初探加強(qiáng)電子文件歸檔工作的思索

王金玉

（黑龍江省技工教師進(jìn)修學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特征，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢。在電子文件大量產(chǎn)生的同時(shí)，如何保障電子文件有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要新問題。

一、電子文件歸檔方法和移交途徑

電子文件歸檔管理是近年來隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時(shí)歸檔和有效利用，檔案部門必須在科學(xué)推動電子文件歸檔的工作中，密切結(jié)合本單位辦公自動化和信息管理工作的實(shí)際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設(shè)之中。

1、建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用電子系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)和未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時(shí)，檔案部門要和辦公自動化信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像和視頻電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。

2、由計(jì)算機(jī)和信息管理部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。由于計(jì)算機(jī)和信息管理部門具有一定的技術(shù)優(yōu)勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計(jì)算機(jī)和信息管理部門負(fù)責(zé)。由計(jì)算機(jī)和信息管理部門具體實(shí)行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文件的“集散地”和“匯集點(diǎn)”。

必須強(qiáng)調(diào)的是，無論采取何種電子文件歸檔途徑，都必須關(guān)注電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和平安性；同時(shí)，檔案部門都必須積極參和承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理和科學(xué)利用。

二、建立電子文件歸檔管理的質(zhì)量體系

1、保障電子文件的真實(shí)性。無論電子文件的歸檔格式和其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實(shí)、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識別電子文件的發(fā)送、接收人員和時(shí)間。

2、保障電子文件的完整性。確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸檔。同時(shí)存在電子文件及相應(yīng)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件時(shí)，電子文件和紙質(zhì)或者其他載體形式的文件應(yīng)一并歸檔，并切實(shí)保證其在內(nèi)容、格式以及相關(guān)說明和描述上的完全一致。

3、保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內(nèi)容，并保證其可以隨時(shí)調(diào)用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時(shí)進(jìn)行有關(guān)電子文件的遷移工作。

4、保障電子文件的平安性。一般應(yīng)于次年的6月底之前，將上一年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔移交；有條件的單位，負(fù)責(zé)電子文件形成的計(jì)算機(jī)和信息管理等業(yè)務(wù)部門則應(yīng)當(dāng)于電子文件形成后的3個(gè)月內(nèi)，將其向本單位檔案部門進(jìn)行在線移交。

檔案部門必須將計(jì)算機(jī)和信息管理等業(yè)務(wù)部門移交的、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤，一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不答應(yīng)使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設(shè)備作為電子文件長期保存的載體。

對于采取技術(shù)手段對內(nèi)容進(jìn)行“加密”處理的電子文件，應(yīng)當(dāng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存。在存儲電子文件的載體或者裝具上應(yīng)當(dāng)注明反映其內(nèi)容的檢索標(biāo)識。在存儲涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應(yīng)當(dāng)具體注明相應(yīng)的密級和保密期限，并嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理。

三、建立“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式

電子文件和紙質(zhì)文件相比，所涉及的新問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，應(yīng)當(dāng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)和信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，各部門各司其職、各揚(yáng)所長。電子文件形成部門熟悉業(yè)務(wù)，了解電子文件歷史聯(lián)系，對于鑒定電子文件的價(jià)值富有“話語權(quán)”，是電子文件歸檔管理工作的主要責(zé)任者；檔案部門既把握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，有效地發(fā)揮統(tǒng)籌全局、把好關(guān)口的功能；而計(jì)算機(jī)和信息管理部門一方面作為電子文件的形成者，另一方面又作為設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的組織者和實(shí)施者。這種“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量。

四、提高電子文件歸檔管理人員的素質(zhì)

從某種意義上說，電子文件歸檔管理新問題是檔案管理工作中的一個(gè)新課題，需要把握新的知識理論和技術(shù)手段。而現(xiàn)有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結(jié)構(gòu)老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實(shí)踐技能的把握和應(yīng)用能力，使其盡早擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要把握豐富的檔案專業(yè)知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業(yè)知識指導(dǎo)和失去電子文件歸檔工作。其次，要把握檔案信息化、數(shù)字化知識及電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，并要具有較強(qiáng)的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。