山西省科技館展品檔案管理初探

郝小燕

（山西省科技館，山西 太原 030024）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和人們物質(zhì)文化生活的不斷提高，人們對(duì)精神文化生活的需求越來(lái)越高，科技館作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)、科技、社會(huì)進(jìn)步的窗口，成為現(xiàn)代文明程度的標(biāo)志之一。

山西省科技館原建于20世紀(jì)80年代，位于太原市迎澤西大街上，占地面積較小，建筑設(shè)施、設(shè)備已經(jīng)趕不上時(shí)代發(fā)展的需求，展廳布局不合理，小、低，展品滯后。2009年山西省政府決定在太原市長(zhǎng)風(fēng)商務(wù)區(qū)建立新的科技館，占地4.69 hm2，總建筑面積2.8萬(wàn)m2，總投資2億元，具有常設(shè)展覽、專題科普展覽、科學(xué)實(shí)驗(yàn)、科技培訓(xùn)、天象演示與天文觀測(cè)等多項(xiàng)功能。展覽占了很大的比重，展品是最基本的數(shù)據(jù)，所以必須加強(qiáng)展品檔案的管理。

1 展品檔案的形成

檔案具有原始記錄性。檔案是人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中直接形成的，不是事后編撰的，是最直接、最可靠的。

1.1 展品檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則

凡是有形成和產(chǎn)生展品檔案的部門科室，應(yīng)按照檔案室的統(tǒng)一規(guī)定和要求，做好展品檔案的形成、收集、整理、歸檔、立成案卷工作。形成的展品檔案要經(jīng)整理立卷之后，應(yīng)及時(shí)或分階段向檔案室移交存檔。各單位或個(gè)人不得分散保存、私自留存或銷毀。

1.2 需要?dú)w檔的展品檔案，應(yīng)較好地反映客觀事實(shí)，突出重點(diǎn)

各種檔案歸檔時(shí)，應(yīng)附上文字說(shuō)明，包括事由、時(shí)間、背景等要素，例如，展品“動(dòng)作捕捉”的錄像資料，是通過(guò)“動(dòng)作捕捉”設(shè)備向觀眾展示用于虛擬現(xiàn)實(shí)、游戲、人體工程學(xué)研究、模擬訓(xùn)練、生物力學(xué)研究等許多方面的影像。到目前為止，常用的技術(shù)從原理上可分為機(jī)械式、聲學(xué)式、電磁式和光學(xué)式，同時(shí)，不依賴于專業(yè)傳感器，直接識(shí)別人體特征的運(yùn)動(dòng)捕捉技術(shù)很快將走向?qū)嵱谩Ｋ奶攸c(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)是選擇觀眾喜愛(ài)的卡通人物，通過(guò)運(yùn)動(dòng)捕捉裝置捕捉自己的動(dòng)作，使選擇的卡通人物做與自己相同的動(dòng)作。歸檔的聲像資料應(yīng)清晰，并能反映展品的主要內(nèi)容和真實(shí)面貌，文字說(shuō)明應(yīng)字跡工整，表述準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練。

1.3 檔案室的工作管理

檔案室有責(zé)任檢查指導(dǎo)各部門展品檔案材料的形成、收集、整理和歸檔工作。各部門需積極配合檔案部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

2 展品檔案的歸檔范圍

（1）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)館里視察的活動(dòng)資料。

（2）本館和全國(guó)各兄弟館之間展品方面的交流資料。

（3）展品在展廳的實(shí)際擺放情況資料。

（4）實(shí)物、文字、聲像制品等情況資料。

（5）其他具有重大意義和保存價(jià)值的資料。

3 展品檔案的管理、開(kāi)發(fā)和利用

3.1 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

學(xué)習(xí)和了解“檔案管理學(xué)”、“文書學(xué)”、“科技檔案管理”、“檔案保護(hù)技術(shù)”、“檔案人員職業(yè)道德”、“檔案法律知識(shí)”等知識(shí)，懂得如何在收集、整理、保管利用等工作方面做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，例如技術(shù)檔案材料中各種圖紙的保管及其耐久性。技術(shù)檔案是從形式來(lái)說(shuō)的，是由文字材料、技術(shù)報(bào)表、技術(shù)照片和技術(shù)圖紙等部分組成，前兩者的制成材料與文書檔案的制成材料相同，耐久性與保管方法相同，底圖用紙的耐久性比起草圖及公文用紙來(lái)講，耐久性差，時(shí)間久了容易變脆、變色、不耐折，易斷裂，保管中要統(tǒng)一規(guī)范。

3.2 保護(hù)展品檔案，充分認(rèn)識(shí)展品檔案工作的重要性

展品檔案入庫(kù)后，需及時(shí)對(duì)其內(nèi)容及質(zhì)量進(jìn)行審查、核實(shí)、整理，因?yàn)檎蛊窓n案包括文書檔案、聲像檔案（照片檔案、錄用檔案）、儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工方面的文件材料；聲像制品資料以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料。電子文件是指，在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募Ｃ扛粢欢螘r(shí)間對(duì)磁帶U盤進(jìn)行檢查，編輯總目錄、分目錄、卡片等，統(tǒng)一存放、統(tǒng)一管理，庫(kù)房條件要符合檔案存放管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制溫濕度、光對(duì)檔案文件的破壞，有害氣體與灰塵對(duì)檔案的影響，霉菌和有害昆蟲對(duì)檔案資料的影響。

作為省城十大建筑中最具辨識(shí)度的建筑，科技理念在新館的建筑中體現(xiàn)得淋漓盡致。在設(shè)計(jì)上，以“時(shí)間切片”的空間理念體現(xiàn)科技時(shí)代的不斷進(jìn)步。完整形體的扭動(dòng)削減，立面石材與玻璃幕墻由中間至兩側(cè)的漸變節(jié)奏，彰顯出建筑自身的力量美和韻律美。穹頂球幕影院的設(shè)計(jì)更是別出心裁，在地球狀形體的建筑內(nèi)部，應(yīng)用聲、光、電等多種高新科技手段，體現(xiàn)出科技與藝術(shù)完美的交會(huì)融合。每個(gè)部門都可以利用展品檔案舉辦多種形式的報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)、編輯綜合性的專題畫冊(cè)、資料片等，積極利用現(xiàn)有的展品檔案，為科技館的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，還可以和外單位聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用展品檔案資料，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。