民辦高校人事檔案管理的現狀與建議

李 媛

（湖南涉外經濟學院 湖南 長沙 410205）

自2002 年12 月 《中華人民共和國民辦教育促進法》頒布以來，我國的民辦教育獲得了蓬勃發展，其中，民辦高校的發展尤為引人注目。截止2011 年底，我國民辦高校已達962所，在校學生人數達384 萬人。 民辦高等教育已成為我國高等教育的一個重要組成部分，為社會做出了很大貢獻。 然而，如何規范、加強自身的管理，不斷提升自身的辦學水平，已成為其能否獲得持續發展的關鍵。 其中，人事檔案的科學管理與合理利用就是一個重要環節。 因此，有必要對民辦高校的人事檔案管理進行針對性的分析，并提出相應的改進措施與方法。

1 現狀與特點

1.1 師生比例大。 由于投資主體的性質不同，對目標利益的追求不同，民辦高校的師資、管理人員的組織構成與公辦高校相比有很大區別，對管理成本的控制更為嚴格。 以湖南為例。 湖南現有民辦高校14 所，其中，高職院校12 所，本科院校2 所，在校學生12.6 萬人，在校教職工4 千2 百余人，師生比大致為1:30，約為公辦高校的三分之一。

1.2 從業人員構成復雜。 民辦師資隊伍的基本構成可用“二元結構、四個部分”來進行表述。 所謂二元結構，是指專職教師、兼職教師兩種不同的結構單元；所謂四個部分，是指著二元結構又可各分成兩個不同的組成部分，即，專職教師可分為兩種，一種是行政檔案、組織關系均在學院，并由學院繳納“五險一金”的教師；一種是公辦高校退休教師，身體好，年齡未滿68 歲，且能完成規定教學工作量的。 專職教師一般簽訂3 年期以上的勞動合同。兼職教師也可分成兩種，一種是代課教師，學院根據上課時數每月給付課時費，一種是從公司、企業、工廠聘請的雙師型、技能型教師，學院根據合同規定按月給付酬金。 兼職教師一般簽訂一年期的勞動合同。管理人員、工勤人員的構成情況與師資構成類似。

1.3 教職工流動性大。 民辦高校的教學質量與公辦高校相比，社會美譽度較低。 盡管其成因十分復雜，但無疑與高水平的管理隊伍，特別是雙高型（高學歷、高職稱）的教師隊伍不穩定有關。 一般來說，由于民辦高校人事管理基本形成了“雙向選擇，來去自由”準則，教職工的流動性較大。 盡管簽有勞動合同， 但在實際操作層面， 合同的制約往往形同虛設。 教職工因個人需求得不到滿足，說走就走的現象幾乎時有發生。

2 問題與對策

筆者認為， 民辦高校教職工隊伍的現狀與構成特點，是與民辦高校自身的特點相適應的。 關鍵是怎樣從發展的角度來分析現狀和這些特點， 怎樣從人力資源開發與利用的視角，來做好人事檔案的管理與利用工作。

2.1 領導要重視。 民辦高校的迅速發展，使其檔案管理的模式不得不發生大的變化， 即由被動式管理向主動式管理轉變。 然而，不可諱言的是，部分民辦高校沒有配備專職的人事檔案管理人員， 僅由組織人事部門的工作人員來管這項工作，甚至沒有配置專用的檔案庫房，從而使檔案工作處于一種無序的狀態。 人事檔案是記載教職工個人經歷、學歷職稱、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、組織評價等內容的事實材料，是全面考察、了解和正確選拔、任用人才的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。 因此，主管組織人事工作的學校領導，要高度重視人事檔案管理工作。 應在機構設置和人員編制上給以基本保證， 檔案管理經費要落實到位，增添必要的硬件設施，關心檔案工作者的工作、學習、生活，要讓他們具有同等的升遷機會。 同時，應經常組織在崗人員進行業務培訓，系統地掌握人事管理工作的政策、法規和專業知識，不斷提升檔案管理人員的綜合素質。

