淺談公益林管理站檔案的利用與服務

張 俊

（新疆布爾津縣公益林管理站，新疆 阿勒泰 836600）

進入21世紀，檔案事業在社會發展過程中的地位日益重要，尤其在當前，檔案的價值與其開發、利用、服務程度對一個單位更是有著舉足輕重的作用。檔案資源如何進行開發利用與服務，是擺在檔案管理工作者面前的重要課題。

1 公益林管理站檔案利用的價值體現

檔案記載著歷史，有著極為重要的現實價值：其一，檔案作為各種文件、信息、材料的匯總，其來源于工作實踐，同樣指導著工作實踐。在檔案工作實踐中，我們可以通過縱向若干年的歷史檔案資料或具有典型意義的某段歷史，為單位發展提供經驗規律，為我們創新思路。其二，檔案工作本身就是一種重要的社會行為，與其他部門的社會實踐活動有著密切聯系。“紙筆千年會說話”，檔案資料的原始憑證作用在經濟社會中的作用日益突出，為人們解決歷史遺留問題提供了可靠的依據。從這一角度來說，檔案的價值是無法估量的。

1.1 檔案對公益林管理站的經濟價值體現

布爾津縣公益林管理站承擔著國家天然林保護、三北防護林建設和生態公益林建設等重大項目的建設任務，文書檔案管理工作成效直接影響和制約著其的建設和發展。公益林管理站的生產經營活動始終圍繞著森林資源的培育、開發和利用。森林資源建檔及檔案管理工作，不但掌握森林資源動態變化趨勢，而且還能科學評價森林經營利用效果，為編制林業規劃、計劃和合理安排各項生產提供有效依據，從而最大化地提升本站的經濟效益。

1.2 檔案對綜合管理的社會價值體現

社會價值是檔案價值的最終體現。通過本管理站所存儲的文件材料，可以清楚認識到公益林管理站發展的各個歷史時期的政策變化、單位發展變化及其結果，體現了檔案文件實現單位范圍內社會秩序的效果。

1.3 檔案對知識利用的創新價值體現

檔案記載著歷史，它所包含的豐富的社會知識和科學文化知識，為現階段知識的創新再利用提供了各種必要的基礎材料。變存貯型為研究服務型，深層次地開發檔案信息產品，編研檔案信息精品，把所藏檔案信息充分發揮出來。在嚴肅的科學分析之后，必將產生新的符合實際的知識點，對單位發展起到不可估量的作用。

2 公益林管理站檔案管理服務的現實選擇

當前，檔案事業雖然隨著信息化社會的建設快速發展。但是，很多人對檔案工作的認識仍存在著偏差。僅僅簡單地認為檔案工作就是保管檔案，把那些紙質的文件、信息、合同等資料存儲起來，更有甚者竟把檔案部門想象成保密部門，天機不可泄露。這些偏差勢必制約檔案工作的正常發展。因此，筆者認為，本站檔案工作要想充分發揮其作用，必須緊密聯系工作實際，從檔案管理服務入手，提高檔案利用率。

2.1 轉變服務意識，強化檔案信息服務功能

信息服務的目的就是最大限度地滿足利用者的需要，要求及時、準確、系統地提供檔案信息。就目前來說，本站檔案服務基本上是接待閱覽、編印檔案史料等，形式單一，沒有發揮出檔案工作應有的作用。

首先，服務方式必須由“被動式”轉變為“主動式”?！暗瓤蜕祥T”的傳統服務方式封閉了本站檔案信息體現價值的眾多途徑，與當前社會信息化發展趨勢極不協調。因此，我們必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，樹立檔案工作以服務、利用為中心的觀念。具體措施應當為：研究檔案利用者的利用需求，主動提供檔案信息；編制多樣化的檢索工具，形成一個全功能、高效益的檢索系統；加強檔案編研工作，將檔案的精華系統全面、集中地向領導決策者、科研工作者提供；進行有效的檔案宣傳、交流，提高檔案的管理和利用等。

其次，檔案信息服務內容應當由單一型向多元化發展。主要是通過現代電子技術建立檔案信息庫、檔案信息共享機制等。如檔案信息資源的數字化開發與利用、檔案信息的網絡化組織管理等都是本站今后檔案管理信息化的主要內容。當然，在利用現代科技擴展檔案信息服務內容的同時，還應考慮到本站檔案信息的組織方式、檢索方式、獲得方式具有復雜性、多樣性、專業性、技術含量高等特點，對檔案管理者的使用能力也要進行相應的培訓。

第三，檔案資源應當由封閉向開放轉變?，F代公益林管理站的發展，其需要掌握的信息是全方位、立體式的，不僅需要自身的檔案信息資源，還需要地區、自治區林業系統及系統以外單位的信息資源支持。因此，網絡環境下，本站的檔案信息資源應當著眼于檔案部門獲取檔案信息、提供檔案信息的能力，檔案部門除了充分開發利用自身檔案信息資源外，還必須積極構建利用外部網絡信息資源體系。如在建設本身檔案信息資源庫的同時，可以將自己納入全地區林業檔案信息網絡資源庫中，以此實現信息資源共享。

