基于數字校園的高校管理創新與應用*

胡桔州，曾伏秋，胡清潔，楊 剛，羅毅輝

（湖南商學院，湖南 長沙410205）

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要 （2010－2020年）》指出“信息技術對教育發展具有革命性影響，必須予以高度重視”?！俺浞掷脙炠|資源和先進技術，創新運行機制和管理模式，整合現有資源，構建先進、高效、實用的數字化教育基礎設施?！笨梢姡咝Ｐ畔⒒粌H對高校傳統的組織管理理念帶來強大的沖擊，同時也勢必推動高校的制度創新和組織重構。高校信息化將高校原有管理和服務網絡化，在現代信息技術平臺上重新理解和定位高校的社會職能，設計和重組內部組織結構，再造運作流程，從而實現高校管理模式和發展機制的系統變革，建立適應現代社會發展要求的高校管理制度和機制構架。深入理解高校信息化的內涵，主動應對信息化帶來的高校管理的變革和挑戰，實現高校組織創新和管理的信息化、現代化，具有十分重要的意義。

一、信息時代高校管理變革的必然性

1.信息時代大學理念的發展

（1）信息社會的大學理念

山東大學博士生導師田建國教授認為，“大學理念是對大學的本質、功能、發展規律的哲學思考和理性認識，工業社會大學理念主要特征是科學性、民主性、實用性和開放性，而信息社會的大學理念主要特征是信息化、全民化、終身化、個性化和國際化”，“現代大學應該樹立七個基本理念：以人為本、崇尚學術、服務經濟、持續發展、重視道德教育、面向世界、引領社會”。“大學的本質是趨向未來的，著眼于培養和造就創新精神和實踐能力的未來人才?！薄艾F代大學不僅要走出還要超越象牙塔，創造新思想、新知識、新文化?！盵1]

（2）高校傳統組織模式的局限性

我國高校傳統的組織模式是一種典型的等級制組織，經過改革開放至今，仍未發生根本改變。其特點主要體現在兩方面：第一，集中決策、統一指揮，所有的教育教學指令和信息都依賴縱向渠道傳達，各教學單位之間缺乏有機的橫向聯系；第二，組織流程中，信息傳遞過程層次過多，信息過濾、失真現象嚴重。具體表現為機構重疊、隊伍臃腫、互相推諉、效率低下。面對信息化大潮，它已經嚴重阻礙了中國高教事業的進一步發展。[2]

（3）以人為本是實現高校管理創新與變革的必然要求

1931年，梅貽琦先生在清華大學提出“所謂大學者，非謂有大樓之謂也，有大師之謂也”的著名論斷。大學從根本上來說是人的事業，堅持以人為本是高等教育發展的核心，人力資源是大學最關鍵也是最根本的資源，盡力為全體師生員工提供貼切的個性化服務，發揮師生員工主觀能動性，不斷提高教學、科研、管理和服務工作效率，這就是提高大學核心競爭力。信息時代是以人為本、尊崇個性的時代，無論是高校組織流程的重新設計也好，還是高教人事政策的出臺也好，都應當將關注點放在兩個“有利于”上面——即有利于激發教師的創造力和積極性，有利于激發學生的創造力和培養學生的個性。

信息時代的高校組織形式應該是一種典型的學習型和開放型的組織，與傳統等級制組織形式相比，新型的組織形式應當具有兩個最明顯的特征，即決策的分權化和信息的交互化。高校需要重組業務流程，去除流程中無效的工作環節；調整學校組織結構，實現學校管理從高聳式組織結構向扁平式組織結構的轉變；提高管理機構的響應速度，避免信息上傳下達的阻塞和失真。

2.信息時代高校管理的核心

（1）高校的管理應該以信息流為核心

高校不同于企業，企業主要關注產品生產，而高校對于人的活動關注度最高，對于活動的描述主要通過信息，這是因為高校的活動，不管是教學、科研、還是社會服務主要是信息的產生（創新知識）、傳播、與接受的過程；高校內部的管理雖然也涉及物流和資金流，但更多的還是通過教學管理信息、科研管理信息、人事管理信息、學生管理信息等信息流來實現。因此，高校的管理應該以信息流為核心，通過對信息資源的規劃、設計、開發、使用、共享、控制，可以加速信息流的暢通和信息資源的有效利用，促進各部門之間工作的協調與高效運作。

（2）信息化為改變高校傳統組織結構，使其朝扁平化、網絡化方向發展創造了有利條件

首先信息化為改變傳統管理層級制度提供了技術支持。現代網絡信息技術的應用，使得高層決策者和基層執行者之間可以直接進行即時的信息溝通，而主要從事上傳下達的中層管理者的重要性大大減弱，中層管理的淡化甚至消失使得以往金字塔型的組合結構逐步被扁平式的組織結構所取代。其次網絡四通八達的聯系打破了高校不同部門之間組織界限，各種信息通過互連網絡的發散式傳播路徑使得各單位能夠自由地傳達、獲取信息。

