淺議突發(fā)公共安全事件檔案工作的特點

王洪艷

（呼蘭區(qū)婦幼保健院 黑龍江 呼蘭區(qū) 150500）

可以預(yù)見，作為專門檔案門類，突發(fā)公共安全事件檔案呼之欲出，很快將成為各級檔案部門的重要工作內(nèi)容和工作對象之一。因而，有必要對突發(fā)公共安全事件檔案的主要特點開展探討研究。

一、形成領(lǐng)域的多元性

公共安全領(lǐng)域廣泛，突發(fā)災(zāi)害事故類型繁雜：既有自然因素導(dǎo)致的地震、海嘯、旱澇風(fēng)暴等“天災(zāi)”；也有人為因素造成的火災(zāi)、污染、生產(chǎn)事故等“人禍”；還有二者共同作用產(chǎn)生的疾病流行、交通事故以及敵對勢對的破壞、恐怖活動、戰(zhàn)爭等。其范圍之大、領(lǐng)域之寬、類型之多，使人難以預(yù)防和預(yù)料。其波及影響面絕非是單純的公共安全范疇，而是更為深廣的政治、經(jīng)濟、科技等多元領(lǐng)域。以所謂“天災(zāi)”導(dǎo)致的各種災(zāi)害為例，其所形成的真實記錄隨災(zāi)害事故發(fā)生的時空、類型、程度及人們應(yīng)對、抗御能力消長強弱等變化，則所波及影響領(lǐng)域完全突破了單一的公共安全范疇，遷延擴展到多元的社會、自然、經(jīng)濟、科技等諸多領(lǐng)域，從而使與之緊密相關(guān)的突發(fā)公共安全事件檔案多時空、廣領(lǐng)域、全方位地產(chǎn)生。

二、記錄內(nèi)容的綜合性

受突發(fā)公共安全事件檔案形成領(lǐng)域多元性及其他因素的影響，突發(fā)公共安全事件檔案在記錄內(nèi)容上具有綜合性的特點。其不僅在形成領(lǐng)域上反映多元綜合的特點，而且在記錄內(nèi)容上也對應(yīng)的體現(xiàn)了這一特點。從突發(fā)公共安全事件檔案的文件材料來源主體上看，既有官方形成的正式文件：如觀（監(jiān)）測記錄、應(yīng)對預(yù)案、事中決策、事后處置等方面的文件材料；也有個人形成的非正式文件：如當(dāng)事人、目擊者、親歷人等形成的聲像材料、文稿材料，還有相關(guān)的會計、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)等材料等等。正是這些來自不同方面、不同階層及不同載體類型的文件材料共同構(gòu)成了一個統(tǒng)一整體，綜合全面地記錄了人們預(yù)防、應(yīng)對、抗御和善后處置突發(fā)公共安全事件全過程的檔案材料。

三、內(nèi)容性質(zhì)的專業(yè)性

突發(fā)公共安全事件檔案內(nèi)容性質(zhì)的專業(yè)性特點是由它所記錄反映的突發(fā)災(zāi)害事故類型決定的。突發(fā)公共安全事件檔案類型就是集中地從其專業(yè)的角度反映與之相關(guān)的內(nèi)容、方法、手段和記錄預(yù)防、應(yīng)對、抗御及善后處置的全過程，使不同類型突發(fā)公共安全事件所形成的檔案彼此間在專業(yè)內(nèi)容上可以互相區(qū)別。由此可見，內(nèi)容性質(zhì)的專業(yè)性特點是實現(xiàn)突發(fā)公共安全事件檔案科學(xué)、有序管理的重要依據(jù)之一。

四、收集整理的機緣性

突發(fā)公共安全事件檔案收集整理的機緣性主要是指在突發(fā)公共安全事件檔案中的部分關(guān)鍵材料往往是隨機獲得的。主要表現(xiàn)在：一是在原始記錄的形成上。突發(fā)公共安全事件最顯著的特征是其難以預(yù)測，即其發(fā)生的時間、地點、類型、形成及危害程度均具有不確定性。尤其是事發(fā)的瞬間與事發(fā)的初期來勢急速，轉(zhuǎn)瞬即逝，相關(guān)職能部門難以在第一時間親臨現(xiàn)場進行從容記錄。加之人們一般僅熟悉常態(tài)運行下的有關(guān)規(guī)則，遇有突發(fā)災(zāi)害事故時不可避免地陷入忙亂甚至慌亂之中，進一步加大了在第一時間形成至關(guān)重要記錄材料的難度。從過去已發(fā)生的災(zāi)害事故中看，相當(dāng)多的第一時間記錄材料是由一些目擊者、當(dāng)事人、親歷者在偶然因素促使下不自覺地形成的，從而在客觀上使特定時間、特定地點、特定條件下發(fā)生的情況有幸被記錄留存下來。二是在原始記錄的收集上。某些在偶然因素促使下并非自覺地形成的記錄材料往往彌足珍貴。而其形成者、持有者卻多非專業(yè)人士或職能部門的人員，其形成、持有相關(guān)記錄材料的目的、意圖各不相同。但從記錄真實歷史、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的角度看，這些記錄材料最具證據(jù)力、說服力，如果不能由檔案部門及時收集整理、集中保存，極易隨時間推移而散落遺失，使珍貴的記錄喪失其應(yīng)有的價值。因而突發(fā)公共安全事件檔案中的一些記錄材料，無論在其形成還是收集中，大都具有某種偶然的因素，表現(xiàn)出明顯的機緣性特征。

五、保管場所的分散性

建立和完善突發(fā)公共安全事件檔案的目的在于完整準(zhǔn)確地記錄反映事件真實面貌，為日后總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)與盡量避免或減少突發(fā)災(zāi)害事故造成的損失提供服務(wù)，為維護社會穩(wěn)定、促進經(jīng)濟社會發(fā)展起到信息支撐作用。因此，建立、健全突發(fā)公共安全事件檔案工作從本質(zhì)上講是整個社會公共管理的重要組成部分。然而,我國當(dāng)前仍缺乏《緊急狀態(tài)法》及相應(yīng)的應(yīng)對突發(fā)公共安全事件的專門職能機構(gòu)。在突發(fā)公共安全事件的形成、收集、積累、管理等方面仍將沿襲既有的方式，短時間時難以由專門職能機構(gòu)操作完成，由各專業(yè)、行業(yè)按照各自的職能要求形成并負責(zé)保管，將會持續(xù)一個相當(dāng)長的時間。

六、利用范圍的限制性

突發(fā)公共安全事件檔案在利用上必須實行對利用人員范圍或級別的限制。這主要是由于在構(gòu)成突發(fā)公共安全事件檔案的材料內(nèi)容中，不僅包括對突發(fā)災(zāi)害事故經(jīng)過的如實記錄，還包括應(yīng)對突發(fā)災(zāi)害事故的各種預(yù)案，特別是針對敵對勢力可能的破壞活動及戰(zhàn)爭等的應(yīng)對預(yù)案，具有長久的機密性。盡管國家在應(yīng)對突發(fā)災(zāi)害事故中提倡信息公開，給予社會公眾以知情權(quán)，但相當(dāng)一部分包含應(yīng)對方法、措施的預(yù)案內(nèi)容受安全、技術(shù)等因素制約而事關(guān)重大機密，不能輕易向社會披露。因而，對突發(fā)公共安全事件檔案進行利用時，要認真處理好保密與利用的關(guān)系，區(qū)別不同的利用者主體并適當(dāng)加以限制。把工作查考、職能需要等利用與獵奇偏好、個人查閱等利用區(qū)別開來，對利用范圍、級別層次等加以適當(dāng)限制。