淺談房地產檔案的整理

鄧學偉

（鶴崗市城市建設綜合開發公司 黑龍江 鶴崗 154100）

房地產檔案整理就是把處于零亂狀態的房產資料和需要進一步條理化的房地產文件材料進行分類、組合、排列和編目，使之系統化、條理化的過程。在當今社會上，房地產檔案在經濟發展中處于極為重要的社會地位，要想把房地產檔案真正運用到經濟發展中，必須要先行整理規范，才能為利用服務。下面筆者就如何整理房地產檔案談點粗淺的認識，與社會同仁交流。

一、房地產檔案整理的內容

房地產檔案整理的主要內容包括檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制等。一般情況下，房地產文件材料由房地產管理部門按照歸檔要求和平制度進行組卷，并按規定時間交給檔案室保存。檔案室的檔案整理工作，主要對接收的房地產檔案在一定范國內進行進一步的系統整理，包括檔案的排列上架、編制檢索工具等。

二、房地產檔案整理的原則

房地產檔案整理必須遵循以下原則：l.保持房地產原有文件材料的真實性和歷史聯系。保持房地產文件材料之間的歷史聯系很重要，它是房地產管理活動規律的重要體現。整理房地產檔案不能按照人們的主觀意愿將文件隨意組合，而是要掌握文件材料固有的聯系和自然規律。2.便于保管和利用。整理房地產檔案的主要目的是便于保存和查找，便于提供利用。因此，整理房地產檔案時，在保持歷史聯系等原則的同時，還要充分考慮房地產檔案的保管和利用的方便。

三、房地產檔案的分類

檔案分類指全宗內檔案的類別劃分，檔案必須按全宗來整理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗檔案不能混雜。房地產檔案的分類方法可以采取以下幾種形式：l.年度—機構一問題分類法。即一個年度內的文件材料按機構分開，再按問題分類組卷。如將2000年度所有房地產文件材料集中在一起，將這部分房地產文件材料按照問題分開組卷。這一形式的分類主要適用于國家級、省級房地產管理部門。2.年度一問題分類法。3.問題—年度分類法。后兩種分類法適用于地(市)、縣級房地產管理機構，機構的變動不會影響檔案的分類整理，因而是較為行之有效的分類立卷方法。房地產檔案的問題分類可分成綜合性文件材料，調查、登記、統計等幾個類別。以上幾方面的內容，還可以繼續按各類專業活動內容進行細分。一是房地產綜合類。指房地產管理檔案的綜合材料，包括房地產管理綜合性計劃、總結、報告、經費預算、請示批復、房地產管理會議文件、技術規程等。二是調查類。包括房地產產權產籍調查、土地資源調查等方面的內容。凡在這些活動中形成的、具有保存價值的文件資料，都是這類檔案的來源。如綜合材料、現狀材料、權屬調查材料、房地產測量成果、自然條件調查、檢查驗收及技術鑒定、變更調查材料等。三是登記類。不動產登記檔案主要包括登記公告、登記收件單、登記申請書、登記審批表、房地產調查表、房地產圖紙、土地證、房屋產權證、申請人的身份證明及相關的委托書、權屬證明材料、交納稅費憑證、登記簿、登記分戶冊、權利證書簽收簿等。四是統計類。統計檔案包括初始統計和年度統計過程中形成的有保存價值的材料。

四、組卷程序

房地產管理形成的文件材料經過分類以后，還需要對每一類別的文件材料系統化，組卷就是這種系統化的整理過程，也就是在每一類別內按照文件材料在形成過程中的有機聯系組成案卷。案卷是每一份具有內在聯系的若干文件材料的組合體，是檔案的基本保管單位，所以案卷又稱保管單位。房地產文件材料的組卷要充分反映房地產管理活動的來龍去脈、便于查找、提供利用、有利于房地產文件材料的管理和保存的原則進行。

（一）組卷方法

房地產文件材料的組卷方法有以下幾種：一是按問題組卷。將房地產管理文件材料內容所反映同一問題或有關同類性質、同一方面工作的文件材料，根據其形成的情況，歸納、合并組卷。或者進行分析，分開組卷。例如房地產管理工作的計劃、總結，由于文件數量均較少，內容又較相近，可合并立卷；又如房地產權屬調查、不動產登記工作形成的文件材料數量較大，一個市、縣房地產管理部門就可達幾十萬份，由此形成的檔案可分別組卷。二是按時間組卷。這里的時間指文件材料形成的時間。按時間特征組卷就是將屬于同一時間(一般為同一年度或同一季度)的文件材料集中組卷。如統計形成的統計報表，大都按這種特征組卷。三是按行政區域或地理特征組卷。房地產管理文件材料按行政區域或地理特征組卷可以反映房地產管理活動的規律，也便于房地產檔案的保管和利用。實踐證明，以上幾種組卷方法是行之有效的，它保證了案卷質量，也便于檔案的檢索和利用。但在實際工作中，往往不是只按上述某—種方法單獨組卷，而是幾種方式的結合使用。如將城鎮房地產登記的文件材料集中在一起，按城區，街道、街坊——土地號組卷排列，即是按問題組卷和行政區域地理特征組卷的結合。房地產文件材料的形成及文件材料之間的聯系錯綜復雜，組卷時要具體問題具體分析，同時還要注意便于管理和使用。案卷厚薄應適宜，過厚或過薄都不符合歸檔要求。

