淺談企業物資采購風險的防范與控制

趙 婕

（西安市地下鐵道有限責任公司運營分公司 陜西 西安 710024）

1 企業物資采購風險分析

物資采購是企業經營的一個核心環節，是企業獲取利潤的重要來源，是降低成本,提高效益的重要途徑。企業物資采購風險通常是指采購過程可能出現的一些意外情況，包括人為風險、經濟風險和自然風險。企業物資采購往往是企業經營管理中薄弱的一環，容易滋生“暗箱操作”、以權謀私、弄虛作假、舍近求遠、以次充好、收受回扣等等，也最容易造成積壓浪費。

企業物資采購中主要存的風險：

1.1 采購計劃風險

因市場需求發生變動，影響到采購計劃的準確性；采購計劃編制不適當或不科學，與目標發生較大偏離，導致采購中計劃風險。

1.2 采購合同風險

一是，合同條款模糊不清，盲目簽約；違約責任約束簡化，口頭協議，君子協定；鑒證、公證合同比例過低等等；二是，合同行為不正當。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一系列不正當手段，如對采購人員行賄，套取企業采購標底；給予虛假優惠，以某以些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品。而有些采購人員則貪求蠅頭小利，犧牲企業利益，不能嚴格按規定簽約；三是，合同欺詐。供應商盜用、冒用他人名義以虛假的合同主體身份與企業訂立合同，或以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保；接受合同當事人給付的貨款、預付款，擔保財產后逃之夭夭；供貨方簽訂空頭合同；惡意變更合同主體；供應商在合同條款上任意設置障礙，如無故中止合同、更改合同條款、涂改合同條款等；四是合同日常管理混亂。

1.3 采購價格風險

一是，由于供應商操縱投標環境，在投標前相互串通,有意抬高價格；二是，由于供應商與相關業務人員在投標前相互串通，透露標底，使企業采購蒙受損失；三是當采購人員對價格預測失誤而進行批量采購后，該種物資可能出現跌價而引起采購風險。

1.4 采購質量風險

一是，由于供應商提供的物資質量不符合要求，而導致企業不能正常生產，給用戶造成經濟、技術、人身安全、企業聲譽等方面的損害；二是，供應商提供的物資以次充好，直接影響到企業的生存與發展。

1.5 供應商延遲交貨的風險

由于供應商在生產要素的組織管理等方面存在不足或決策失誤，推遲交貨日期，從而使采購部門不能及時采購到企業所需的貨物，給采購工作帶來延期交貨的風險。

1.6 采購意外風險

物資采購過程中由于自然、經濟政策、價格變動等因素所造成的意外風險，如意外交通事故等不能正常供貨、遭受缺貨等風險損失。

1.7 驗收風險

在數量上缺斤少兩；在質量上魚目混珠，以次充好；在品種規格上貨不對路，不合規定要求等等。

1.8 存儲風險

一是，采購量不能及時滿足生產之需要，生產中斷造成損失而引發的風險；二是，盲目進貨，造成積壓，大量資金沉淀于庫存中，降低了資金周轉率，形成存儲風險。

2 企業防范物資采購風險的主要對策

2.1 建立與完善責任風險控制

首先，應建立與完善內部控制制度與程序，加強對職工尤其是采購業務人員的教育，不斷增強法律觀念，重視職業道德建設，做到依法辦事，培養企業團隊精神，增強企業內部的風險防范能力。其次，加強對采購人員的管理和培訓工作。隨著企業采購模式的不斷進步，物資部門需要大量的既懂招投標、合同、法律、市場調查，又懂材料、設備等行業知識的復合型人才，只有不斷加強對物資采購人員的培訓，提高其業務素質，明確采購目的，對所要采購物資的質量和效用進行通盤考慮，在為企業節約采購資金的同時，保證采購質量，才能根本上避免人為因素造成的采購風險。

2.2 強化對供應商的選擇和管理

在訂立采購合同之前，須對參加投標的所有供應商進行資格審查，以便在采購活動的初期把由供應商方面的不確定性所帶來的采購風險控制在最低限度。一是，選擇好供應商。首先要看供應商是否正規、企業質量管理體系是否健全以及產能狀況是否能夠滿足采購單位的生產需求。一種物資應該由2～3家供應商同時供貨，并要分為主供應商和次供應商。這樣既能夠保證物資供應的穩定性，又能保證物資供應的連續性。二是，了解市場。物資采購人員應對所采購的物資進行市場調查，了解發展趨勢和當前的供需狀況及價格水平，并根據調查情況談判。三是，建立供應商動態管理機制，在企業內部建立一套嚴密、完善的采購管理體系。做好對供應商的評價，要求供應商具有有效的質量保證體系，并在實際操作中嚴格執行相應的標準。四是，努力與供應商建立一種互信互助、共同繁榮的戰略合作關系。對于需求量很大、依賴性強的物資，可以采用參股或收購、兼并等措施與供應商建立合作關系,讓供應商能滿足企業長期的物資供應需求。

