淺談如何做好檔案信息現(xiàn)代化管理

魏振欽

(鄄城縣疾病預防控制中心 山東 鄄城 274600)

檔案信息現(xiàn)代化管理的一個重要標志，就是運用計算機、通信網(wǎng)絡等高新技術，建立起一個融檔案保護與檔案信息處理于一體的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)。為了更方便快捷地把檔案信息轉化為可利用的社會資源，鄄城縣疾病預防控制中心不惜投入大量資金更新設備，尤其是在檔案管理升級達標工作中，為檔案室配置了計算機及相關設施。疾病預防工作者應根據(jù)現(xiàn)行檔案管理的實際情況，創(chuàng)造條件盡快實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。現(xiàn)結合鄄城縣疾病預防控制中心檔案管理工作的實際情況，提出以下幾點看法與同仁共勉。

1 解放思想，轉變觀念，強化檔案信息現(xiàn)代化管理意識

要實現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理，首先，要解放思想，轉變觀念，改變傳統(tǒng)的被動服務方式，不斷強化檔案信息現(xiàn)代化管理意識。其次，應加強學習，用現(xiàn)代化科學技術武裝自己，增強檔案工作人員的工作能力以適應新時代的檔案工作。由于科技的進步，檔案的管理手段也在發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術方法等都發(fā)生了變化，這些變化對檔案工作人員的工作能力提出了新的要求。因此，根據(jù)檔案工作的需要，必須對檔案工作人員進行業(yè)務培訓，優(yōu)化檔案工作人員的知識結構，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神。檔案工作是“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”，要發(fā)展檔案事業(yè)，服務疾病防控事業(yè)，就必須博學多才，特別是要注重對現(xiàn)代科學技術和檔案邊緣學科知識的掌握，同時還要大膽探索疾病防控檔案管理工作的自身特點和規(guī)律，找出一條快捷有效地為各項疾病防控工作和全社會服務的新路子。盡快利用現(xiàn)代化設備，建立疾病防控檔案信息網(wǎng)絡，拓寬服務領域，提高服務質(zhì)量，增強疾病防控檔案管理工作的生機與活力。

2 檔案管理應實行標準化

檔案管理是以現(xiàn)代化作為發(fā)展方向，而現(xiàn)代化則又是以標準化為前提。建立檔案信息網(wǎng)絡是以計算機技術應用為中心，而計算機的高效率應用必須建立在各項業(yè)務工作標準化的基礎之上。對于毫無規(guī)律可循的檔案，就是經(jīng)過精心設計，也會因運算程序的復雜而使其效率大為降低。假若沒有統(tǒng)一的標準作為共同的依據(jù)，各檔案室各行其是，檔案管理工作的現(xiàn)代化也就無從談起。因此，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化，是實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化及科學化的必要條件。

對疾病防控工作形成的文書、病例檔案等，現(xiàn)在實行按問題——年度分類，分保管期限立卷歸檔。有些門類檔案的分類辦法仍執(zhí)行20世紀70年代末或80年代初制定的標準，已經(jīng)不能適應現(xiàn)行檔案工作的標準化要求，對這些現(xiàn)在的疾病防控檔案管理工作實行標準化、規(guī)范化是我們首先要解決的問題。

3 檔案管理應走“文檔一體化”道路

我國檔案管理體制在過去很長一段時間基本上處于封閉狀態(tài)，現(xiàn)行的立卷方法和原則基本上還是沿襲新中國成立初期在學習蘇聯(lián)經(jīng)驗的基礎上總結出來的一套方法。這套方法在全面概括文件的特點、保護文件之間的歷史聯(lián)系、便于手工查找利用等方面有獨到的優(yōu)勢，但對現(xiàn)代化檢索技術而言，這種固有的立卷方法和要求就顯得過于具體、繁雜和沒有必要，應以更簡便的立卷方法取而代之，以便由計算機來完成立卷工作。由于文書和檔案是由兩個獨立部門分別管理，使檔案部門不能在文件信息積累的起始階段就轉化為檔案并及時投入開發(fā)利用。如果從文件一開始形成就利用計算機將它們有機聯(lián)系起來，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標準，依據(jù)系統(tǒng)工程的處理方法分成若干子系統(tǒng)進行處理，逐次利用各子系統(tǒng)的勞動成果使檔案信息在網(wǎng)上共享，實行“文檔一體化”，就能有效地提高檔案利用時效。日新月異的現(xiàn)代化技術，已使立卷改革由可能變?yōu)榭尚小Ｒ环矫妫\用計算機檢索一份文件，只要給予確定性檢索條件，就能在幾秒種內(nèi)查到所需要的文件；另一方面，查閱不用原件，利用不進庫房已成為現(xiàn)實。

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，信息的種類和形式越來越豐富，信息的存儲和傳播手段越來越先進。隨著時間的推移，電子檔案將逐漸在各級檔案室的庫藏地位中占主導。筆者認為，在現(xiàn)有的辦公條件下，檔案管理的對象應由單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展。現(xiàn)階段電子文件與紙質(zhì)文件并存，檔案部門在收集紙質(zhì)文件的同時也應收集電子文件，實現(xiàn)紙質(zhì)、電子文件檔案共管，把工作重點由文件管理逐步轉移到對信息的儲存和二次開發(fā)上。對形成的各種文獻，利用計算機加工后，建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過信息高速公路可以與各級各類檔案室、服務單位、利用者個人，以及國家公共信息網(wǎng)、圖書館、新聞媒體等進行互交式聯(lián)系，而且這種聯(lián)系可以是世界范圍的。從而使檔案部門由管理型向服務和開發(fā)型轉變，擴大對外交流和對外開放，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。

4 盡快培養(yǎng)跨世紀檔案工作人才

經(jīng)濟的振興和社會的進步，無一不依靠人才，而我國人才培養(yǎng)尤其是檔案工作人才的培養(yǎng)仍然是一個相當薄弱的環(huán)節(jié)。最大限度地搞好21世紀人才培養(yǎng)，培養(yǎng)出一批一專多能的業(yè)務尖子，是擺在我們面前的一個緊迫而現(xiàn)實的問題。21世紀計算機技術發(fā)展的趨勢將是從單純的數(shù)字化向思維化的信息處理方向發(fā)展。因此，應用計算機是實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件，而“駕駛”這一設備的人，也要具有相當?shù)膶I(yè)知識，才能根據(jù)檔案管理自身需要，對軟件程序作改良性修改。目前，大多數(shù)檔案工作人員計算機管理知識缺乏，所能做的就是按照軟件程序依樣畫瓢，一旦系統(tǒng)需求有變化而需改進時就束手無策，望“機”興嘆。這就要求從事檔案工作的人員加強計算機知識培訓，以及引進計算機專業(yè)人才。

檔案部門根據(jù)自身發(fā)展需要，舉辦培訓班，盡快培養(yǎng)跨世紀檔案工作人才，使他們不僅有一定的政治理論水平、業(yè)務水平，還要有廣博的知識和強烈的開拓進取意識，掌握一定的計算機理論知識和操作技能，盡快使檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化。

展望未來，檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，檔案部門必須增強緊迫感和憂患意識，解放思想，轉變觀念，開拓進取，充分利用現(xiàn)代化管理設備，構筑一套全新的現(xiàn)代化檔案管理模式。