淺議當前高校檔案信息化建設的作用、存在的問題及建議

余惠貞

（五邑大學 廣東 江門 529000）

21世紀是信息化的世紀，檔案是一種重要的信息載體，以檔案信息化為手段，是加強當前高校檔案管理的必然發(fā)展趨勢。“現(xiàn)代信息技術的引入，可實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理”[1]。很顯然，檔案工作信息化建設是順應潮流，適應時代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。因此，加強檔案信息化建設和管理，既是高校落實科學發(fā)展觀的具體體現(xiàn)，亦是提高高校工作效率和提升檔案信息資源開發(fā)利用的前提條件。

一、高校實現(xiàn)檔案信息化建設的重要意義和作用

在當今信息時代的形勢發(fā)展需求下，高校檔案信息化建設擺在了十分突出的位置，只有實現(xiàn)檔案信息化建設和科學管理，建立多功能管理的信息化檔案體系，才能為本單位和社會各界、廣大公眾提供準確、有效、全面、權威的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和利用價值。

（一）實施檔案信息化建設，有利于提高檔案信息收集的完整性和時效性

建設一個科學和完善的檔案信息化體系，原始信息資料的采集是關鍵，隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)以及高校內(nèi)部局域網(wǎng)絡建設的日趨完善，各部門和院（系）之間相互聯(lián)通，信息資源的收集由點及面，不斷增大信息資源數(shù)據(jù)容量，確保信息收集的完整性，電子文件的收集直接通過郵件或本單位局域網(wǎng)等網(wǎng)絡手段傳輸匯集，是一種相當普及與便捷的方法。

（二）強化檔案信息化管理，有助于提升檔案管理工作的規(guī)范化、標準化水平。

實現(xiàn)檔案信息化，主要目的是通過現(xiàn)代高科技的網(wǎng)絡手段為信息利用者提供快速、準確和全面的信息，提高檔案的利用率和利用價值，促使檔案工作的管理方法、工作方式、信息處理等環(huán)節(jié)不斷改進，從而推動檔案管理工作流程更加科學化、規(guī)范化和制度化。

（三）完善檔案信息化體系，有利于實現(xiàn)高效快捷的信息檢索

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和時間的推移，高校的檔案數(shù)量與日俱增，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的查找方法和落后的檢索工具，難于適應當今社會的發(fā)展需要，阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，只有不斷完善檔案信息化體系，找出適用于本單位局域網(wǎng)信息組織與管理的方法，及時解決好各方面技術的銜接問題，不斷優(yōu)化計算機應用技術，實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案信息檢索系統(tǒng)，將促進檔案的服務質量大大提高。

（四）加強檔案信息化建設，有利于更好地開發(fā)和利用檔案信息資源

如果說信息采集是基礎，管理是過程，開發(fā)利用并提供服務則是檔案管理工作的最終目標，“檔案工作的目的之一是開發(fā)利用，利用工作開展得好壞是檢驗檔案工作的最佳尺度”[2]。檔案信息化建設管理目標是實現(xiàn)信息的開發(fā)與利用，檔案信息資源共享成為信息社會中檔案利用工作的新要求。檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作矛盾運動的必然結果，是滿足檔案信息利用社會化的實際需要，是時代發(fā)展的客觀要求，為此，加強檔案信息化建設是為社會提供強有力的信息保障。

二、當前檔案信息化建設進程中存在的問題

近年來，高校在實現(xiàn)檔案信息化建設過程中取得了很大的進步，特別是電子檔案的出現(xiàn)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了一場革命，檔案信息化的管理優(yōu)勢亦為人們所認識，但在日常的檔案管理工作中還存在一些問題亟待進一步解決。

（一）檔案信息化建設意識淡薄

長期以來，傳統(tǒng)的檔案管理觀念在一些人的意識之中根深蒂固，檔案材料的書寫和形成中就存在不規(guī)范、不統(tǒng)一問題，特別是原始資料交接不及時，往往造成大量的信息資源被丟失。同時，由于檔案信息化管理意識淡薄，某些部門、院（系）還自行保管紙質檔案資料，造成檔案信息收集不齊全與滯后問題，嚴重地影響了檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設，阻礙檔案管理信息化的發(fā)展進程。

（二）檔案安全意識薄弱

高校實現(xiàn)檔案信息化管理，大大地突破了檔案利用的時空限制，使檔案信息資源利用變得更加方便和快捷，但由于某些檔案工作人員的檔案保密意識和檔案安全意識嚴重滯后，使用未經(jīng)殺毒的外來移動磁盤、鏈接互聯(lián)網(wǎng)等等，極容易造成檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯亂、丟失、病毒入侵、重要文件資料在網(wǎng)絡上流傳等等的問題。