因此，高校應該在實施信息化建設的過程中，樹立現代大學理念，改革管理體制，改變職能型管理模式為流程型管理模式，重新梳理和優化業務管理流程，為師生員工提供高效的管理和滿意的服務。近年來，在清華、北大等高校紛紛實施的 “數字迎新系統”便是整合了招生辦公室、教務處、學生處、后勤、各院系等多個部門在招生、迎新過程中數據與業務管理流程，形成了完整的新生招生、注冊的管理與服務系統，實現了多部門的協同工作，實現了對新生的“一站式”管理和服務。

3.信息技術支持下的電子校務促進高校的組織變革與管理創新

（1）電子校務促進高校組織變革

所謂電子校務，就是運用信息技術和管理理論，將高校的管理和服務通過網絡技術進行集成，基于Internet和校園網實現組織結構和工作流程的優化重組，促進辦公自動化、電子化、網絡化和信息資源的共享，向校內師生和社會提供優質、規范、透明的服務，最終實現數字化大學。但是，隨著高等教育體制改革和高校電子政務的開展，大學傳統的組織結構顯現出越來越多的弊端。例如，電子校務伴隨著越來越多的行政服務轉移至網上實現，要求的服務模式是一個業務處理入口的并行式辦公，提高業務處理工作效率，這種并行式辦公方式并不等同于多部門簡單集合的“一站式”或“一廳式”的服務，而是后臺系統的協調統一工作。高?，F行組織結構與這種后臺協調一致的工作流程之間極其不協調，在實踐中必然會引發尖銳的矛盾。組織制度、管理觀念和模式的陳舊已經成為制約我國高校發展的重要瓶頸，組織重構與管理創新已經刻不容緩。電子校務在國內外高校的實施給我們提供了有益的啟示：在電子校務發展達到一定的成熟度以后，電子校務技術層面(或物理層面)的發展會帶來社會層面(或管理機制層面)更大的發展；高校應該在進一步完善電子校務技術基礎和平臺建設的同時，著力推進現代信息技術平臺上高校管理理念、組織結構、運行機制的變革，以實現高校電子校務的根本價值和目的。[3]

（2）組織變革的根本目的在于推進大學的管理創新

高校作為高層次人才、高深專門知識和人類文化的匯聚場所，處于科學技術發展的前沿并承擔著引領科學文化發展潮流的社會使命，更應該主動地將發端于企業管理領域新的管理理念和理論移植到高校管理中來，將其創造性地應用于自身的管理實踐中去，并對電子校務業務模型、相應的法律法規和標準體系、電子校務的績效評估機制進行研究，進而對高校戰略思想、決策程序、運行機制、組織文化等進行深入的研究，使電子校務真正起到推動高校組織變革、管理創新，乃至推動現代大學制度建立的作用。

二、基于數字校園的高校管理模式構建與運行機制創新

1.數字校園的涵義

在我國 “數字校園”的概念正式提出于2000年前后，它是高校信息化的高級形式，它不僅僅包括電子校務管理，還包括教學、科研全過程的數字化支撐。這里全過程不僅包含環境、資源數字化，還包含對教學活動、科研活動實行數字化。有定義提出：數字校園是以網絡為基礎,利用先進的信息化手段和工具,實現從環境、資源到活動等的全部實行數字化,在傳統校園的基礎上構建一個數字空間,以拓展現實校園的時間和空間維度，從而提升傳統校園的效率，擴展傳統校園的功能，最終實現教育過程的全面信息化，達到提高教育水平和效率的目的。

2.數字校園建設與URP理論

清華、北大等高校領先的信息化理論研究和實踐[4][5]表明，高校信息化建設應該采用（University Resource Planning，URP）大學資源計劃理論，依據頂層設計思想進行校級統一信息系統建設。URP就是指在信息技術高度發達的今天重新審視大學的運作，目標是實現大學資源的有序管理與高效利用。大學的資源包括人（教師、學生等）、財（工資、辦公經費、教學經費、科研經費等）、物（設備、房產等）以及信息（教學信息、科研信息等）等，大學的活動包括教學、科研、社會服務與內部管理等。URP是大學信息資源與系統的總集成，它利用統一的技術平臺和接口規范，將大學的各種信息系統與資源集成起來，實現信息的共享和交換，為用戶提供統一的訪問界面，并為后續的應用系統設計和實施提供統一的、規范化的要求，以期實現大學運作中資源的統一規劃與管理。

