淺談房產檔案的數字化管理與應用

李明菊

（秦皇島巿住房保障和房產管理局 河北 秦皇島 066000）

淺談房產檔案的數字化管理與應用

李明菊

（秦皇島巿住房保障和房產管理局 河北 秦皇島 066000）

房產檔案數字化是利用計算機技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術手段把各種載體的房屋產權檔案轉化為數字化的檔案信息，從而實現數字化形式的資源共享。本文通過分析房產檔案數字化意義，針對應采取的管理措施及應用效果進行探討。以期通過本文的闡述為建立檔案數字化，實現數字化城市打下良好的理論基礎。

房產檔案；數字化；信息化；管理措施

1 房產檔案數字化的意義

1.1 房產檔案數字化是信息時代發展的需要

我們現在所處的21世紀是信息化時代，信息時代的最大特征是幾乎所有的信息都可能被轉化為可被計算機識別和處理的數字化代碼管理。信息時代又被稱為數字化時代 檔案信息是國家經濟建設與社會發展的基礎性信息資源，信息產業是21世紀的經濟主導和支柱產業。現階段，如何搶抓信息時代發展的機遇，順應潮流.加快信息化建設，發揮房產權屬檔案信息資源的優勢，這是擺在房屋登記部門面前緊迫而緊要的發展課題。只有認清這個形式，大膽實踐，才能抓住機遇，做到與時俱進。當前，我國許多城市正在實施數字化城市的規劃和建設，房產檔案的數字化建設是數字城市的重要組成部分，應超前于數字城市建設發展速度。

1.2 房產檔案數字化管理是強化規范和服務社會的需要

以房屋登記管理部門整個工作流程為基礎，將產權管理、產籍管理 (即權屬檔案管理)、圖形管理三大部分有機結合起來，所有業務環節都納入管理系統在計算機網絡里完成，實現全程計算機監控管理，不僅能保證房屋登記辦證方便快捷、安全可靠，縮短業務時間，提高工作效率，更重要的是能夠數據共享、資源共享，規范業務辦理流程，規范權屬檔案管理。解決房產行政管理和房產檔案管理工作中的一些不利因素。

1.3 房產檔案數字化管理是檔案安全保護的需要

傳統的房產檔案保存方式一直是采用柜架式紙質保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，而且檔案長期高頻率地調用容易損壞，房產權屬檔案數字化管理不僅能夠將館藏檔案內容保存到計算機中，將紙質載體變為磁盤載體，有效管理好日益龐大的檔案信息，而且能夠利用計算機進行檔案自動分類、整理、排序、調閱、統計等業務工作。利用檔案時.不用查找檔案原件，使得檔案原件能夠得到更好地保護，延長了檔案的壽命，避免了檔案的丟失。同時房產電子檔案副本異地保存，保證了房產檔案資料在出現天災人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。

2 房產檔案的數字化管理措施

房產檔案數字化管理是—項系統工程必須提高認識，合理規劃，創造條件、分步實施。

2.1 提高數字化管理的認識，建立完整規范的檔案資料

房產檔案數字化的目的是最大限度地提供利用，滿足社會需求，如果檔案資料不真實，不完整，不規范，就失去了數字化的意義。目前，國內絕大部分城市的房產管理部門都是采用計算機系統進行登記發證，并采用局域網、數據庫技術對登記信息進行管理但實現房產檔案數字化的地方并不多。為了實現房產檔案數字化首先要解決思想認識上的問題必須充分認識房產檔案信息資源的重要意義，要便其利用價值充分發揮出來。其次是要確保房產檔案資料的完整和真實，確保檔案資料字跡清楚，排序符合規定，對數據質量、圖像進行檢查，保證準確無誤，為數字化管理工作打下基礎。

