對檔案館應急機制建設的分析

張偉城

（廣東實驗中學 廣東 廣州 510055）

一、背景綜述

突發事件大多是人命關天或對人們生活和經濟建設工作造成重大影響的事件。不少發達國家都有《緊急狀態法》，對如何應對突發事件作出明確的規定。

2003 年SARS爆發，給國人帶來了對突發事件的切身體會，SARS事件的出現，凸現了我國在突發事件應急機制方面的制度缺失，也給我們一個啟示:檔案館作為一個為公眾提供文獻信息服務的機構，應提高公共服務和社會管理水平，要加強行業安全管理工作，為此，也應建立突發事件應急機制，以保證讀者和國家財產的安全。

檔案館作為一個為保管檔案載體，提供信息服務的公共機構，建立突發事件應急機制，就是把加強行業安全管理，提高公眾服務水平，應對突發事件納入法治的軌道，以建章立制的形式，將檔案館有可能遇到或出現的突發事件告知工作人員。對工作人員進行有關處理突發事件的教育，增強群體防范意識、明確工作責任。消除檔案館里人員在突發事件發生的恐慌心理，提高科學、理智、迅速地處理各種突發事件和復雜局面的能力。并在突發事件的處理與善后過程中，依據突發事件應急機制的有關規定檢查、評價有關工作和總結經驗。

二、檔案館應急機制建設現狀及其意義

2007 年某市市政園林局檔案室發生墻內自來水管爆裂，導致檔案室受淹的突發事件。事件發生后，檔案工作人員由于缺乏科學的應急預案指導，未能及時采取得當的搶救措施，致使該市自20世紀50年代至今保存的各類檔案遭受不同程度的損毀。從這個個案可見，我國檔案機構應急機制建設存在不足，檔案應急機制普及面窄，人員實戰經驗不足，難以應付突發事件，建立健全檔案應急機制具有重要意義。

（一）檔案館應急機制建設存在的不足

1.檔案防災意識不強，預防范圍狹窄。近些年，新建的檔案館，抗自然災害的能力比較強，這難免使一些人滋長麻痹大意思想，也淡化了檔案部門對應對重大突發事件的研究，在一些突發事件面前，不是措手不及，就是束手無策，給檔案造成不應有的損失。隨著電子文件的廣泛應用，檔案信息化建設的快速推進，檔案應急管理的范圍不斷擴大。但是，目前檔案防災主要內容還一直停留在“八防”上。對于新載體的安全保管、檔案數據庫的維護，研究得不深入；檔案信息網站建設防范措施并不十分嚴謹，從這一個個側面就不難看出檔案部門對重大突發事件估計不足。

2.檔案部門間橫向聯系不緊。檔案部門應對重大突發事件不能僅限于自身的力量，必須與相關部門聯手進行。但是，多年來檔案部門缺乏同專業部門的溝通和配合。假如檔案館發生火災，消防部門不清楚檔案館的建筑構造和檔案分布情況，在滅火過程中可能對檔案造成不必要的損毀。檔案部門加強與消防部門聯系，讓消防官兵了解檔案館房的結構、檔案的門類、檔案的分布，共同制定消防措施，必將達到事半功倍的效果。

3.檔案館防災應急技術設備落后，檔案管理人員缺乏防災實戰演練的經驗。當前，檔案部門普遍存在投入少、資金缺、技術落后、設備陳舊的問題。且不說在重大突發事件來臨時難以迅速轉移檔案，就是必要的日常管理設施也難以完備，更不能奢望及時采用先進技術。這具體表現為不能按時足量更換和配備消防器材，防盜、防火自動監控系統的安裝覆蓋率更是低下。近些年，常見檔案部門組織開展諸如防火等演習，但是實際效果并不理想。緊急關頭不會使用消防器材，打不開庫房、卷柜門，找不到電源開關和聯系電話的現象時有發生。這說明很多演習只注重了形式和過程，沒有注重實踐和對檔案人員心理素質的磨煉，也說明檔案部門還沒有完備的行之有效的應急措施。