由于高校信息化的特殊性，基于URP理念的校一級信息系統應采用“聯邦模型”——對各部門來說是相對獨立的系統，對用戶來說是一個整體，從宏觀來看是一個分布而集成的統一體。應采用松散耦合的體系結構，由一個基礎技術平臺、一個門戶和N個應用系統構成（1+N+1）來構成URP校一級信息系統。高校核心職能是人才培養和科學研究，支持這兩項主要職能就是高校內部事務的管理與服務，因此教學、科研、管理和服務的各種應用系統的開發就是數字校園建設的核心。根據URP理論，按照高校核心職能建立的校級信息系統又可以劃分為三大類應用平臺：電子校務平臺、教學支撐平臺、科研支撐平臺。

3.數字化技術支撐高校教學、科研、管理與服務全方位創新

（1）數字化技術拓展高校管理模式創新

數字化管理即數字化技術在高校管理中的應用或高校電子校務平臺。在我國眾多高校，數字化管理都是從支持日常辦公業務的辦公自動化開始的，現在已發展為涵蓋各業務部門的辦公信息系統以及支持各業務領域 （教學、科研、人力資源、學生、財務、設備、資產等）各環節的管理信息系統這兩大塊。電子校務是電子政務在學校工作中的實際展現，電子校務平臺是數字校園的核心，它圍繞高校管理的各個環節，充分利用信息技術優化和重組業務流程，建立各類應用系統，支持高效率的教育管理與服務，構建一個實現信息資源共享，提高各部門工作效率，改善領導決策支持和面向師生員工服務的電子校務體系。[5]

1）辦公信息系統

在高校的日常管理中，大量的業務流程正處于改革和規范的過程中，無法通過結構化的信息嚴格的規范來描述。實際上辦公信息系統是幫助人與人之間進行協同工作和交流的工具組成的集合。主要包括溝通協作、辦公資源與公文管理、日常辦公事務。由于這些業務本身的特點，在技術上通過使用基礎中間件（工作流、日歷、消息、信息發布、全文檢索、通訊錄、電子表單、數據交換、數據安全、統計報表、權限管理等）來進行構建。這些技術可以支持定制工作流的應用，以實現各業務流程不斷規范，逐步實現全校職工的協同辦公、移動辦公和綜合服務。

2）各業務管理信息系統

是指各業務領域（教學、科研、人力資源、學生、財務、設備、資產等）的管理信息系統，主要根據URP理論，采用信息資源規劃方法來分析與設計，要注意將各業務的管理職能與業務活動過程區別開來。

高校教學工作由教學活動與教學管理構成。其中教學活動是無法固化流程的非結構化信息，通過教學支撐平臺實現；而教學管理面向基本固化業務和數據流程，便于采用URP方法進行設計，重點就是如何高效管理和調度學校的各種教學資源，支持各院系教學活動開展，同時統計和分析教學活動中的各種信息，為進一步教學改革提供決策依據。因此，教學管理系統是為教學管理的各級部門對資源有序調度及管理工作科學化、規范化提供信息決策的支持系統。它主要包括學籍與培養管理、教學任務錄入、排課、選課、考試安排、成績錄入、教學評估等日常教學管理活動中以學期為單位運行的教學環節。該系統包括教務管理、實踐教育管理、教學評估、學科評估管理等子系統。

高?？蒲泄ぷ靼蒲校ɑ顒樱┡c科研管理。其中科研活動具有無法固化流程的非結構化信息，應該通過科研支撐平臺實現；而科研管理是從宏觀上對學?？蒲姓w規劃、資源協調和統一管理。高校科研管理系統應包括科研機構、項目、經費、科研成果等管理子系統。

高校的學生管理，不同于一般企業與政府的人員管理，有其自身的特殊性和復雜性。涉及學校的教學與管理眾多部門?；谛畔r代大學理念，建立基于管理與服務有機結合的學生管理系統十分必要。要從頂層設計的角度，打破傳統的部門界限，以招生、入學、在校、就業指導、離校全過程為線索，既為學生也為管理部門提供全方位的信息化支持與在線服務。應該包括招生、迎新、黨團工作管理、學生事務管理、學生資助管理、學生綜合素質教育管理、就業工作、離校管理等子系統。