2.3 強對物資采購全過程、全方位的監督

全過程的是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節的監督。重點是對計劃制定、簽訂合同，質量驗收三個關鍵控制點的監督，以保證不弄虛作假。內部監督、財務審計、制度考核三管齊下?？茖W規范的采購機制，不僅可以降低企業的物資采購價格，提高物資采購質量，還可以保護采購人員和避免外部干擾。

這里我們要做好以下幾個方面的工作：

1）為了避免因物資采購計劃編制不科學，規格、型號、數量不準確，造成物資采購積壓，應該按照內控制度要求建立物資采購計劃分級審核體系，審查物資采購計劃的編制依據是否科學，調查預測是否存在偏離實際的情況，計劃目標與實際目標是否一致，采購數量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃是否有保證措施等等。

2）企業要降低質量、交期、價格、售后服務等方面的采購風險，最關鍵的是建立起供應商管理體系。首先，應對供應商的品牌、資質、銷售業績、倉儲能力等進行詳細的調查，成立一個由采購、企管、技術部門組成的供應商評選小組，對供應商的質量水平、交貨能力、價格水平、技術能力、售后服務等進行評選；其次，對供應商的產品進行小批量的試用，根據合作情況，逐步加大采購的力度；第三，每年對供應商進行一次復審評定，所有供應商都必須滿足ISO9000標準的要求?？荚u指標包括供貨質量、履行合同次數、準時交貨率、來料批次合格率、價格水平、合作態度、售后服務等。其次，要對合同中規定的品種、規格、數量、質量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結算方式等各項內容，按照合法性、可行性、合理性和規范性四個標準，逐一審核。對合作很好的供應商，與其建立長期戰略合作伙伴關系。

3）做好合同鑒定管理。一是，審查簽訂經濟合同當事人是否具有主體資格，是否具有民事權利能力和行為能力；二是，審查經濟合同當事人意思表示是否真實；三是，審查經濟合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規的要求；四是，審查經濟合同主要條款是否完備，文字表述是否準確，合同簽訂是否符合法定程序?？梢约皶r發現和糾正在合同訂立過程中出現的不合理、不合法現象；提請當事人對缺少的必備條款予以補充；對顯失公平的內容予以修改；對利用經濟合同的違法活動予以制止，從而減少和避免經濟合同糾紛的發生。

4）做好對合同臺帳的管理。當前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此，設立專人建立合同臺帳、做好合同登記，運用科學管理手段，隨時掌握合同履行的進展情況，也是加強合同管理，控制合同風險的一個重要方面。一是，對于已簽訂的合同要整理成冊、妥善保管；建立合同臺賬、合同匯總以便及時查找合同履行情況。二是，合同管理部門應對交付合同進行分類編號，并建立合同臺賬。合同統一編號，每一份合同包括正本、副本及附件。三是，合同履行完畢要及時建立合同檔案。

5）對物資采購合同執行中的監督管理。一是，審查合同的內容和交貨期執行情況，做好物資到貨驗收工作和原始記錄，嚴格按合同規定付款。如有與合同不符的情況，要及時與供方協商處理，對不符合合同部分的貨款拒付。對有關合同執行中的來往函電、文件都要妥善保存，以備查詢。二是，審查物資驗收工作執行情況，對物資進貨、入庫、發放過程進行驗收控制。三是，對不合格品控制執行情況進行管理，審查物資管理部門是否及時記錄發現的不合格品。四是，重視對合同違約糾紛處理的管理。五是，采取“零庫存”策略,并保持一定的產成品存貨以規避缺貨損失、滿足需求增長引起的生產需要；建立牢固的外部契約關系，保證供貨渠道穩定，降低風險，規避成本。

6）建立物資采購過程績效考核制度。許多風險歸根到底是人為風險，企業應根據物資采購各個不同過程，建立各個環節的續效考核制度，把采購任務和各項相關指標和責任轉化分解，明確規定出庫存指標和工作標準，分解，落實到各有關部門和個人，結合經濟效益進行考核，層層把關，調動積極性。以盡量避免采購風險的發生。

內部控制不僅體現在制度和程序上，關鍵是如何控制物資采購各個關鍵點，只有不斷加強對物資采購各環節人員的管理，建立部門之間相互制衡的機制、關鍵崗位輪崗和定期檢查制度，才能使制度發揮其應有的控制作用，把企業物資采購風險降到最低，提高企業的物資采購效益，保證生產的順利進行。

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