2.2 完善規章制度建設，提高檔案管理水平。 規章制度的健全與完善，是人事檔案工作規范化的前提，也是提高工作效率的重要保證。 由于民辦高校人事構成比較復雜，更替比較快，必須建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度。 要通過制度來規范人事檔案管理工作，所有工作環節不允許出現任何差錯。 如材料的收集、篩選、甄別、補充、更新、完善，手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確，以及檔案的保管、保密、利用、借閱、歸檔等等，都必須做到規范準確、萬無一失。 同時，還要做到檔案管理歸類準確、排列有序、條目清楚、查找便捷，真正做到檔案信息的準確性、唯一性與權威性。

2.3 從檔案的基本環節做起，為檔案的科學管理打好堅實基礎。 筆者從事檔案管理工作多年，在工作實踐中積累了些許經驗，總結出“建、補、歸、用”四個字，做好了這四個字，對檔案管理也就能起到提綱挈領的效果。

所謂“建”，就是建檔，建立檔案。 不管是“二元結構，四個部分”的員工也好，還是遵循“雙向選擇、來去自由”的員工也罷，凡屬是與學校簽訂了勞動合同的人員，一律須按要求交驗并提供必要的個人資料，建立起個人檔案。 這些個人資料包括：交驗學歷、學位、身份證、職稱等證書原件并提供復印件；交驗勞動合同并提交復印件；填寫相關表格等等，做到一人一檔，人人有檔。

所謂“補”，是指個人檔案材料的及時補充，不斷完善。 一個人目前所經歷的，很快就會成為過去，成為歷史，而檔案就是對歷史的如實記錄。 不過，“補”所重視的，是對歷史事實“節點”的補充，如，學歷的提升、職稱的變化、職務的更迭、獎懲的記錄、考核的記載等等，均應及時補充。 不斷補充的結果是，個人的檔案記錄逐步準確完備，從而更為完整客觀地反映個人的真實情況。

所謂“歸”，是指對檔案材料的篩選甄別、分門別類、歸檔整理。 就檔案管理的一般程序來說，任何個人材料進入檔案，都需要有一個去粗存精、去偽存真的篩選、甄別的過程，這既是對歷史事實的一種尊重，也是對當事人的一種義務。 正是由于這種高度負責的服務態度和精益求精的工作精神，才使得由組織保管的個人檔案具有了權威的特質。 同時，分門別類與歸檔整理的基本要求是條目清晰，表里對應，裝幀規范，查找便捷。 除紙質件之外，個人檔案的基本信息（如三齡一歷）還應錄入電腦，使之與紙質材料相對應，建立起個人基本情況的電子檔案，以方便查找與使用。

所謂“用”，主要是指采用、使用。 個人檔案是對個人歷史的如實記錄，它記載的是一個人成長、成才、成熟的歷程，反映的是一個人能力、水平、學識的大小與高低，體現的是一個人品德、素養的程度與優劣。 是組織考察、選用、使用人才最原始、最權威、最準確的信息與依據。 檔案是充滿活力的，是完全可以“用”的。 不過，任何形式的“用”，都必須在嚴格保密和符合程序要求的前提下進行。 否則，“用” 就成了“濫”，人事檔案管理也就失去了科學性，失去了其最基本的意義。

綜上所述，就目前而言，民辦高校與公辦高校相比，由于投資主體的不同，在政策環境、輿論環境，以及社會認同程度等方面存在很大差異， 其人事檔案管理也就面臨著很大挑戰。 不過可以肯定的是，隨著經濟社會的持續發展，以及民辦高校辦學水平的不斷提升，民辦高校人事檔案管理也會隨之日趨規范，水平也會日趨提高。 筆者對此深信不疑。

［1］中華人民共和國民辦教育促進法[Z].2002，12.

［2］李釗.湖南涉外經濟學院辦學特色研究[M].湖南人民出版社，2009，10.