2.2 制定房產檔案館數字化建設發展規劃，并分階有步驟地實施

在數字化建設過程中，必須充分考慮到各地房產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的庫存檔案，以及每年數量激增的新檔案，分別規劃設計合理的建檔流程。對庫存檔案，可以考慮將利用率高、當前有效的權屬登記資料先行建檔，以保證數字化檔案庫能在較短時間內產生利用價值；新增檔案的數字化過程最關鍵的是不能影響日常的登記發證工作，建檔工作可安排在發證后、實物歸檔前進行。

2.3 進—步完善房產權屬檔案數字化標準

國家檔案局就電子文件檔案制定了標準為全國性電子文件管理提供了標準、規范。房產檔案的特性決定了其管理的獨特性如果沒有統一的標準和規范，必將使其利用效果大打折扣。因此當務之急就是要盡快建立—套適合房產管理的數字化檔案標準規范和指導各地的房產檔案現代化管理工作，最終建立起—個標準的房產檔案數字化利用平臺。

2.4 規范數字化檔案開放范圍和使用權限

對于一般性的查詢、檢索，無論是傳統服務還是遠程服務均可無償提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務。同時，應設立相應的訪問權限，公眾可以在公共網上查詢、利用開放的檔案，而對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。

2.5 加快培養既懂房產業務，又精通數字化檔案管理的人才數字化檔案管理是一項跨學科、實踐性較強的工作，需要既懂房產業務又精通數字化檔案管理的復合型人才。這種復合型人才是當前房產檔案管理中迫切需要的。從長遠來看，必須建設一支以管理人才為基礎、以復合型人才為重點的人才隊伍。數字化房產檔案管理人才應具有較全面的知識結構、敏銳的信息意識、良好的道德和較強的業務能力，以適應數字化檔案建設和管理的需要。

3 房地檔案的數字化的應用效果

3.1 實現房產檔案的多樣化查詢

如在電子圖上指到某一幢房屋，即可知道該幢房屋的層次、面積、結構等房屋基本信息，同時也可查到該幢房屋的戶數、產權人、面積、共有情況、分戶圖等產權基本信息。反之，也可以根據房屋坐落、產權人姓名或房產證號等信息查詢到對應的電子產籍圖上的具體位置和周圍配套設施等；甚至可以根據商品房預售許可證或商品房備案合同編號查詢到所在樓盤位置、預銷售信息等。

3.2 強化圖上查詢統計功能

如在基礎地形圖上劃定相應范圍，就可提供該范圍內所有房產信息的綜合查詢、統計及查詢結果等情況的打印輸出，還可實現圖形輸出打印和專題圖制作及輸出。利用這些功能可對一個物業小區范圍內的房屋情況進行統計，并可在此基礎上對房屋進行一系列的凍結查封限制、物業管理、拆遷管理等操作。

3.3 發揮數字檔案和檔案原件相互補充、有機管理的優勢

系統可以利用計算機數碼成像技術，建立三維虛擬檔案庫房管理系統，實現數字檔案和檔案原件的一一對應管理。在電腦虛擬庫房內，任意打開檔案架，即可動態顯示檔案。系統會自動進行碰撞檢測，提供導航圖標，引導操作人員打開檔案柜，方便快捷地找到相應的查詢內容，提取檔案，并提供顯示、打印等服務功能，同時對檔案查閱建立相應的權限管理限制，確保檔案實物及電子信息的安全。

3.4 便于對檔案利用情況的管理

系統對每筆檔案的利用情況都會作詳細記錄，包括借閱人、借閱時間、借閱內容、歸還時間等信息，需要時可按照時間段對檔案的利用情況進行統計匯總。

4 結束語

實現檔案館數字化將成為房產檔案事業發展的主流，面對新時期的機遇與挑戰，我們只有把握機遇，迎接挑戰，加快發展，才能實現檔案事業的改革與刨新，建立信息產業的檔案事業體系，并為建立數字城市的建立打下良好的基礎。

［1］鞏寶榮，范宗斌.關于數字檔案館定位的思考[J].湖南檔案.

［2］傅榮校.認識數字檔案館:兼論數字檔案館與虛擬檔案館的區別[J].中國檔案.

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