文檔一體化管理再探

李洪波

（黑龍江省冰上基地 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著我國政府向電子政務的邁進，電子公文在國家行政管理中發揮日益重要的作用。記錄方式的改變已經擴展到全部管理活動和利用方式之中。“文檔管理事業正在處于一個完全被重新塑造和重新接受的時代”。

行政機關文檔規范化管理的重點就是電子文檔的管理。電子文檔的形成過程、物理形式、存儲特性都與紙質文檔有著本質的區別，所以應適時的建立起新型的文檔管理規范。

一、文檔一體化管理的科學含義

結合中外對文件、檔案一體化管理的現有認識，筆者認為，文件、檔案一體化管理的科學含義應當是——以文件生命周期理論為指導，借助計算機及網絡技術，從系統論的角度出發，對文書工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從機關現行文件直至館藏檔案管理的高效和優化。具體而言，這一含義包括以下四個方面的內容：1.文件、檔案一體化管理的總體目標是實現從現行文件到館藏檔案整個運動過程的全面控制和科學管理；2.文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化；3.文件、檔案一體化管理的科學指導是系統思維；4.文件、檔案一體化管理的技術保障是以計算機技術和網絡技術為代表的信息技術。

綜上所述，科學的文件、檔案一體化管理觀念對于我國當前文檔管理工作具有多方面的意義，它有利于樹立合理的文檔管理理念、建立統一的文檔管理體制、設置有效的文檔管理機構、制定規范的文檔管理制度、培養高素質的文檔管理人員、采用先進的技術手段等等。

二、制約文檔一體化管理進程的現實狀況

（一）門戶分立的組織管理

根據現有組織管理體制，我國文件和檔案工作實行分開管理，一個單位檔案部門的行政關系和業務指導關系事實上是分屬不相隸屬的部門。雖然目前大多數單位在文件和檔案工作實體上已合為一體，但抓檔案工作常常限于檔案部門上上下下的積極性，缺乏本機關強有力的支持和配合，使得文件和檔案工作發展失衡，其一體化程度不可能很深。具體體現在當前各單位建立辦公自動化系統以及政府網上工程，所涉及的辦公人員、機構、制度以及辦公環境的改革，都使與之有關的文件工作加大了改革力度；相比起來，機關檔案工作則與此發展不相適應，顯得有些滯后。

（二）力不從心的業務指導

按照有關規定和習慣，各行政機關檔案部門歷來對于本機關立卷歸檔的指導、監督職責視為己任。修改后的《中華人民共和國檔案法實施辦法》也再次明確“機關、團體、企業事業單位和其他組織內的檔案機構”要“指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作”。但是由于語義籠統，作為檔案部門對文件管理工作進行業務指導和監督的法定依據實在需要更加詳盡的詮釋。比較而言，《國家行政機關公文處理辦法》中對于文件工作組織管理的規定卻十分明確：“各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作”。可見，在現有的法規性規定中，文件和檔案工作分開的組織管理體制被更加強化；而實際操作中，檔案部門對于文件工作有限的業務指導職能必然受到相應限制。

（三）難以統一的業務規范

第一，標準規范制定不同步。從工作順序看，文件和檔案工作是前后處理階段，文件工作標準化應走在檔案工作標準化的前面或二者同步。而實際情況卻是，在檔案工作方面，近些年檔案行政主管部門密切配合當前文檔工作向現代化管理方向發展的需要，會同有關部門加緊制定或修改了一批國家標準和行業標準。而文件工作方面，上個世紀80年代后期制定了幾個國家標準以后就一直沒有修訂，其一些內容已落伍。目前這批數量可觀的與文件工作不無關系的檔案工作的標準和規定，如果沒有與負責任文件管理的有關主管部門通氣協調，得不到文件部門的認同和支持，要真正順利實施無疑會受到影響。

第二，標準規范成果不同用。由于組織領導關系，文件和檔案工作雖關系密切卻缺少統一的標準和制度，使得文件工作的許多手工勞動成果（如文件的登記、著錄、主題詞標弓、分類號標引等）不能為檔案部門直接運用，而且它們之間若干有聯系的標準在互相協調、統一提法和口徑方面也存在亟待解決的問題。同樣，檔案部門已經比較成熟的若干行業標準、規則等也難以為文件部門所利用。

三、推進文檔一體化管理應采取的措施

（一）加強體制改革，改變互不隸屬的組織體制現狀

改革原有的文件和檔案部門在行政關系和業務指導關系上互不隸屬現狀，取而代之以計算機為主體、網絡通訊為主要手段的現代管理技術基礎上，以適應辦公自動化新技術條件、電子文件生成環境以及知識經濟、信息社會發展需要為目的的一種新型的文檔事業管理制度，它具有系統整體性、全程控制性、連續有序性、操作規程性、技術標準性等特點。從世界范圍來看，這一制度不僅已經成為各國檔案和文件工作改革的必然取向，而且為了保證它切實有效的貫徹執行，還必須制定相應的文檔一體化管理技術原則，以便統一文檔工作標準和規范文檔工作行為。

（二）制定統一的業務規范，加強業務指導，協調各項工作環節

當文檔一體化管理實踐發展到一定階段時，就應當通過加強理論建設，特別是通過加強政策法規建設，積極發揮理論和政策法規的導向作用，努力把人們的認識和實踐逐步引上科學化、規范化、標準化的運行軌道，使文檔管理改革的實踐及其理論得到健康發展。同時加強各項工作在具體實踐中的業務指導，將具體法規、規范應用到文檔一體化管理的實踐中去。協調好文件和檔案工作在文件生命周期中的具體職責，使其協調統一的發展。

（三）建立整體觀念，在實踐中實現文檔一體化管理

廣義的辦公自動化是指以系統管理原則、先進的數字、網絡技術和傳輸工具為基礎.在機關行政管理中以計算機取代重復性手工勞動，最終達到信息共享、智能化決策，實現無紙辦公，提高機關行政效能。機關文件管理和檔案管理是兩個相互獨立又緊密聯系、相互作用的管理系統，他們同是辦公自動化管理的重要組成部分，所以必須改變以往手工工作中文件管理與檔案“分治”的觀念，在進行檔案管理軟件開發時將其納入到機關辦公自動化系統的整體研發體系，檔案部門應主動參與文件和檔案接口工作（歸檔）的程序設計，做好文檔管理與業務工作的銜接。