淺議高校學籍檔案管理人員的素質

高紅梅 煙臺工程職業技術學院學生處學籍檔案管理科，山東 煙臺 264006

淺議高校學籍檔案管理人員的素質

高紅梅 煙臺工程職業技術學院學生處學籍檔案管理科，山東 煙臺 264006

學籍檔案管理是高校檔案管理的一個重要組成部分,高校學籍檔案管理人員作為學籍檔案管理工作的主體和執行者，素質的高低直接影響到學籍檔案管理能否正常進行。新時期實行高校學籍電子注冊制度后將學籍檔案管理與計算機、網絡技術有機地結合起來，對學籍檔案管理人員的素質提出了新要求。要適應新形勢，強化高校學籍檔案管理，必須提高高校學籍檔案管理人員的素質。

學籍檔案；管理人員；素質

學籍檔案是學生從入學到畢業整個培養過程學習成績、思想表現、綜合評價等諸方面發展狀況的真實記錄和反映，是作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業資格的依據，是高校檔案管理的重要組成部分。高校學籍檔案管理人員作為學籍檔案管理工作的主體和執行者，素質和管理能力的高低、工作效率的快慢、工作質量的好壞等都直接影響到學籍檔案管理能否正常進行。因此，在以高等教育大眾化、新的頒布與實施以及信息數字化為標志，高校的學籍檔案管理工作進入一個嶄新時期的今天，只有提高高校學籍檔案管理人員的管理理念、素質和管理水平，才能強化高校學籍檔案管理。

1 提高學籍檔案管理人員素質的前提是不斷學習

1.1 學籍檔案管理人員應進一步學習《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和有關的政策法規, 增強檔案意識, 真正從思想上認識到檔案管理工作的重要性。有了良好的檔案意識, 才能在具體的學籍檔案管理工作中對其資料數據做出敏捷地反應,并及時地加以收集、整理、保管。有了熟悉條文、理解實質為基本要求的學籍檔案管理，才能對學籍政策不理解、學籍手續辦理不明白等問題的詢問按照國家有關政策法規,詳細而準確地告知。所以，只有不斷學習、不斷汲取，才能更新理念、更新手段；才知道“該做什么、該怎樣做”，避免了在工作中的盲目性。

1.2 學籍檔案管理信息化發展要求學籍檔案管理人員必須通過計算機和網絡技術管理學籍學歷信息管理平臺，通過采集在校學生學籍檔案管理信息,實現從新生入學注冊、學籍變動、獎勵處分、畢業審核、證書發放等方面的網絡化管理。因此，管理理念、手段的更新，需要高校要有計劃地對學籍檔案管理人員進行學籍檔案管理專業知識、系統的計算機和網絡知識的學習和應用，盡量創造機會讓他們參加更多的崗位培訓和專題培訓；組織他們多參加學術經驗交流，定期到兄弟院校參觀學習，開闊眼界，取長補短，有利于學籍檔案管理“復合型”人才素質的培養。

2 學籍檔案管理人員通過“嚴、早、細、準”，實現更新管理理念及管理手段

2.1 遵守一個“嚴”字

嚴格學籍檔案管理電子注冊手續。高等學籍檔案管理工作具有很強的政策性、規范性，要加強“高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知”的宣傳，不論是學生學籍的取得、畢業證的取得，還是學籍的異動、喪失，學籍檔案管理人員要以教育部下發的《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》、《關于普通高等學校學生學年電子注冊的通知》和《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》及《普通高等學校學生管理規定》等為依據，嚴格進行新生學籍電子注冊、學年電子注冊與學歷證書電子注冊等管理，杜絕違規操作。

嚴格學籍檔案管理證明手續。從學籍檔案管理部門出具的證明都代表了學校，具有相應的效力，學籍檔案管理人員要有較強的法律意識，具備過硬的思想政治素質，做到依法治檔，維護檔案安全；要有良好的服務意識，具備嚴謹的工作作風。在出具相應證明時，一定要謹慎，嚴格核查，規范處理，確保真實可信，既維護學生的利益，也維護學校的利益。

嚴格學籍檔案管理檔案查詢手續。長期以來,學籍檔案管理查詢手續制度是由各高校根據相關法規制定執行的,近幾年出現了直接查詢、委托他人辦理或電話、傳真、電子郵件等多種途徑的查檔方式,為維護學籍檔案管理的嚴肅性,確保個人隱私,我們依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國國家教育委員會令(第六號令)》等有關規定,結合本院實際及工作要求制定有關的利用規定，明確查檔手續。

