怎樣搞好檔案業務指導工作

劉儉云

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

檔案業務指導工作,是檔案工作不可缺少的重要部分。這是一項比較細致而有比較復雜的工作，業務指導工作的好壞，它關系到檔案工作的質量，速度及發展前途，它是檔案業務中一項非常關鍵的工作，也是新時期不可忽視的工作，在這項工作中，由于工作方法和對這項這項工作的認識不同，取得的工作效果也有所不同，如何搞好檔案的業務指導工作，近從多年的工作實踐中淺談。

一、搞好調查研究，了解基本情況，有針對性地進行業務指導

在進行業務指導工作中，很重要的一環就是要了解各單位的職能范圍，文書、專業檔案的基本情況，以及我們要通過業務指導工作所要達到的目的等、解決的問題，我們做業務指導工作的同志應心中有數，要想做到這些，首先就要進行深入細致地調查研究工作，確實地掌握我們所要進行的具體業務指導的單位，文書對檔案工作的熟練程度，哪些具體業務需要我們具體地幫助解決。這些問題通過什么方法能解決，什么時間才能完成等，這些問題我們都要周密細致的安排，才能達到我們進行業務指導的預期目的。新文書剛接觸檔案工作，業務知識較淺，平時文件管理混亂，根本不符合檔案管理要求，文檔人員又不知從何下手，這樣就需業務指導人員，邊講檔案業務知識、邊進行示范，對存在的問題及時解決，即邊講、邊做、理論先行、實踐緊跟、對檔案員提出的疑難問題，及時給予解答，需領導解決的及時匯報，隨時檢查，這樣做就能達到預期的指導效果。

二、業務指導工作要具體地指導，不只靠發幾個文件，開幾次會來解決問題

具體地指導，其實就是一個工作方法問題，有的領導喜歡發發文件，開幾次會或者抓個典型開現場會，提提要求進行原則性的業務指導，把親自下去指導。具體幫助操作看成是笨的工作，我并不否認文件和會議的作用，但是把它看成是唯一正確的工作，方法就未必正確，上面講過要有“針對性”即不能千篇一律依靠開會、發文件，也不要光靠具體的面對面的業務指導，對那些兼職工作多、工作業務不熟，責任心又較差單位的檔案員，非采取這種面對面的業務指導辦法不可，否則將收不到預期效果。

在實踐工作中使我體會到，有些同志很善于應付場面，當你檢查他的工作時，他可能用非常恰當的理由來解釋未能完成工作的原因，又能用使你最信服的語句來下保證，但是你走以后，檔案照樣扔在一邊、年復一年，日積月累其結果造成多年文件成堆，對這類單位，唯一的辦法就是多做具體工作指導，與執法檢查結合、限定時間，只有這樣，才能使這個單位文書多掌握一些業務基礎理論知識、解決一些具體問題，把長期積壓的工作理出頭緒，按標準管理檔案案卷，促使這些單位的文檔工作于其他先進單位同步。

三、指導人員要熟悉檔案業務，掌握各種專業檔案整理方法

社會上各種事物是繁雜的，一個人的精力是有限的，要想達到行行都精通，那是不可想象的，要想真正達到業務指導的目的把各種專業檔案搞好，就必須掌握有關的業務知識，如會計檔案、基建、聲像檔案等，這些檔案業務知識都應熟悉掌握，否則無法進行工作，不能開展正確的指導。

我們的業務指導范圍，三縣六區及機關、企事業單位，即包括文書檔案又包括科技檔案還有污染源、低保、地名等專業檔案，由于業務門類繁多，要想在短期內全面勝任這些業務，應從以下幾方面入手：第一，要從學習入手，學而知之，不學而不知。首先要學習檔案業務，掌握專業檔案的整理方法，在每項專業檔案開始搜集整理之前，上級業務主管部門，都要把某專業檔案形成文件發到檔案部門，這些文件的具體內容，就是我們搞好某項專業檔案的一把鑰匙，我們應認真加以研究和學習，吃透文件精神，在業務指導中才能運用自如，就會熟練的用這把鑰匙開這把鎖，收到預期的效果。第二，充分調動各具體業務部門和各單位文檔人員的積極性，以這個職能部門的具體工作人員為主，我們讓她們邊干邊學的原則指導、監督，檢查，在形式上形成一個我們配合他，而不是他配合我們，這樣案卷質量能得到保障，同時又解決了我們對職能部門的業務不熟的問題。

四、創新服務基層檔案工作的方式方法，設立檔案工作QQ交流群

開通檔案工作QQ群，與基層單位檔案人員進行實時交流，針對工作中遇到的具體問題，隨時開展業務指導，設立QQ群下設3個分別是，機關部門檔案交流群、企業檔案交流群和行政村檔案工作QQ交流群。通過搭建檔案QQ交流平臺，豐富檔案業務交流的形式，創新了檔案工作服務舉措。傳統的檔案服務方式上門指導，但檔案部門的人力、物力有限，平時與基層基層檔案員接觸較少，推出檔案工作QQ交流群后，在時間與空間上拉近檔案局業務人員與檔案員之間的距離，交流與咨詢更加直接、主動，大大增加了檔案業務的咨詢量，各機關單位都參與到檔案工作QQ群當中，檔案工作得以延伸到更廣泛的社會領域，幫助基層及時解決一些在檔案業務工作中遇到的實際問題。

總之，業務指導工作是一項非常細致的工作，不但需要業務指導人員熟悉檔案方針、政策及業務知識，還要有高度的責任心，及時總結各單位存在的問題，針對各單位的實際情況，采取不同的指導方法督促、檢查，才能保質完成指導任務，工作效果才能顯著，為檔案進館奠定堅實基礎。