第四，檔案信息服務手段應當由傳統向現代轉變。隨著以計算機技術為主體的現代信息技術的廣泛應用，檔案信息服務也隨之發生了巨大變化，更快、更多、更便捷，是現代檔案信息管理發展的必然趨勢。在公益林管理站的實際工作中，會涉及到一些查閱公益林資源檔案的情況，現在的方法基本上還是通過借閱文本檔案原件的方法來進行，有時甚至是通過指派專人的方式進行，增加了工作量。比如阿勒泰地區林業局要查閱本單位自2005年實施河谷林封育項目以來，封育區內樹苗生長情況，我們需要到林區拍照，派專人攜帶照片、文字材料送往地區林業局，或把這些材料裝成一個檔案袋帶往地區林業局。這不僅耗費人力、物力、財力，且效率也不高。如果實現了公益林資源檔案的網絡化、信息化，我們可以直接通過公益林資源數據庫查詢功能進行調閱、更新、傳送，就可以迅速、準確地為地區林業局領導提供所需的相關公益林管理信息，為地區林業局決策做好保障工作。當然，這是我們公益林檔案工作信息化建設的發展趨勢。

2.2 熟悉檔案資源，廣泛收集檔案信息

檔案信息資源是開發利用的物質基礎，沒有檔案信息資源，檔案工作就成了無源之水、無本之木，“利用服務”只能是一句空話。因此，多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，把坐等收集檔案信息變為主動上門采集檔案信息。因此，目前本站檔案管理工作的一個重點就是面向部門、面向職工、面向社會、面向市場收集檔案信息材料。一方面要放寬眼界、放大視覺，將一切有保存價值的檔案與本站發展有關聯的資料、文獻、實體納入檔案收集范圍。比如，在我們公益林管理站，每年都有50名森林管護員負責為所轄林區拍攝照片、記錄聲像等特殊檔案材料，并及時存儲到數據庫中，使之成為可利用的數字化檔案，為上級林業部門提供更為豐富的信息。另一方面，充分利用工作特點，通過熱情、主動的服務，努力形成本站檔案信息資源利用與收集的良性循環。

熟悉“家底”是開展利用工作、主動服務的重要條件。只有對各類檔案從知之皮毛到全面嫻熟，對檔案工作各環節都應付自如，對室藏檔案內容、數量、存放位置“如數家珍”，做到心中有數，才能有效地進行開發利用，為利用者提供高效、優質的服務，為本站發展提供決策保障。

2.3 做好基礎工作，開發利用檔案信息資源

檔案信息資源的收集、整理、存儲、檢索、傳輸等是檔案的基礎工作。本站檔案管理雖然有了長足進步，但在基礎工作的各個環節，仍存在或多或少的問題，在程序規范和科學方法的應用上，還有一定的缺陷。因此，本站檔案在基礎工作方面應當做到以下幾方面：

2.3.1 評查案卷，去粗取精

在本站檔案管理中，存在一些保管期限不準、重份或無查考價值的文件，刪除這些可有可無的文件可以節約儲存空間，提高查閱效率。

2.3.2 重組案卷，規范歸檔

在檔案管理實踐中，存在一些組卷過厚、內容混雜的案卷，還有一些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，都需要重新填寫、組卷。

2.3.3 嚴格按檔案工作規程辦事

檔案工作要從基礎、從點滴、從細節做起，嚴格按照相關法律、法規及各種規章制度進行收、發文登記，立卷，組卷，歸檔工作，做到來文即轉、來圖即發、來檔必歸，有效保證文件資料的齊全，并將歸檔文件目錄及時錄入微機，提高工作效率和利用效率。因此，檔案工作人員應當從實際出發，結合計算機管理檔案的技術要求，提高錄入水平，從而保證分類準確、檢索快速，達到檔案管理的規范化和標準化。

2.3.4 檔案人員必須轉變服務意識

樹立“以利用者為中心”和“用戶至上、周到服務”為宗旨的服務意識和質量意識。在服務過程中，百查不厭，百問不厭，既要熱情又要細致，既要主動又要超前，既要周到又要靈活，從而提高服務效率，優化服務質量。

3 結束語

開展檔案編研工作是開發本站檔案信息的有效途徑之一。本站檔案信息開發主要在于林業資源的利用、生產經營狀況和科研技術等資料的提取、編研。在編研時，應當根據工作重點，主要把握林業資源特色、生產經營特點、科學技術應用等，有針對性、實用性地進行選題和編寫。比如，本站管理著國家級重點公益林4.087萬hm2，有88個林班、1 338個小班，各林班資源、人事檔案材料基本上是以紙張為主的存儲介質，難以永久保存，容易受到外界環境的影響而損壞，而且占用空間大，相應的管理成本也較大。如果能建立一套林班資源檔案數據庫，實現林班資源檔案信息的電子化、信息化，達到更新及時、調閱方便、遠程共享的目標，上級林業部門就能夠及時、快捷、方便地了解本單位森林資源、林業管理等相關情況，為上級部門判斷、決策提供方便。

總之，只有在開發利用檔案信息資源方面最大限度地滿足本站各項工作的需求，檔案的價值才能得到充分體現。