淺談經濟科技檔案的管理

尹阿卓

（黑龍江工程學院 黑龍江 哈爾濱 150000）

經濟科技檔案是直接記敘和反映科技活動，并歸檔保存的文化材料，是經濟科技檔案管理工作的物質基礎。經濟科技檔案實行科學管理，就是遵循經濟科技檔案的自然形成規律和經濟科技指導工作的客觀規律，保證經濟科技檔案的完整性、準確性和系統性，而采取的一切卓有成效的管理辦法。

一、經濟科技檔案科學管理的主要標志

（一）收集要完整、準確

一切單位保管的經濟科技檔案，能反映出本單位技術活動的基本歷史面貌，經濟科技檔案完整、準確就能保證本單位生產、建設和科研等技術活動的正常運行。為保證經濟科技檔案的完整、準確，必須從經濟科技文件材料的形成和積累做起，把需要歸檔的收集齊全，核對準確，達到完整歸檔。

（二）整理要科學、系統

經濟科技檔案整理的科學、系統就是指經濟科技檔案的分類系統化，符合檔案學的基本原理，符合學科的分類規律，保持經濟科技檔案的內在聯系，反映本單位工作特點，使經濟科技檔案便于管理，便于利用。

（三）保管要安全、條理

保管安全是指通過科學的管理，必要的設施，做好防火、防盜，避免人為的破壞因素。同時采用檔案科學保護技術，防止自然破壞，最大限度地延長檔案的“壽命”。重點保護價值大的重要經濟科技檔案，建立健全檔案保管制度，把安全責任制落實到個人。條理是指經濟科技檔案保管存放有科學規律，便于調卷、回卷、檢查、核對，并要保持檔案、檔案庫房、檔案設備的整潔、美觀，以及保持二個優美的環境和良好的秩序。

（四）統計要簡便、準確

對檔案數量的統計（歸檔數、移出數、銷毀數、實存數等）和保管期、密級的統計應簡便、迅速，對檔案利用情況的統計（利用效果、查閱量、采用率、借用人次等）應全面、及時，并根據不同利用者的要求，提供準確的數據，并對統計的數字與成果進行分析研究，從中找出規律，不斷改進和提高統計工作的質量。為保證統計精確性，需建立統計制度，編制必要的、切實可行的檢索工具，包括登記簿、統計簿、登記表、記錄簿和利用效果登記簿等。

（五）鑒定要制度化、標準化

制度化就是要配備專人，定期進行檔案的鑒定工作，對失效檔案文件必須嚴格履行銷毀審批制度；標準化就是必須根據國家制定的經濟科技檔案管理標準，鑒別經濟科技檔案的保存價值，把有效檔案和無效檔案分開。

（六）服務要迅速、有效

利用者查閱經濟科技檔案時，無論從什么角度查找（按項目、專業、階段等），都能迅速而準確地查到其所需的經濟科技檔案。

（七）設備要先進、配置合理

“廣、快、精、準”是信息化社會人們對經濟科技檔案信息需求的特點，為了滿足這一要求，在很大程度上還必須借助于先進的技術設備和手段，即運用計算機技術、遠程通信技術和網絡技術實現經濟科技檔案的現代化管理，實現檔案信息保存無紙化、檔案信息傳遞網絡化和檔案檢索的自動化。

二、經濟科技檔案科學管理的主要措施

（一）必須有一支過硬的科技檔案干部隊伍，這是實現經濟科技檔案科學管理的主導因素

科學管理十分強調人的作用，所以，經濟科技檔案的科學管理，必須有一定數量懂科學技術的科技人才，必須努力學習和研究檔案管理知識，以檔案學理論為指導，結合本單位工作性質和專業特點，不斷總結經驗，提高自身的素質和檔案專業技術水平。要培養經濟科技檔案專業隊伍的應變能力，以適應錯綜復雜的市場經濟發展環境對經濟科技檔案工作的影響。另外，還要創造條件提高經濟科技檔案工作人員的待遇和地位，調動他們的積極性和主動性，保證經濟科技檔案干部隊伍充滿活力，從而最大限度地發揮科技檔案的經濟效益和社會效益。

（二）建立健全經濟科技檔案工作的各項規章制度，是實現經濟科技檔案科學管理的重要保證

“沒有規矩，不成方圓”，只有健全的規章制度，才能使經濟科技檔案工作有章可循，才能保障經濟科技檔案的管理工作按照統一的規范協調一致的發展。建立健全一套合理的經濟科技檔案工作規章制度，是一項原則性、科學性、系統性較強的工作，它也是經濟科技檔案科學管理工作中一項重要的基礎性工作。其內容應包括收集、整理、保管、統計、鑒定、利用等，其中收集、整理和利用應視為是經濟科技檔案管理制度的重點。在執行制度過程中，還應注意積累經驗，以便修改、完善，保證科技檔案工作朝著良性的方向發展。

（三）充分發動和依靠廣大科技人員是經濟科技檔案實施科學管理工作的基礎

科技人員，既是經濟科技檔案的主要形成者，又是經濟科技檔案的主要利用者。經濟科技檔案是否完整、準確、系統，經濟科技檔案能否由潛在的生產力轉化為現實生產力，同科技人員的關系極為密切。為此，經濟科技檔案工作人員必須加強與廣大科技人員的聯系，爭取他們的支持與協助。