高校檔案管理創(chuàng)新淺談

崔愛榮

（德州學(xué)院 山東 德州 253023）

近年來，隨著社會(huì)改革和建設(shè)的不斷發(fā)展，必然也要求學(xué)校及其檔案工作改革和發(fā)展， 學(xué)校檔案工作是學(xué)校科學(xué)管理的重要組成部分。 學(xué)校的檔案室是學(xué)校檔案管理部門，擔(dān)負(fù)著學(xué)校各類檔案資料的收集、鑒別、整理、分類、立卷、統(tǒng)計(jì)、保管、開發(fā)、利用等工作，而要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新，首先要從管理意識(shí)形態(tài)即管理思想上創(chuàng)新，繼而在具體的檔案管理全程各個(gè)環(huán)節(jié)上遵循創(chuàng)新思想。

現(xiàn)階段，由于高等教育事業(yè)的日益發(fā)展，高校檔案工作有了很大進(jìn)步，檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了較大的改善，檔案基礎(chǔ)工作和信息化建設(shè)不斷加強(qiáng)，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，檔案法制意識(shí)也逐步增強(qiáng)。 但我們也應(yīng)該看到，目前高校檔案管理工作還存在一些與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)的問題。 如檔案館在收藏與管理上的矛盾，服務(wù)對(duì)象的局限性，服務(wù)方式的單一性，服務(wù)手段的滯后性等，這就要求我們必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新，持續(xù)發(fā)展，才能與時(shí)俱進(jìn)，開創(chuàng)高校檔案工作的新局面。

1 高校檔案工作創(chuàng)新的必須性

1.1 信息社會(huì)的發(fā)展需要?jiǎng)?chuàng)新

計(jì)算機(jī)技術(shù)、 現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展告訴我們?nèi)祟惿鐣?huì)正逐步進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代。 各行各業(yè)都需要高質(zhì)高效的信息服務(wù)，高校檔案部門作為社會(huì)信息資源的一部分，當(dāng)然也不例外。 人們對(duì)高校檔案信息的需求量與日俱增，需求范圍也日益廣泛。 所以，高校檔案工作必須不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，擺脫傳統(tǒng)的管理體制、陳舊的觀念以及落后的服務(wù)手段，根據(jù)信息社會(huì)發(fā)展要求和高校改革發(fā)展的需求， 重新確定檔案工作思路和目標(biāo)，在體制上、管理上以及服務(wù)上做好調(diào)整，滿足高校日新月異的需要和管理育人、服務(wù)育人工作的需要，充分發(fā)揮高校檔案的價(jià)值。

1.2 檔案人員意識(shí)需要?jiǎng)?chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新取得成功的保證，高校檔案人員必須改變過去那種“重保管、輕利用”的觀念，確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，把檔案管理的知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化作為檔案工作的管理目標(biāo)。把對(duì)檔案的開發(fā)利用作為中心工作，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，為利用者提供快捷、便利的服務(wù)，滿足教職工和社會(huì)利用者對(duì)查詢的需要。同時(shí)，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)檔案立卷、著錄、計(jì)算機(jī)管理、電子文件歸檔、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和補(bǔ)充，成為復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，迎接電子化管理時(shí)代的到來。要勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，爭取在業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

1.3 服務(wù)手段和利用方式需要?jiǎng)?chuàng)新

服務(wù)創(chuàng)新的唯一出路是走信息化道路，有針對(duì)性的開發(fā)檔案信息資源，對(duì)利用率高、保存價(jià)值大的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，建立檔案數(shù)據(jù)信息庫，利用校園網(wǎng)、檔案管理軟件等平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享。 例如，我校使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)以來，對(duì)各部門形成的文件由兼職檔案員進(jìn)行收集、立卷、歸檔，上交紙質(zhì)文件，同時(shí)上傳電子文件，各兼職檔案員對(duì)各自上傳的文件可隨時(shí)查詢利用，方便了日常工作。同時(shí)，我們對(duì)庫存中保存價(jià)值大、利用率高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立檔案數(shù)據(jù)庫，教工可在網(wǎng)上進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，大大方便了管理、科研、教學(xué)等各部門對(duì)檔案的利用。

1.4 編研工作需要?jiǎng)?chuàng)新

高校檔案具有綜合性強(qiáng)、信息量大、指導(dǎo)性強(qiáng)的特點(diǎn)，它記載著高校深化教改的每一項(xiàng)重大舉措及科學(xué)研究的每一重大課題，反映了高校教育科學(xué)事業(yè)最新成就和發(fā)展水平。編研工作的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣化和形式的多元化上。檔案人員要以科學(xué)的發(fā)展觀來指導(dǎo)整個(gè)編研工作，必須經(jīng)過深入調(diào)查研究，及時(shí)分析了解用戶對(duì)檔案的需求，有針對(duì)性的編輯檔案信息。要尊重其歷史性，把零碎的、片面的、單個(gè)的歷史屬性連貫起來，組成一個(gè)歷史概念，讓人們通過檔案編研記住歷史，同時(shí)需要注意編研成果的專題化和系列化。另外，在編研工作的人員配置上，可聯(lián)合校內(nèi)其他智能部門合作編研，從而多角度、多層次、全方位挖掘庫存信息，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化整合，開發(fā)利用，這樣既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)與人員不夠問題，又提高了編研效率，提高了整體實(shí)力。

