企業軟件資產管理實施初探

文｜宋欣

企業軟件資產管理實施初探

文｜宋欣

軟件資產管理概述

1、軟件資產管理的概念

軟件資產管理（Software Asset Management，SAM）是一套指導軟件用戶在組織內部對所有的軟件資產的采購、分發、安裝、變動、升級、維護到報廢、刪除等軟件資產使用的整個生命周期進行有效管理、控制和保護的基礎架構和流程。其目標是管理、控制和保護一個組織的軟件資產，掌握企業軟件系統投資、購置狀況，包括管理使用其他軟件資產所帶來的風險，藉以提升軟件資產的利用率與整體效益，并確保軟件使用的合法性。

軟件資產管理是一種科學的管理方法，是一系列協助充分利用軟件的政策和程序的總和。軟件資產管理是一個有機體系，倡導以完善的管理模式和適當的技術支持體系將軟件作為軟件用戶的資產加以統籌管理。

2、軟件資產管理的意義

軟件資產管理在企業獲取降低成本、防范風險、標準化管理等三大方面能夠起到非常顯著的推動作用。具體體現為：

（1）軟件資產管理可以有效識別和整合軟件需求，使軟件投資布局更科學、合理，防范風險。企業通過實施SAM，提高了信息系統的安全性，可大大降低商業風險；能避免由于企業擴張中的兼并/購買所帶來的資產不明的財務風險；能避免由于缺乏良好管理帶來的潛在的財務，運營方面的風險。

（2）可以減少因濫用軟件許可所引起的侵權風險，提高信譽度。軟件資產管理倡導在合法、合理的前提下，有效使用軟件，最大限度地發揮軟件效益，使軟件用戶獲得長遠、規范的發展。

（3）還可以有助于實現軟件標準化，提高軟件資產利用率和工作效率。不僅制度上有依據，系統上有落實，實現標準化管理流程。

同時，軟件資產管理對于推動軟件產業的發展壯大，以及促進軟件企業的創新具有重要意義。

3、軟件資產管理對企業的作用

軟件資產作為企業資產的一部分，其管理模式和理念同企業資產管理的全局一脈相承。企業對于資產的管理分為三個層面，分別為財務管理、實務管理及對其可用狀態的維護管理。這三個方面由不同部門各自管理，而軟件資產管理的思路不同之處就在于，其特點是能將上述三個層面打通，實現對軟件整個生命周期的統一管理。作為管理對象，軟件既包括購買后存儲于某種載體中的安裝程序，又包括已裝在各硬件設備中的系統及應用程序。軟件資產存在的多樣性及易復制性，也就使其管理也相應復雜一些，不能簡單套用 “一物一卡”式的傳統資產管理模式。

（1）可以幫助企業防范風險。即能減少隨意使用違規軟件的情況，及時對軟件升級、打補丁，可提高信息系統的安全性，大大降低運營風險；能避免企業規模調整時（兼并、購買）帶來的資產不清、賬目混亂等問題；通過清查、盤存軟件使用情況，還能最大程度避免因非授權使用而帶來的法律風險。

（2）可以幫助企業控制成本 。軟件資產管理可有效防止超量采購軟件，降低軟件系統的采購成本，并且節約信息系統的管理和支持服務的成本，從而降低軟件的整體擁有成本（Total Cost of Ownership，TCO）。

（3）可以幫助企業提高競爭力。對于企業來說，軟件資產管理既能防范危險，又能控制成本，無形中提升了企業的運營效率，員工生產力更加得以鞏固，同時在行業內也增加了信譽度，企業最終獲得的利益就是綜合競爭力的提高。

如今信息化鋪天蓋地，工作離不開信息化，生活離不開信息化，給工作帶來便利的不僅僅是網絡，還有各式各樣的應用系統。那么這諸多的系統與軟件，您進行管理了嗎？這諸多的系統和軟件又將如何管理呢？今天，筆者就從軟件資產管理概念展開，看看如何進行企業的軟件資產管理及實施過程中的重點關注。

企業軟件資產管理現狀及需求分析

1、軟件資產管理背景

軟件是一種重要的資產，它需要像其他IT硬件設備一樣都作為企業的資產來加以綜合的管理。但軟件產品不同于其他物理資產，它是一個無形的產品，因此比較難管理，而且也是現有管理者不熟悉的。因此對于目前國內絕大多數企業高層管理者來說，既沒有引起充分重視，同時也不知道該如何去管理這些軟件資產，如何讓企業已擁有的軟件充分發揮作用，采購合適數量的軟件，杜絕浪費，如何提高軟件的投資回報率是擺在企業面前亟待解決的問題。

2、國內外軟件資產管理現狀

目前軟件資產管理在國際上，已經發展到一定的階段。2006年由ISO(國際標準化組織)和IEC(國際電工委員會)聯合對外發布了一項國際標準規范“ISO/IEC19770-1”，這個標準是第一個關于軟件資產管理(SAM)的國際標準。現在有了這個國際標準以后，為企業樹立了一個標桿，企業按照這個國際規范進行實施就可以使企業自身的軟件資產得到有效的管理。

