檔案管理中“賬外”文件收集的難點及對策

劉艷秋

（淮北礦業(yè)集團公司檔案館 安徽 淮北 235006）

檔案管理中“賬外”文件收集的難點及對策

劉艷秋

（淮北礦業(yè)集團公司檔案館 安徽 淮北 235006）

“賬外”文件來源涉及到立檔單位的各個職能部門，貫穿于各項工作活動之中，分散在各方面工作的經(jīng)辦者手中。要建立健全由專職檔案人員和各職能部門兼職檔案人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各自的崗位責(zé)任，按職能分工，把應(yīng)歸檔的“賬外”文件列入辦公室及其他各內(nèi)部機構(gòu)的歸檔范圍，按照歸檔范圍所規(guī)定的內(nèi)容積累和保管好歸檔材料。

檔案管理；賬外文件；收集歸檔

作為文書檔案管理人員，感觸最深的就是：檔案工作較難的是文件材料的收集，而最難的則是“賬外”文件材料的收集。“賬外”文件材料收集難，到底難到哪里，應(yīng)當(dāng)采取哪些對策？本文就這些問題談幾點粗淺的看法。

1 “賬外”文件材料收集的難點

“賬外”文件，通常是指未經(jīng)文書部門登記，在收發(fā)文登記簿上無“賬”可查的文件。因為“賬外”文件未經(jīng)文書部門登記，因而不僅文件形成過程難以控制，而且事后收集也特別困難，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 檔案管理人員收集“賬外”文件力度不足

“賬外”文件是一個立檔單位領(lǐng)導(dǎo)和各內(nèi)部職能機構(gòu)形成的內(nèi)部文件材料，涉及面廣，每個工作人員在參與職能活動中都可能隨時產(chǎn)生和形成文件材料，而檔案人員不可能直接參與各職能部門的活動，無法知道有哪些文件形成。要是沒有單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和綜合部門出面協(xié)調(diào)，沒有一定的制約手段，僅靠檔案人員到領(lǐng)導(dǎo)和各部門中去收集零星文件比較困難。這些文件材料遲遲不交出來，檔案人員無能為力。到時候就會導(dǎo)致經(jīng)收發(fā)文登記的文件一份不少，而非常重要的“賬外”文件材料卻寥寥無幾的情況出現(xiàn)。

1.2 直接手寫的原始記錄難以收集

“賬外”文件不僅沒有經(jīng)文書部門收發(fā)文登記，而且有許多是未打印的手稿，書寫格式不正規(guī)，紙張參差不齊。有的單位沒有統(tǒng)一的會議記錄簿，領(lǐng)導(dǎo)的會議講話、會議上討論決定的事項，以及日常處理的事務(wù)，事無巨細，統(tǒng)統(tǒng)記在自己的筆記本上，小小的一本筆記本，集中反映了一個單位的基本活動和歷史面貌，非常有查考價值。但筆記本是個人的的私有財產(chǎn)，記錄者一般是不會輕易交檔案室保存的。還有隨著現(xiàn)代通信設(shè)備的發(fā)展，現(xiàn)在向上請示和匯報工作，向下通知和答復(fù)問題，大都用電話直接聯(lián)系，有不少單位沒有建立電話記錄制度，即使有電話記錄簿也不歸檔。難怪有一些單位歸檔的請示沒有批復(fù)，其實有的是通過電話答復(fù)的，只是沒有在請示的文件上注明罷了。還有相當(dāng)多的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，甚至包括檔案人員，認為歸檔的文件材料要求規(guī)格統(tǒng)一，字跡端正清楚，并經(jīng)過打印，這樣整理后的檔案整整齊齊，清清爽爽，幾乎都是清一色的紅頭文件，看上去舒服。現(xiàn)在還出現(xiàn)了一種新的情況，就是很多單位都用電腦打印文件，有不少同志為了圖方便，一邊在打印稿上校對，一邊作修改，校對幾次就修改幾次，幾經(jīng)修改，原來的底稿等于作廢。因此往往把重要的修改稿，底稿及其他的一些原始稿統(tǒng)統(tǒng)扔進廢紙簍里。原始記錄性是檔案的最主要特點，扔進紙簍里的原始記錄材料，有不少是很有價值的，甚至是最有價值的，棄之非常可惜。

1.3 “賬外”文件的執(zhí)筆者或經(jīng)辦者舍不得把文件材料交出來從我們調(diào)查的情況看，一些單位的綜合檔案室名不副實，保存的只是文書檔案，而這些文書檔案只是這個單位的綜合部門——辦公室經(jīng)辦的，大都經(jīng)收發(fā)文登記的文件。至于其他業(yè)務(wù)部門形成的各種專門文件，如集團社保中心形成的社會保險文件、安監(jiān)局形成的事故文件以及計劃建設(shè)部形成的投資審批文件等，基本上都分散保存在各部門和個人手中。他們對自己形成的文件材料看得很重，作為個人的勞動成果保存起來，為了今后查找方便，舍不得交出來，即使調(diào)離單位或崗位，仍把這些文件材料隨身帶走。還有些領(lǐng)導(dǎo)認為會議記錄和科技材料是保密的，擔(dān)心交給檔案人員保管會泄密，因而長期由自己保存。

