檔案管理者“勝任特征”的啟示

李 宏

（黑龍江省建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 哈爾濱 150000）

在檔案管理實踐中，建立檔案管理者勝任特征及其模型作為一種科學(xué)管理手段，與傳統(tǒng)的人力資源管理方式具有明顯的差異：傳統(tǒng)的人力資源管理方式大多是通過崗位分析方法達到確定任職者所需具備任職要求的目的，并在此基礎(chǔ)上進行有計劃的人員選拔、培訓(xùn)與評價活動。而檔案管理者勝任特征及其模型則是伴隨檔案管理實踐中的特定管理職位要求而產(chǎn)生的、包含多種“勝任表現(xiàn)”組合而成的一種系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，并以模型的形式描述有效地完成特定組織工作所需要的知識、技能和特征的獨特結(jié)合。應(yīng)用檔案管理者勝任特征及其模型，可以有效地克服傳統(tǒng)的檔案管理崗位分析方法難以滿足對具體業(yè)務(wù)模糊性與不確定性進行準確把握的缺憾，達到突出、彰顯檔案管理者自身價值觀以及動機、個性、態(tài)度、技能、能力、知識等特點的目的。在檔案管理實踐中將人力資源管理的崗位分析方法與檔案管理者勝任特征分析方法結(jié)合并用，可以揚長避短，更加準確地揭示優(yōu)秀檔案管理者勝任工作崗位的特質(zhì)與行為表現(xiàn)。對于各級檔案部門來說，開展檔案管理者勝任特征研究具有明顯的啟示作用：

1、建立“人崗匹配”機制、實現(xiàn)人盡其才的基本要求

建立并實際運用檔案管理者勝任特征及其模型對于形成“人崗匹配”的用人機制具有重要意義。鑒于檔案管理者在檔案業(yè)務(wù)管理、檔案信息服務(wù)等實踐活動中的特定角色定位，有必要在通過崗位分析方法確定任職要求的同時，建立以勝任特征模型為依據(jù)的“人崗匹配”機制：不僅要求知識、技能與崗位要求相匹配，更重視優(yōu)良的個人發(fā)展?jié)撡|(zhì)與崗位要求相匹配；并按照檔案事業(yè)的未來發(fā)展要求，合理規(guī)范崗位職責(zé)與管理任務(wù)，科學(xué)地確定不同管理崗位、不同職務(wù)層次檔案管理者的職責(zé)要求，便于有針對性地進行綜合考察與考核，切實形成“優(yōu)勝劣汰”、“人盡其才”的理想用人模式。

2、選拔任用檔案管理者、鼓勵優(yōu)秀人才脫穎而出

建立并實際運用檔案管理者勝任特征及其模型對于檔案管理者的選拔任用具有指導(dǎo)作用。鑒于檔案管理者在工作中的責(zé)任心、使命感、堅韌度、縝密性等個人特質(zhì)都將對其個體工作績效的優(yōu)劣程度發(fā)生較大影響，為了提高檔案工作的績效，有必要在選拔檔案管理者的過程中對此加以特別的關(guān)注，否則將會降低檔案管理者選拔的有效性；同時，也極有必要依據(jù)檔案管理者在履行工作職能過程中責(zé)任心、使命感、堅韌度、縝密性等的表現(xiàn)，選拔任用其中的優(yōu)秀者進入更高層次的領(lǐng)導(dǎo)崗位，有利于建立完善合理的人才選拔任用渠道，使檔案管理者隊伍中的“拔尖”人才能夠“脫穎而出”。

3、掌握人才成長規(guī)律、有針對性地培訓(xùn)檔案管理人員

建立并實際運用檔案管理者勝任特征及其模型，對于更好地開展檔案工作人員、特別是基層檔案工作領(lǐng)導(dǎo)者的培訓(xùn)也具有重要指導(dǎo)作用。檔案業(yè)務(wù)管理部門可以根據(jù)有關(guān)檔案管理者勝任特征及其模型的相關(guān)“提示”，參照檔案信息服務(wù)與開發(fā)能力、檔案信息服務(wù)效益意識、人際關(guān)系處理能力、個人特質(zhì)、心理承受能力、規(guī)范管理等具體要求開展有針對性的人員培訓(xùn)與提高工作，切實達到有的放矢地強化檔案管理者綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能的目的，為鍛造一支思想先進、作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)過硬、技能嫻熟的檔案管理隊伍奠定堅實基礎(chǔ)。

4、進一步強化檔案管理實踐、促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

建立并實際運用檔案管理者勝任特征及其模型還可以有效地使檔案管理者在檔案管理實踐中有所遵循、有所“參照”，幫助檔案管理者及時查找自身存在的差距與不足，及時對自身的知識結(jié)構(gòu)、管理能力、實踐技能、工作水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)等進行客觀準確的綜合評價；便于檔案管理者在日后的管理實踐中不斷提高自己的管理能力與實際水平。檔案管理者整體素質(zhì)的提高，也必然會起到進一步強化檔案業(yè)務(wù)管理、促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的積極作用。

[1]葉龍等：管理人員勝任力研究.，《中國軟科學(xué)》，2003年11期.

[2]馮明等：管理勝任特征結(jié)構(gòu)的影響因素分析.《科學(xué)學(xué)——科學(xué)技術(shù)管理》，2007年2期.

[3]何立等：基于勝任特征的員工培訓(xùn)的原理與技術(shù)，《科技管理研究》，2008年1期.

[4]葉琳琳：構(gòu)建勝任特征模型推進職業(yè)心理輔導(dǎo).《思想政治教育研究》，2008年1期.