國內眾多企業所擁有的軟件無論從規模還是數量來看，均在不斷增加，并且它們對企業的發展所起的作用也越來越顯著。可以說，今天的軟件已經無可爭議的成為了國內眾多企業尤其是大企業的主要資產和投資的一部分。軟件資產管理在發達國家已進入成熟規范階段，但在國內尚屬新生事物。隨著我國軟件產業和信息化建設的發展，全面引進軟件資產管理的理念，逐步開展軟件資產管理工作的條件已經成熟。工信部正牽頭準備建立中國軟件資產管理的標準體系，希望在2012年能夠出臺一套符合中國資產管理要求的標準和流程。

3、企業需求分析

作為企業員工，作為企業軟件主管，我將以我們企業為例，進行企業的軟件資產的需求分析，以供廣大企業參考。企業為什么要進行軟件資產管理？我個人從企業角度看，有如下三點：

（1）軟件投入越來越大，對其重視程度日益提升。隨著信息化的發展，信息化大道打通后，只有不同的應用系統，不同的系統軟件這條大道上奔馳，才能體現其意義。這些系統的逐漸投產與使用，必然帶來軟件成本的投入日益增長，已經逐漸超出硬件設備，企業領導開始重視軟件資產的投入。

（2）軟件版權概念逐漸深入，享受版權帶來的效益。隨著企業的知名度，法律意識的逐漸增強，作為規范的企業，首先要知法守法，軟件正版化是必然趨勢。公司各項應用系統的開發，讓企業擁有了眾多軟件著作權，這些版權還可能會給企業帶來效益。

（3）軟件資產是企業資產管理的一部分，要有效管理。通常企業管理軟件，一部分作為日常的低值易耗品進行管理，金額較大的按照五行資產管理，但是作為資產，跟固定資產一樣，軟件資產也要進行全生命周期的管理。由于軟件資產可能有其特殊性，因此需要專門管理。

企業軟件資產管理過程

1、實施步驟

如何在企業中建立軟件資產管理呢？目前國內企業進行軟件資產管理的少之又少，我公司也是在籌劃階段，結合企業實際情況，梳理目前國內外軟件資產管理內容，個人認為實施軟件資產管理可以參考以下五個步驟：

（1）認識軟件資產管理的重要性，組建團隊。企業軟件資產已經到了非管不可，不管不行的地步。因此，明確企業軟件資產管理項目建設及組建專門團隊，對軟件資產的采購、分發、安裝、變動、升級、維護到報廢、刪除等各個過程進行認真梳理。這個環節我相信各個企業都已經有所認識，團隊建設已經成立。

（2）進行軟件的清查盤點，通過企業軟件資產的清理工作，可以幫助我們充分地了解企業內軟件資產的現有情況，包括軟件資產的類別、版本號、序列號；存量、分布、質量、使用情況、有無取得使用許可情況、符合固定資產管理要求的軟件資產情況等，掌握情況是實施軟件資產管理的前提。這個步驟是企業應該進行梳理的工作，無論資產管理用不用系統進行管理，至少要做好臺賬，將管什么，管到什么程度梳理清楚。

（3）建立軟件資產管理制度，明確責權利及獎懲制度。制定制度內容主要包括：軟件使用和版權規定、軟件采購流程、軟件部署方案、軟件分發及安裝政策、軟件的采購計劃、資金預算、人員交接等。以指導本單位軟件資產的管理工作。這個步驟有的企業已經進行規范，有的還沒有做到規范管理，制度先行是必須的。

（4）加大培訓力度，做好軟件資產管理宣傳。要將公司的軟件作為資產納入日常管理，應做好員工的宣傳教育和技能培訓工作，通過宣傳教育使大家認識到為什么要使用正版軟件；通過技能培訓，使大家盡快地掌握如何操作軟件并熟練地應用軟件，從而充分地發揮現有軟件資源的作用和效率，更好地達到軟件為工作服務的目的。

（5）執行督促。技術人員負責對單位內軟件的使用狀況進行跟蹤，定期地公布本單位經確認許可使用的軟件資產目錄，并按規定提交單位軟件資產的最新數據報告。資產管理部門根據此報告督促大家執行軟件資產管理政策、控制軟件介質、評估軟件使用效果、協調各部門的工作等。保證長期、有效地執行軟件資產管理。使軟件資產管理持續化、系統化。

2、常見誤區

（1）誤區一：以建代管。不要認為各項軟件系統與應用系統的建設是管理，維護就不是管理，忽略使用與維護。存在“以建代管“的思想。認為系統或者軟件開發好了，正式上線，就大功告成，其實，只是剛剛開始，系統的升級，系統許可的續簽等等，以及后續需求的開發，都是需要進行管理的，包括后期的更新改造及系統其他后續的投資計劃。