2 對“賬外”文件收集應(yīng)采取的對策

2.1 增強全員的歸檔意識

切實加強《檔案法》和檔案工作重要性的宣傳，增強全員的歸檔意識。有的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員由于忙于日常事務(wù)，無暇顧及文件材料的歸檔；有的同志以為檔案人員只要把經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料歸檔就行了，平時自己記載的一些文字材料算不上是文件，用不著歸檔。所有這些問題，集中反映出檔案意識淡簿的問題。作為檔案部門和檔案人員，必須加強《檔案法》的宣傳，其中要突出宣傳《檔案法》中關(guān)于“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有”的條款，宣傳檔案的重要作用，以增強領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員的歸檔意識，能夠把反映本單位真實歷史面貌的各方面文件材料完整的保存下來，統(tǒng)一交檔案室集中保管。

2.2 下大力氣做好文件材料的收集

檔案人員要增強事業(yè)心和責(zé)任感，下大力氣做好文件材料的收集。文件材料歸檔完整與否，在一定程度上取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感。筆者是一名檔案管理人員，深知檔案工作的重要性。不可否認，有一部分檔案人員覺得檔案工作是件苦差事、不實惠，認為文件材料越少，檔案整理和保管的工作量就越小，多收不如少收，少收少事，多收多事，收集“賬外”文件是自討苦吃。有的檔案人員不敢大膽向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門收集文件，碰上幾個“釘子”就退縮，不再上門催交。為此，應(yīng)當(dāng)多向檔案人員講述檔案工作崗位光榮、責(zé)任重大的道理，樹立愛崗敬業(yè)精神，以強烈的事業(yè)心和責(zé)任感做好文件材料的收集工作。要求檔案人員努力做到以下幾點：一要積極主動參與單位的重大活動。一方面可以現(xiàn)場拍照、錄像，一方面可以跟蹤收集在活動中形成的各種文件材料。二要做有心人，處處留心收集。如上級領(lǐng)導(dǎo)出席本單位會議或視察時的講話稿，本單位有關(guān)同志在會上的發(fā)言稿，檔案人員應(yīng)當(dāng)場收下來，以免會后帶走，再收就難了。又如各部門在上報材料蓋章發(fā)出前，發(fā)現(xiàn)應(yīng)歸檔的，就留一份。要是僅一份手稿，就重新抄一份，或復(fù)寫、復(fù)印一份存檔。還有平時發(fā)現(xiàn)各部門有價值的文件和資料還沒有歸檔的，應(yīng)要過來存檔。三要不怕丟面子、碰釘子。收集文件材料，檔案人員完全是出于事業(yè)心，是對歷史負責(zé)，對后人負責(zé)，就不要怕丟面子、碰釘子，一次兩次收集不起來不要緊，還可以再去催交，不厭其煩，不怕得罪人，動之以情，曉之以理，盯住不放。為了確保文件材料的完整齊全，在收集工作上，檔案人員要敢當(dāng)“厚臉皮”。

2.3 建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

“賬外”文件來源涉及到立檔單位的各個職能部門，貫穿于各項工作活動之中，分散在各方面工作的經(jīng)辦者手中。為此，必須建立由辦公室專職檔案人員和各職能部門兼職檔案人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各自的崗位責(zé)任，按職能分工，把應(yīng)歸檔的“賬外”文件列入辦公室及其他各內(nèi)部機構(gòu)的歸檔范圍。檔案人員應(yīng)當(dāng)通過一定途徑，熟悉各個職能部門的基本活動和各類文件材料的形成規(guī)律，充分征求各方面的意見，制定出一個按內(nèi)部組織機構(gòu)或人員職能分工的、內(nèi)容比較具體、全面而又有明確針對性、易于操作的歸檔范圍，使每一份文件材料的形成者明確自己的責(zé)任，避免因歸檔范圍不清楚而隨意損毀文件材料的現(xiàn)象發(fā)生。同時，各內(nèi)部機構(gòu)或工作人員都要按照歸檔范圍所規(guī)定的內(nèi)容積累和保管好歸檔材料的任務(wù)，保持一個立檔單位各類檔案材料的完整齊全。并且由于各類歸檔材料的形成對象明確，檔案人員收集時要有準(zhǔn)確的針對性和有效性。只有這樣，才能切實把那些不易控制和收集的“賬外”文件集中起來，包括條例、會議文件、會議記錄、會議紀要、圖表、計劃、總結(jié)、匯報材料、規(guī)章制度、登記表、名冊、調(diào)查報告、訪問記錄、合同契約、各種統(tǒng)計報表、各類證書、上級領(lǐng)導(dǎo)人來本單位視察及本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人進行重要活動的照片等各種文件材料，根據(jù)平時設(shè)置的歸卷類目積累，按規(guī)范化要求系統(tǒng)整理，由綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。

尹雪梅］