淺談經(jīng)濟科技檔案的管理

尹阿卓

（黑龍江工程學院 黑龍江 哈爾濱 150000）

經(jīng)濟科技檔案是直接記敘和反映科技活動，并歸檔保存的文化材料，是經(jīng)濟科技檔案管理工作的物質(zhì)基礎。經(jīng)濟科技檔案實行科學管理，就是遵循經(jīng)濟科技檔案的自然形成規(guī)律和經(jīng)濟科技指導工作的客觀規(guī)律，保證經(jīng)濟科技檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，而采取的一切卓有成效的管理辦法。

一、經(jīng)濟科技檔案科學管理的主要標志

（一）收集要完整、準確

一切單位保管的經(jīng)濟科技檔案，能反映出本單位技術活動的基本歷史面貌，經(jīng)濟科技檔案完整、準確就能保證本單位生產(chǎn)、建設和科研等技術活動的正常運行。為保證經(jīng)濟科技檔案的完整、準確，必須從經(jīng)濟科技文件材料的形成和積累做起，把需要歸檔的收集齊全，核對準確，達到完整歸檔。

（二）整理要科學、系統(tǒng)

經(jīng)濟科技檔案整理的科學、系統(tǒng)就是指經(jīng)濟科技檔案的分類系統(tǒng)化，符合檔案學的基本原理，符合學科的分類規(guī)律，保持經(jīng)濟科技檔案的內(nèi)在聯(lián)系，反映本單位工作特點，使經(jīng)濟科技檔案便于管理，便于利用。

（三）保管要安全、條理

保管安全是指通過科學的管理，必要的設施，做好防火、防盜，避免人為的破壞因素。同時采用檔案科學保護技術，防止自然破壞，最大限度地延長檔案的“壽命”。重點保護價值大的重要經(jīng)濟科技檔案，建立健全檔案保管制度，把安全責任制落實到個人。條理是指經(jīng)濟科技檔案保管存放有科學規(guī)律，便于調(diào)卷、回卷、檢查、核對，并要保持檔案、檔案庫房、檔案設備的整潔、美觀，以及保持二個優(yōu)美的環(huán)境和良好的秩序。

（四）統(tǒng)計要簡便、準確

對檔案數(shù)量的統(tǒng)計（歸檔數(shù)、移出數(shù)、銷毀數(shù)、實存數(shù)等）和保管期、密級的統(tǒng)計應簡便、迅速，對檔案利用情況的統(tǒng)計（利用效果、查閱量、采用率、借用人次等）應全面、及時，并根據(jù)不同利用者的要求，提供準確的數(shù)據(jù)，并對統(tǒng)計的數(shù)字與成果進行分析研究，從中找出規(guī)律，不斷改進和提高統(tǒng)計工作的質(zhì)量。為保證統(tǒng)計精確性，需建立統(tǒng)計制度，編制必要的、切實可行的檢索工具，包括登記簿、統(tǒng)計簿、登記表、記錄簿和利用效果登記簿等。

（五）鑒定要制度化、標準化

制度化就是要配備專人，定期進行檔案的鑒定工作，對失效檔案文件必須嚴格履行銷毀審批制度；標準化就是必須根據(jù)國家制定的經(jīng)濟科技檔案管理標準，鑒別經(jīng)濟科技檔案的保存價值，把有效檔案和無效檔案分開。

（六）服務要迅速、有效

利用者查閱經(jīng)濟科技檔案時，無論從什么角度查找（按項目、專業(yè)、階段等），都能迅速而準確地查到其所需的經(jīng)濟科技檔案。

（七）設備要先進、配置合理

“廣、快、精、準”是信息化社會人們對經(jīng)濟科技檔案信息需求的特點，為了滿足這一要求，在很大程度上還必須借助于先進的技術設備和手段，即運用計算機技術、遠程通信技術和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)經(jīng)濟科技檔案的現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案信息保存無紙化、檔案信息傳遞網(wǎng)絡化和檔案檢索的自動化。

二、經(jīng)濟科技檔案科學管理的主要措施

（一）必須有一支過硬的科技檔案干部隊伍，這是實現(xiàn)經(jīng)濟科技檔案科學管理的主導因素

科學管理十分強調(diào)人的作用，所以，經(jīng)濟科技檔案的科學管理，必須有一定數(shù)量懂科學技術的科技人才，必須努力學習和研究檔案管理知識，以檔案學理論為指導，結合本單位工作性質(zhì)和專業(yè)特點，不斷總結經(jīng)驗，提高自身的素質(zhì)和檔案專業(yè)技術水平。要培養(yǎng)經(jīng)濟科技檔案專業(yè)隊伍的應變能力，以適應錯綜復雜的市場經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境對經(jīng)濟科技檔案工作的影響。另外，還要創(chuàng)造條件提高經(jīng)濟科技檔案工作人員的待遇和地位，調(diào)動他們的積極性和主動性，保證經(jīng)濟科技檔案干部隊伍充滿活力，從而最大限度地發(fā)揮科技檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。

（二）建立健全經(jīng)濟科技檔案工作的各項規(guī)章制度，是實現(xiàn)經(jīng)濟科技檔案科學管理的重要保證

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，只有健全的規(guī)章制度，才能使經(jīng)濟科技檔案工作有章可循，才能保障經(jīng)濟科技檔案的管理工作按照統(tǒng)一的規(guī)范協(xié)調(diào)一致的發(fā)展。建立健全一套合理的經(jīng)濟科技檔案工作規(guī)章制度，是一項原則性、科學性、系統(tǒng)性較強的工作，它也是經(jīng)濟科技檔案科學管理工作中一項重要的基礎性工作。其內(nèi)容應包括收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、利用等，其中收集、整理和利用應視為是經(jīng)濟科技檔案管理制度的重點。在執(zhí)行制度過程中，還應注意積累經(jīng)驗，以便修改、完善，保證科技檔案工作朝著良性的方向發(fā)展。

（三）充分發(fā)動和依靠廣大科技人員是經(jīng)濟科技檔案實施科學管理工作的基礎

科技人員，既是經(jīng)濟科技檔案的主要形成者，又是經(jīng)濟科技檔案的主要利用者。經(jīng)濟科技檔案是否完整、準確、系統(tǒng)，經(jīng)濟科技檔案能否由潛在的生產(chǎn)力轉化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，同科技人員的關系極為密切。為此，經(jīng)濟科技檔案工作人員必須加強與廣大科技人員的聯(lián)系，爭取他們的支持與協(xié)助。