2.2 做到一個“早”字

對于每年一些有規律地常規性工作，學籍檔案管理人員應該知道“什么時間該做什么”，不要等到通知來了，再倉促進行，容易忙中出錯，要做到早著手、早準備、爭取主動。我院每年畢業生部分工作需在學生畢業考試離校前進行，如：高等學校畢業生登記表按慣例應在畢業生離校實習后正式畢業前填寫，可因為部分學生實習單位偏遠、出差等諸多不利因素造成了學生不能在規定的時間內完成畢業生登記表填寫，影響了歸檔。針對這一實際情況，我們做到在學生離校實習前及早發放，并及時回收、審核、蓋章、歸檔，保證了畢業生檔案的轉遞工作。在每年畢業生圖像信息采集工作的同時，發放統一畢業生信息確認表，由學生本人核對相關信息，確認后簽字。畢業生信息確認表的提前發放核對，有利于做好畢業生信息表的匯總反饋，根據出現問題的學生信息提早準備相關材料并予以及時解決，確保了畢業審核的報盤工作。

2.3 把握一個“細”字

學籍檔案管理人員對紙質和電子檔案管理保護工作的影響在具體的工作中,甚至可以說將直接決定檔案管理的好壞。有很多學籍檔案管理人員因缺乏良好的檔案意識和態度,疏于對檔案的保管,最終造成了不可挽回的后果。所以為了避免類似情況的發生,需要樹立正確的工作理念,明白檔案保管工作的重要性，在工作時培養耐心細心的工作習慣；需要充分了解電子檔案與紙質檔案的不同特點，根據載體壽命、環境、備份、利用等方面要求的不同，細致地加以區別對待；需要嚴格歸檔時間和方式，定期檢查檔案的完好性,在發現問題時及時解決或者上報有關部門解決處理，這樣才能做好檔案管理與保護的工作。

隨著“以人為本”理念在學籍檔案管理中的貫徹,學籍變動的條件呈現了寬松趨勢,學籍的變動也變得具體、細致而又繁瑣。高校學籍檔案管理人員需要運用學籍學歷信息管理平臺對新生學籍電子注冊、在校生學籍學年電子注冊管理、畢業生電子圖像管理、畢業信息審核等進行全方面、科學化的學籍學歷管理工作，這進一步要求學籍檔案管理人員要細致、一絲不茍地對待電子注冊數據，不能有絲毫的差錯和疏漏。如果因一個小小的疏忽造成學生注冊信息錯誤或漏失，將會影響學生的學籍電子注冊與學歷電子注冊，影響學籍檔案管理的進與出，給學生的切身利益帶來無法彌補的損失。

2.4 力求一個“準”字

隨著高等教育的改革發展，加強和完善高校的學籍檔案管理也是高校的頭等大事。在實行學籍電子注冊制度以前，學籍檔案管理工作大部分是以手工操作進行，如：在校生學籍檔案管理、畢業生畢業資格審核、畢業證書的填寫以及各類數據的上報等，材料繁多、數據混亂而導致工作量大、管理難度大，出錯率高，同時也耗費了大量的精力、時間。實行電子注冊制度后，學籍檔案管理要求各部分、各時期的工作必須毫無差錯，促進了規范、科學、嚴謹的高校學籍檔案管理工作。計算機和網絡技術管理方法的運用代替了原來許多需要手工操作的數據收集、整理、分析、統計工作，減輕了工作負擔，減少了不必要的差錯，大大提高了工作效率，確保了數據的準確性。

由于電子注冊數據不只是對學生數據的統計，它的每個數據都必須與學生的身份信息相吻合，否則畢業學生的學歷將得不到社會的承認，會出現影響到就業、深造等一系列問題。所以，本院抓好對入學新生嚴格身份復查，信息核對，確保了新生信息的準確可靠，新生學籍電子注冊的準確無誤，從源頭上保證了學歷證書電子注冊的基礎數據準確及學歷證書電子注冊的順利進行，切實維護了學生的合法權益。

綜上所述，實行高校學籍電子注冊制度后，將學籍檔案管理與計算機、網絡技術有機地結合起來，為高校學籍檔案管理工作開辟了新的途徑，提供了新的管理手段。隨著制度及技術上的逐步完善，學籍檔案管理工作所體現的重要性也就越來越明顯。因此，學籍檔案管理人員有必要對學籍檔案管理工作進行重新審視, 掌握學籍檔案工作的開展規律, 以服務為宗旨,以創新為主題,學會研究，積極探索適應社會發展的學籍檔案管理之路，使學籍檔案管理真正做到規范化、科學化；有必要樹立科學化的學籍檔案管理意識, 增強管理育人意識，不斷更新管理理念,更新管理手段,充分發揮其對教育教學的服務作用和政策導向作用，使學籍檔案管理工作呈現出一種全新的管理模式。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.06.065

高紅梅（1969-），女，山東煙臺人，本科，館員，研究方向為學籍檔案管理。