（2）誤區二：版權意識淡薄。在國內，大量的盜版軟件云集，國人的法律意識不強。使用盜版軟件十分心安理得。強化法律意識，不要讓企業蒙受不白之冤。目前大的軟件公司，例如微軟等公司，已經開始維權，對于大量使用盜版軟件的行為，作為國有企業應該堅決抵制，響應國家的有關文件政策法規。

（3）誤區三：零星采購折扣低。由于軟件未進行資產管理，根據項目購置軟件是企業目前的采購方式，但是往往數量不大，相對能夠拿到的折扣就不高，因此企業往往就當了“冤大頭”，多花了冤枉錢。若能夠根據整體軟件規劃進行采購，相信能夠減少一定的采購成本。

（4）誤區四：版權計算方法魚龍混雜。例如：數據庫的軟件許可證所需量有多種計算方法，既可以根據服務器配置計算，也可以根據用戶數計算。應用軟件用戶許可既可以按照用戶數計算，也可以按照并發用戶數計算。

（5）誤區五：系統管理，萬事大吉。雖然上了系統，但是用戶應用，制度完善，考核監督都是保障系統能夠順利運轉的基礎，不要認為使用了一套成熟的軟件就能夠完成企業的管理。

3、軟件現狀

軟件資產管理工作是一項全新的工作，隨著信息化步伐的加快，其重要性日益明顯，美國微軟公司已經意識到軟件資產管理的巨大市場，研發出一套專門用于軟件資產管理的管理工具SAMLite，該應用軟件具有自動收集計算機和軟件資料、跟蹤所有安裝了的軟件信息、自動識別已安裝軟件的版本、自動產生軟件使用監測報告等功能，做到對軟件資產的實時管理。我國的軟件資產管理工作尚處在起步階段，我們希望通過軟件資產管理工作，從觀念上、認識上逐步改變人們對軟件原有的看法，從而推動我國軟件產業的發展。

4、如何更加有效的實施軟件資產管理

（1）灌輸、倡導“將軟件作為資產進行管理”的理念

要抓住“資產”這一核心，就是要將軟件作為“資產”進行管理。這看似一個簡單問題，卻是軟件資產管理的核心所在。一個桌子或者板凳，大家都知道是資產，管理部門還專門做了編號，分配、使用、報廢都有相應的規定。一套軟件，便宜的幾百上千，貴的要幾萬，卻又無影無形，這邊復制、那邊刪除，單位購買、個人使用，電腦報廢、軟件陪葬，到期后盜用、未到期廢棄，已有的還購買、購買的卻閑置，這些情況都是因為我們對軟件資產價值的漠視，根本原因就是未將軟件作為資產進行有效管理。

如何把軟件作為“資產”進行管理？首先軟件是購買來的授權。軟件的核心是授權，隨贈的安裝光盤只是軟件程序的實物載體，網絡環境下安裝光盤和授權數有時已做不到一一對應。軟件必須按照軟件著作人授權的方式、期限等使用，超出授權范圍使用和無授權使用都屬于侵權。其次，軟件是需要入賬的資產。在政府機關方面，財政部對達到固定資產價值和使用年限標準的軟件，要求按照《固定資產分類與代碼》等有關規定，納入部門資產進行核算管理。國管局在此基礎上明確提出，將軟件資產作為固定資產中電子計算機及其外圍設備類項目登記入賬，初步解決了中央行政事業單位軟件資產管理的入賬問題。企業這方面還沒有明確的規定，根據現行《企業會計準則（2006年）》等相關規定，實踐中通常是根據軟件購買價格、使用期限等情況作為固定資產或無形資產進行核算，這方面還沒有統一的規定。

（2）持續穩步提升并強化軟件資產管理理念

要實現對現有正版軟件的動態管理，在確保軟件資產不流失、不浪費的同時，隨時根據人員、硬件、授權期限等變化情況匹配軟件授權，確保軟件授權不缺位，確保實現“鞏固成果、長效管理”的預期目標。

具體可以參照三級管理實現遞進式發展。第一級，通過軟件審計（清理與盤點）；第二級，利用軟件資產管理有效控制成本；第三級，構建軟件資產管理，應對業務挑戰。

在第一級軟件資產管理中，企業通過實施資產管理，證明許可證滿足監管達標要求，從而使企業通過軟件審計；在第二級中，分析企業內的軟件使用情況，以確保企業不會為軟件支出過高的費用。同時，回收了未充分利用的軟件，增強了對軟件真正成本的意識，并且創建了一個基本的請求處理系統，用于將軟件部署到對業務最有益的地方。在第三級，資產管理通過自動化工具和可管理的軟件權限支持列表，深化了資產管理結構的能力。軟件資產管理的這一最終等級增強了對軟件的控制，同時它簡化了程序，釋放了資源，并且建立了一種責任制的企業文化。

朔黃鐵路發展有限責任公司信息中心）