多樣性

高校學籍檔案的材料是多種多樣的，高校學籍檔案內容豐富，包括錄取名冊、學籍表、成績單、（含主修成績單、輔修成績單、雙學位成績單、創新能力培養與實踐能力成績單、國外交換聯合培養成績單）、在校生名單、學士學位審批表、學籍異動材料、黨團組織關系、獎懲材料等；從層次上看，分為博士、碩士、全日制普通本科、專科、繼續教育、聯合辦學、函授等層次畢業學生的學籍檔案。從新生入學到畢業離校，由于教育教學工作和各種實踐活動的不同，就必然產生不同形式、不同類型的材料。

（三）檔案材料來源的私密性

高校學籍管理材料來源于許多管理和業務部門，同時也形成于教育過程中的各項活動。學籍檔案的本身的某些內容具有內部保密性，如考試成績，出生日期、照片、身份證號碼，籍貫、家庭詳細通訊地址、個人學習簡歷、家庭成員的信息等，這些屬于個人隱私，不宜公開和擴大，其掌握和使用都有一定的限制和范圍。

（四）檔案材料管理的動態性

高校學籍檔案一般屬非自然年度，各種類別、各種層次的學生，都有連續而不間斷的學籍管理工作。學籍檔案材料形成于培養人才的各個階段，只有按照高校教育教學工作這一特殊規律去收集和整理學籍材料，才能保證學籍檔案的完整性。

三、提高學籍檔案的利用效果的主要措施

學籍檔案中信息資源的開發是指對學籍檔案中蘊藏的有價值的信息進行挖掘，開展信息交流，為利用者提供有效的信息服務。

（一）重視學籍檔案管理，落實學籍檔案規范

管理是手段，利用是目的，沒有學籍檔案的收集、整理、保管，就談不上學籍檔案的利用，學籍檔案的管理一般來說分為兩個階段：一是進入檔案庫房前的保管，稱為“前期管理”；二是進入庫房后的保管，稱為“入庫管理”。高校學籍檔案管理是對學生從入校到畢業全過程的管理，每一個環節都不能懈怠。

（二）適應社會發展，做好學籍檔案的信息開發工作

高校學籍檔案雖然是教育及教學管理活動的歷史記載，但它并非只有保存價值，它還以其特有的價值參與社會和教學等各種活動，并在其中發揮參考、借鑒作用。隨著經濟社會的不斷發展、社會對人才的高度重視以及人才市場競爭的日益加劇，學籍檔案的利用率將會迅速上升，并且學校歷史越長，學籍檔案的利用率越高。在對館(室)藏學籍檔案進行有序的加工和整合，編研出綜述、匯編、文摘、統計等專題信息資料，就能夠反映學籍管理工作的現狀及變化規律，正確評估學籍管理工作的成果和效益，還可以揭示學籍管理工作中的新情況、新問題，從而為高校的學籍管理工作提供合理化建議，為制訂新的學籍管理措施和制度提供依據。

（三）拓展學籍檔案的利用范圍

為了積極拓展學籍檔案的利用范圍，擴大學籍檔案的利用空間，使學籍檔案在更大的限度里和更廣的范圍內被充分利用，以發揮學籍檔案的作用，高校學籍檔案真實地記載了學生從入學到畢業整個學習過程，它具有準確性、唯一性和嚴肅性。為了保證學籍檔案利用的嚴肅性，必須加強學籍檔案的嚴格管理，嚴格遵守學籍檔案利用的有關規章制度，定期、合理地對學籍檔案進行鑒定，克服傳統的不利于檔案開放的管理經驗和模式，把保密和非保密的學籍檔案區分開來，及時開放非保密檔案，使之得到充分利用。

（四）深化學籍檔案編研

檔案信息檢索工具是揭示檔案館（室）保存的內容和成分、積累檔案線索和查尋檔案材料的手段，也是提供利用的一種工具。只有檢索工具編制得利學適用才能增加檢索深度和廣度，提高查準率和查全率，更有效地揭示檔案信息。為了滿足檔案利用者查找信息的求全、求準，求快的需求，提高檔案利用的服務質量，多方面提供檔案信息資源。由提供一次文獻，逐步轉變為提供二次文獻、三次文獻，編制二次文獻、三次文獻，做好檔案的編目和編纂工作，是將一些問題一致、內容相同的檔案信息集中編目進行報道、把檔案信息工作進行系統化精煉，把復雜的、零散的檔案信息進行有機的和必要的加工，多方面提供利用檔案信息。根據單位內部的實際室藏情況，編制方便適用編研檢索工具，如專業設置匯編、基礎數字匯編、課程設置匯編、招生簡章匯編等，這些已在工作中發揮了積極的作用，能有效地滿足了人們檔案信息資源的需求。

隨著高等教育發展的不斷深入，學籍檔案管理工作將更加復雜和重要，開發利用好這些信息資源，可使這些檔案資料成為今后工作的查考憑據，檔案工作才會體現價值。

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