2 高校檔案工作創(chuàng)新的措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)創(chuàng)新與知識(shí)創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)，檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新包括兩方面內(nèi)容：一方面，檔案工作者將社會(huì)科技成果創(chuàng)造性的應(yīng)用于檔案管理與保護(hù)，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面，要求檔案工作者針對(duì)檔案工作操作技術(shù)方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術(shù)和方法，以提高工作效率和質(zhì)量。 因此廣大檔案工作者應(yīng)積極開動(dòng)腦筋，大膽設(shè)想，勤于動(dòng)手，在平凡瑣碎的檔案管理工作中創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。 知識(shí)創(chuàng)新就是檔案人員要樹立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)知識(shí)的創(chuàng)新能力，并要認(rèn)真學(xué)習(xí)，較熟練的掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化與多媒體等先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)信息的處理能力以及信息技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用能力，有計(jì)劃的開展崗位培訓(xùn)，對(duì)檔案人員進(jìn)行在職繼續(xù)教育，把學(xué)歷教育、崗位培訓(xùn)、短期培訓(xùn)、學(xué)習(xí)考察、離職深造和學(xué)術(shù)交流等有機(jī)的結(jié)合起來，使檔案人員的知識(shí)不斷拓寬和創(chuàng)新。

2.2 確定高校檔案用戶需求的評(píng)價(jià)指標(biāo)

高校檔案人員要主動(dòng)深入基層，深入實(shí)際，調(diào)查和了解本校黨政、教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理工作的特點(diǎn)及對(duì)檔案需求的內(nèi)容，為開展檔案利用工作提供參考性信息。檔案部門要注意收集上級(jí)傳達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件，各專業(yè)的教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)置、教學(xué)改革、教育教學(xué)評(píng)估及各種教研活動(dòng)中有保存價(jià)值的檔案材料，教學(xué)工作人員可以此為依據(jù)，不斷總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，更新教學(xué)內(nèi)容，改進(jìn)教學(xué)方法，從而提高教學(xué)質(zhì)量。學(xué)校的人事、后勤、財(cái)務(wù)等各職能部門，則需要與他們各自的職能活動(dòng)相對(duì)應(yīng)， 有針對(duì)性和時(shí)效性的檔案資料；另外高校中檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案的管理形式和利用的方式，以及服務(wù)態(tài)度，都會(huì)對(duì)利用者的需求心理產(chǎn)生影響，所以提供的這種需求心理環(huán)境的好壞可直接引起利用者心理變化， 從而產(chǎn)生相應(yīng)的內(nèi)省體驗(yàn)，影響檔案需求行為。 如果建立了良好的環(huán)境，就可以激發(fā)利用者利用的熱情，形成一支動(dòng)態(tài)發(fā)展、充滿活力的高校檔案用戶隊(duì)伍，也就能更好的開展有效的利用服務(wù)工作。

2.3 為檔案利用者多元化服務(wù)

高校檔案應(yīng)充分利用資源的優(yōu)勢(shì)， 通過舉辦展覽如校史展覽、教學(xué)成果、德育教育成果和校園文化特色展覽，印發(fā)檔案知識(shí)宣傳普及冊(cè)及檔案資料利用指南等多種形式，更好的為教學(xué)和管理服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案服務(wù)不等于網(wǎng)上的宣傳欄，不能只提供一些見解、消息等靜態(tài)信息，而應(yīng)該是一方面提供具有高校檔案館特色的經(jīng)濟(jì)、科技和文化信息，使其形成有序的信息群，最大限度的向利用者提供所需的信息另一方面還要提供一個(gè)和檔案利用者相互交流的平臺(tái)。 如利用校園網(wǎng)，可以展示學(xué)校知名教授的風(fēng)采，校友剪影；可以展示反映教職工教育教學(xué)、科研成果的檔案資料；還可以利用校園網(wǎng)發(fā)揮檔案信息資源的宣傳教育功能，營造良好的校園氛圍。

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，開拓創(chuàng)新是引導(dǎo)社會(huì)前進(jìn)的強(qiáng)大力量，檔案事業(yè)也是如此，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，只有根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的要求，勇于和善于創(chuàng)新，才能使檔案工作不斷適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

［1］趙麗華.淺談檔案管理創(chuàng)新[J].忻州師范學(xué)院學(xué)報(bào),2008,4(1).

［2］舒丹.芻議高校檔案管理創(chuàng)新[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào),2009(1).

［3］趙華偉.淺談高校檔案管理創(chuàng)新思維[J].文化論壇,2011(2).