（二）案卷內房地產文件材料的整理

所謂案卷內房地產文件材料的整理，是指對案卷內文件材料進行排列、編號、填寫卷內目錄和備考表的過程。案卷內房地產文件材料的排列必須反映出一組具有聯系的文件材料的連貫性和系統性，反映出文件材料的形成規律。排列的方式可以有下述幾種：一是按時間順序排列；二是先按問題相對集中，再按時間順序排列；三是按重要程度排列。城鎮房地產權屬調查和登記文件材料的排列。由于城鎮房地產權屬調查和登記以土地為單位開展，多數情況下一個土地內為一個權屬單位，但也有一土地為幾個土地使用者共同使用的現象。因此城鎮房地產權屬調查可以按土地或使用者為單位，將一個土地或土地使用者所有調查材料組合在一起，地籍圖可單獨按卷幅號排列。房地產統計卷內文件排列與房地產綜合性文件排列的方法大體一致，它的時間性較強，因此卷內按時間順序排列更有利于查找和利用文件材料。文件材料排列好后，要按統一方法編寫文件材料的頁碼，以固定文件材料的次序。頁碼一般從文件材料的第一頁開始編起。圖紙可在右上角編張號，照片在背面右上角編張號和所對應的底片號。為了便于查找卷內文件材料，在確定案卷內文件材料的排列次序后，需要填寫卷內目錄。卷內文件材料的目錄包括：順序號、文號、文件材料名稱、日期、文件材料起止頁號、備注等內容。順序號是指卷內文件材料的件號，一份文件為一個號，包括正文和底稿，按順序編排的流水號為順序號；文號指文件的字號，有文號的需填寫上文件的字號；文件材料名稱，有文件標題的可照抄文件標題，無標題或標題不確切，不能反映文件材料內容的，需擬寫文件材料的起止頁號；備注欄用來說明文件材料的特殊情況。卷內目錄一般置于卷首，以便查找利用。備考表用來說明卷內文件材料在歸檔過程中發生的情況以及記載變更的情況。例如：××年度xx戶證號xx發生××變更憑證號××。它對于顯示房地產檔案的動態性尤其重要。卷內目錄及備考表的填寫要求一律用鋼筆或檔案專用圓珠筆，字跡工整，不得隨意涂改。

（三）案卷封面填寫及案卷裝訂

卷內文件材料整理好后，還要填寫案卷封面。案卷封面的內容包括：立檔單位名稱、分類名稱(或機構名稱)、案卷標題、卷內文件起止日期、總頁數、保管期限、密級、全宗號、目錄號、分類號、案卷號等。案卷封皮寫好后進行裝訂，裝訂可采用軟卷皮、硬卷盒結合使用的辦法。用軟卷皮裝訂小卷，然后集若干小卷裝卷盒。如城鎮土地登記文件材料，一個土地使用者的相關材料可立成一個小卷，再以街坊為單位，一個街坊的若干使用者的小卷歸入一個硬卷盒。圖紙裝入檔案袋或平放在圖紙盒里，照片、底片放入照片檔案像冊中。

（四）編寫案卷目錄

案卷編目是房地產檔案整理的重要內容之一，即在案卷次序排列之后，將案卷逐個登記到案卷目錄上，并編制成各種檔案目錄的工作。檔案編目是用一定的方法，確定房地產檔案整理的前后次序，以保持各案卷之間的有機聯系。檔案目錄是檔案的花名冊。房地產檔案案卷編目的方法有幾種：一種是按檔案分類進行編目，另一種是按檔案的保管期限編制案卷目錄。例如，案卷目錄可細分為永久、長期和短期，不同保管期限的案卷目錄，要分別裝訂，形成各自的檢索工具，案卷目錄一般包括順序號、案卷標題、起止日期、卷內文件頁數、保管期限和備注欄等內容。順序號是案卷的編號，案卷標題必須與案卷封面上的標題一致，起止日期指案卷內最早和最晚的文件日期，卷內文件頁數指卷內文件的實有頁數，備注欄用來說明個別檔案的某些特殊情況以及某種變化情況。案卷目錄一般要編制一式2-4份，其中一份作為保存備用，其他的供日常使用。