（二）建立檔案館防災應急機制的意義

突發事件的發生除其具有突發性外，往往還具有不確定性、不可預料性以及不可抗拒性，由此產生的災害將直接危及檔案的安全，還將直接關系到國家安全和經濟社會發展的大局，更關系到人民群眾的生活和生命財產的安全。因此，檔案館要結合自身實際情況，建立健全檔案館安全應急處置預案，形成“橫向到邊，縱向到底”的預案體系，完善安全監督和管理的工作機制，增強檔案工作者的防災意識，提高應急反映、協調配合和有效處置突發事件的能力，做到常備不懈，隨時準備應對可能發生的各類突發事件，有效避免、防止和減少危害檔案安全事件的發生，確保館藏檔案的安全。

三、如何建立檔案館安全應急機制

（一）檔案館安全現狀評估體系

檔案館安全現狀評價，就是通過對檔案館服務系統運行現狀及安全管理情況的調查分析，進行危險、有害的因素識別，并做出危險、有害因素危害程度的評價。通過該評價，可以找出檔案館日常管理存在的危險、有害因素并確定危險程度，提出合理可行的安全對策措施及建議。

檔案館安全現狀評價涉及館藏資源、管道系統、安全防護、建筑物結構和相關配套輔助設施及管理制度等方面內容，評價其是否符合安全規范要求。安全現狀評價的內容包括：（1）危險、有害因素辨識；（2）采用科學合理的安全評價方法對危險、有害的因素進行評估；（3）對發現的事故隱患，根據量化的安全狀態參數值，進行整改優先度排序；（4）提出安全對策和建議。

檔案館安全現狀評價的工作程序應該包括：（1）確定安全現狀評價范圍。（2）通過對檔案館管理流程進行詳細分析，辨析可能存在的危險、有害因素及其分布，并根據評價對象的特點，選擇合適的安全評價方法。（3）科學、合理地分析安全評價。通過查閱相關資料、現場檢測及與檔案館工作人員座談，對每一安全評價對象進行分析，對其可能存在的危險、有害因素進行分析評價。（4）確定評價結論，并完成安全現狀評價報告。

檔案館安全現狀評價要有重點、有步驟進行。重點對安全管理制度、安全管理組織、檔案館主體、安全防護設施等內容，運用選定的分析方法對存在的危險、有害因素和事故隱患逐一分析，確定事故隱患部位、預測發生事故的嚴重后果，同時進行風險排序，結合現場調查結果以及同類事故案例分析其發生的原因和概率，模擬發生災害性事故時的破壞程度和嚴重后果，為制定相應的事故隱患整改計劃、安全管理制度和事故應急救援預案提供數據。

檔案館安全管理制度應當重點評價：該館在安全管理方面是否有主要負責人、分管負責人和安全管理人員，是否建立健全崗位安全責任制；是否建立安全教育、培訓制度；在重要場所是否有防火、防水、防潮、防高溫等警示標志；是否建立了安全檢查、事故調查處理、獎懲等規章制度；是否建立健全事故應急救援預案等具體評價內容有：（1）安全責任制的人員構成；（2）安全責任制的公示形式；（3）事故應急救援預案的可行性；（4）主要負責人、安全管理人員的安全知識和管理能力培訓、考核辦法的規范性；（5）警示標志的規范性和完整性。

安全管理組織評價主要包括員工的安全培訓、安全警示標識設置、事故應急救援預案的設計與演練等內容。檢查并評價圖書館是否采取辦培訓班、專題講座、安全技能等訓練等形式，進行安全知識和安全技能的培訓，以不斷提高檔案館工作人員的安全意識和避險組織及自救自護能力。安全警示標識有提示和警示作用，在重要、危險場所需配有易于理解的警告或提示。事故應急救援機制是針對最可能發生的事故專門設計的應急救援措施，包括主要救援機構和人員的配備、館內應急資源的配備、其他救援資源的調節和協調等。通過演練，可以提高事故處理的正確性和救援效率，最大限度降低事故損失。

檔案館主體的安全現狀評價包括整體布局、周邊環境、檔案館建筑結構設計、館內設備設施和資源存儲情況等，要重點注意檔案館在防火、承重能力和安全通道等方面存在的安全隱患。在評價時要全面考慮，既評價設備本體安全，又評價輔助設施的安全，以及防護設施的完備情況。網絡安全系統不完善，也容易受到外部人員的網絡攻擊，網絡安全現狀評價也要內如評價范疇。