（三）檔案管理人員業(yè)務能力薄弱

檔案信息的管理和利用很大程度上受到檔案工作人員業(yè)務水平的制約，不少部門、院（系）的檔案管理人員由辦公室管理員兼任，未經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務培訓，人員崗位流動性頻繁，部分管理人員在工作中只能是“摸著石頭過河”。由于檔案管理人員不熟悉信息技術，有的檔案管理人員還只滿足于使用計算機管理檔案目錄，未能掌握相關的計算機應用基礎知識、數(shù)字化技術知識、網(wǎng)絡技術知識，未能使檔案信息多元化、拓展檔案應用領域。近年來，隨著檔案載體向著檔案數(shù)字化的方向發(fā)展，高校普遍對紙質檔案進行了電子化處理，并在此基礎上建立了電子閱覽室，隨著檔案軟硬件設備的更新?lián)Q代極大地改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作的方式方法，但從目前情況看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更是缺之又缺，檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴重的境況。

三、推進高校檔案信息化建設的幾點建議

目前，高校的檔案管理工作已逐漸向制度化、規(guī)范化、標準化、信息化方向發(fā)展，但在發(fā)展的進程中仍要不斷改進檔案管理工作模式，穩(wěn)步、扎實地推進檔案信息化的建設。

（一）建立一支人員穩(wěn)定、業(yè)務綜合素質高的檔案隊伍

推進檔案信息自動化的關鍵是人才，隨著計算機和信息網(wǎng)絡技術在檔案管理工作中的應用和發(fā)展，對檔案管理人員的業(yè)務知識、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先進的設備和技術應用都離不開人去掌握運用，因此，高校檔案信息化建設程度的高低很大程度上取決于人的素質，沒有一支知識結構合理、人員穩(wěn)定的檔案隊伍，難于適應現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需要。要不斷通過各種渠道、多種形式加強檔案管理人員再教育，促使檔案管理人員不斷更新業(yè)務知識，特別是計算機應用基礎知識、數(shù)字化技術知識、網(wǎng)絡化技術知識、現(xiàn)代管理技術知識的培訓。只有努力培養(yǎng)和打造一支具備現(xiàn)代檔案管理知識的高素質檔案隊伍，才能切實擔當起實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重任。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就要求檔案管理隊伍要相對穩(wěn)定，要具有熟悉的電子計算機操作的信息技術專業(yè)人才，使之能適應當前高校檔案工作現(xiàn)代化管理之需要。

（二）加大宣傳力度，增強隊伍的檔案信息化建設意識，加強檔案人員的事業(yè)心和責任感

長期以來，由于人們特別是某些領導同志對檔案管理工作重要性認識不足，使得檔案工作經(jīng)常處在可有可無的輔助性質的尷尬境地，嚴重阻礙了檔案工作的健康發(fā)展。因此，搞好檔案管理工作關鍵在領導，領導思想通了、認識深刻了，做好檔案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高檔案工作人員對檔案實現(xiàn)信息化管理重要性的認識，這就要求檔案工作人員在收集檔案資料時，做到口勤、手勤、腳勤，收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠的檔案材料，及時追補和不斷補充新的資料，將收集的紙質資料迅速進行電子化處理，提高檔案工作的效率和水平。

（三）建立和完善檔案信息化管理的規(guī)章制度

檔案信息化的建設離不開一套嚴謹?shù)囊?guī)章制度，沒有一套行之有效的規(guī)章制度，難以保證檔案管理工作的順利開展。因此，要根據(jù)工作的實際需要，制定和完善檔案管理規(guī)章制度，例如制訂一套如《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《數(shù)字檔案備份制度》、《網(wǎng)絡安全管理制度》、《檔案人員崗位責任制》等等，通過規(guī)章制度管人，使檔案管理工作做到有章可循。同時要規(guī)范操作標準和流程，如歸檔電子文件（檔案）存儲要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》操作，存儲歸檔電子文件信息數(shù)據(jù)的計算機設備一定要安全可靠，并且要不斷更新備份設備，嚴防電子檔案被清洗、丟失，確保信息化檔案信息安全及資源的有效利用，通過一系列的規(guī)章制度和規(guī)范化管理，使檔案信息化管理工作逐步走上良性的循環(huán)軌道。

（四）建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制

要充分為信息利用人提供準確、完整、有效的信息資源，必須加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理和維護，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全。一是檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)必須切實與公共網(wǎng)絡實行物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩欢且訌姍n案數(shù)據(jù)庫的管理，應對數(shù)據(jù)進行異地脫機備份；三是為信息利用人提供優(yōu)質服務的同時，要認真采用身份認證、密鑰管理、防火墻等安全防護措施，確保檔案信息在網(wǎng)絡傳輸和利用過程中的系統(tǒng)安全。

（五）加大專項資金的投入，不斷更新軟硬件設備

俗語說：“巧婦難為無米之炊”，檔案信息化建設離不開軟硬件的更新?lián)Q代，檔案管理專用軟件、電子計算機、服務器、高速掃描儀、縮微機、刻錄機、開通內(nèi)部局域網(wǎng)、配套信息安全防護措施等等，都需要投入大筆的資金，如果沒有一定的設備投入，檔案信息化建設只能是紙上談兵。

總之，檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與和配合，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法，使檔案信息化建設工作達到質的飛躍。

[1]丁華東.信息資源管理：當代檔案管理之主流范式.檔案學通訊，2006（4）.

[2]楊友秀.檔案工作基本理論與方法.檔案出版社出版.