安全防護設施重點評價防火防潮防光設施、安全通道和公共衛生三個方面。防火設備及裝備的規范性、完備性程度對于預防和控制火災起著重要的作用，防潮防光設備有利于檔案長期和完好保存，均應引起重視；安全通道評價要充分考慮人員疏散和合理設計，還應對市內設施布局的通道進行評定；公共衛生方面，長期保存和通風較少的檔案文獻一般帶有可傳染性的病菌，檔案館應采取相應的殺毒消菌措施。

檔案館應當依據安全評價報告編制事故隱患整改方案和實施計劃，完成安全評價報告，并根據報告結果，提出消除安全隱患的建議和措施。

安全現狀評價報告，建議參照如下所示的主要內容。

（1）前言

（2）目錄

（3）評價項目概述

a評價項目概況；

b評價范圍；

c評價依據。

（4）評價程序和評價方法

a評價程序；

b評價方法。

（5）危險、有害因素分析

（6）事故原因分析

（7）對策措施與建議

（8）評價結論

（二）檔案館防災應急和搶救機制

檔案館防災應急和搶救機制是檔案保存機構機構為消除潛在的危險和將預料之外的災害的破壞性影響減少到最低程度而制定的一系列成系統的應對方案，包括對災害的預防和準備措施、災害發生后的響應機制和步驟、災害過后的恢復措施以及在這些過程中的人員配備、權責劃分等。有四個基本要素:(1)預防。對災害要防患于未然，根據實踐利用科學知識合理設想未來可能會發生的災害，扼殺現實中可能引發災害的苗頭;(2)準備。對災害要未雨綢繆，在災害發生之前就做出響應和恢復計劃，對人員進行災害處理的培訓，儲備必要的資源和技能;(3)反應。在災害情境出現時，相關人員要及時出擊，在有限的時間內盡可能多地搶救人員和重要的物資，遏制災害事件的擴大;(4)恢復。災害過后，運用資源、人力進行恢復和重建工作，將災害的損失最小化。

檔案館防災應急和搶救機制是檔案館處理災害過程中的行動綱領，是加強人員安全和檔案保護的工具。它由三個特點：(1)全面系統性。應急預案對上級與下級、人員與物資、自身與外部、平時與“戰時”、庫房與外部環境等方方面面的關系做出規定;(2)簡明、易于操作。災害不會留給人們思考的時間，人們必須在最短的時間內依據應急預案的規定做出正確的判斷和決策;(3)靈活機動性。無論是自然災害還是人為災害，其規模、程度都具有不確定性，其過程中的偶然因素更是讓人們始料不及。這就要求檔案人員在災害過程中發揮主觀能動性，按照應急預案確定的原則，果斷處置。

制定、預演、完善是防災應急和搶救機制的三個不同的方面，三者作為一個有機聯系的整體，相互影響。

按照對災害的處理程序，防災應急和搶救機制的制定主要由以下幾部分:(1)總則。包括應急預案針對的可能出現的災害和應急預案的領導機關及職責;(2)保障人員安全的措施;(3)災害發生后的響應機制和步驟;(4)對不同災害的具體應急措施;(5)如何開展恢復工作;(6)附錄。包括檔案館的平面圖、人員疏散方案、工作人員分組名單、檔案館及相關單位的電話表、搶救出檔案的排列順序、現有應對災害的補給品等。預案要求檔案人員具有足夠的經驗和技能，所以，預演是必不可少的。日常演練實際上是通過對突發事件的動態模擬，使指揮人員與執行人員獲得練習的機會，從而降低突發事件決策的難度和風險，減少行動上的失誤。進行演練正是要幫助檔案人員和搶險人員熟悉該機制的工作要求和程序，保證他們對救災設備、物資能夠熟練地操作和運用，在培養良好技術素質的同時，鍛煉良好的心理素質。

檔案館防災應急和搶救機制應根據實際情況的變化及時更新。如果機構人員、重點部位、物資裝備、檔案存址等情況發生變化而不能及時調整，將不可避免地造成機制低效，甚至失效。此外，根據國家相關法律法規的制定、修改和完善，以及應急處置和演練過程中發現的問題和出現的新情況，檔案防災應急和搶救機制也應及時修訂。

四、結束語

檔案館是長期保管檔案的機構。我們應居安思危，從重視檔案的價值出發，將安全管理放在首位。開展檔案館應急機制建設，及時發現危害檔案安全的因素，建立各項安全管理制度，提高檔案工作人員的安全知識和技能，最大限度減少各種事故的發生，降低檔案損失。

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