高校人力資源管理范疇為在高校的全體教職員工，包括事業編制人員、合同制人員、訪問學者、客座教授、離退休人員等。職責主要包括聘用、考核、薪酬福利、培訓、員工關系及人力資源服務幾個方面。該系統應整合存在于各部門的人力資源信息，實現人力資源管理各部門、各環節工作信息化，既為人力資源管理部門也為教職工個體提供信息化的管理服務。既要實現各部門相關信息的在線共享和工作協同，提高管理效率，為人事管理決策提供科學可靠的數據，又要實現面向全體職工方便快捷的在線自主信息服務。它涵蓋高校教職工的招聘、進校、在校管理、離退休(離校)的全過程。人力資源系統可以劃分為進校管理、計劃調配檔案信息管理、勞資管理、師資（評聘培獎懲)管理、職工(評聘培獎懲)管理,離退休(離校)管理等子系統。

（2）數字化技術拓展高校教學模式創新

數字化教學就是充分利用數字化工具，用數字化手段把知識體系與課堂教學關聯起來，從根本上創建一種“在教師指導下的學生自主學習”全新教學模式，以適應當代社會經濟和科技發展對高素質創新人才的需要。為此必須建立數字化教學環境 （多媒體教學基礎設施和基于網絡的資源制作、傳輸、網絡教學支持系統），提供數字化教學資源（數字化的多媒體信息、素材及學科教案、實驗資源、課件、共享軟件資源、網絡課程、數字圖書館管理的各種資源），實現師生在線互動和協作學習。當然，這些教學活動的開展都離不開前述電子校務平臺中教學管理子系統提供的管理和服務?？傊?，通過教學支撐平臺三個子系統（教學資源制作與共享子系統、在線輔導與考試子系統、協作學習子系統）支持在線教學各環節，實現教學觀念不斷更新與教學模式改革創新。

（3）數字化技術拓展高?？蒲袡C制創新

大學是產生知識、傳播知識的殿堂，知識管理是大學非常重要的職能之一。高校師生的科研活動本身是松散組織的，而科研活動的開展主要就是知識創新，因此數字化科研 (數字化技術在科研活動中的應用或科研支撐平臺）應主要考慮如何能有利于支撐師生更高效地進行知識創新。首先要建立包括知識發現、知識倉庫、知識地圖、知識共享和知識搜索等功能的知識管理子系統；其次要建立包括文檔管理、信息發布、信息共享、團隊溝通、團隊組織等功能的科研協作子系統；然后建立包括成員管理、經費管理、項目管理、論文管理等功能的科研項目輔助管理子系統等；最后是建立模擬實驗環境、虛擬實驗室等研究支持系統。當然，這些科研活動的開展都離不開前述電子校務平臺中科研管理系統提供的宏觀管理和服務?？傊ㄟ^數字化科研支撐平臺，可以打破常規科研交流方式、實現科研團隊跨時空協作、強化學科資源整合與交叉，營造學術創新環境，提升高校的整體科研水平與創新能力。

（4）數字化技術拓展高校社會服務與校園文化創新

數字化技術對于高校服務功能的支撐與創新，既包括通過數字校園信息發布各種教育培訓信息、科技成果轉讓與咨詢信息，為社會提供服務、遠程教育、終生教育等；又包括對師生提供社區生活（餐飲、購物、金融一卡通等）電子化服務和網絡文化（廣播、影視等）數字娛樂服務。

三、數字化技術與管理創新有機融合，實現高?？沙掷m發展

1.數字校園建設是管理創新與技術應用相互促進不斷發展的過程

創新是高?？沙掷m發展的動力和源泉，而通過數字校園建設提升高校核心競爭力，實現高?？沙掷m發展戰略，這是信息化社會創新人才培養的必然要求。但是國內外高校的實踐表明，信息化支持高校發展的道路并非一帆風順，這不僅僅是針對“信息化”事務自身，更是如何將數字化技術充分融合并運用于大學“人、財、物、教學、科研”等核心活動進而推動高校已有體制改革與發展的過程。[6]

我國高校信息化起步于上世紀80年代，然后隨著中國教育科研網在1994年的建立，高校紛紛建立自己的寬帶校園網和各類應用系統，這些系統都是分散、獨立建立的，此階段（1994～2000年）稱為高校信息化建設的“系統集成”階段，這些信息系統有力支持了教學、科研、管理和服務。在這個階段，將很多注意力放在了技術性的問題上，有些問題的顯著性暫時被弱化了。進入本世紀來，隨著信息技術的進步，高校網絡基礎設施建設逐步走向成熟，技術性問題不再是最急切的關注點，高校信息化繼續向前發展面對的深層次問題就不斷出現：發展缺乏統一規劃，只重視硬件投入、缺乏軟件建設支持，人員隊伍不穩定，運行維護難；由于信息標準不同一，造成不同系統之間的數據無法有效共享（信息孤島）；由于應用系統之間缺乏有效集成造成不能互訪（應用孤島）；用戶缺乏統一的訪問資源和應用的界面，隨著系統的不斷增加，需要記住越來越多的賬號、密碼，人性化程度低，因此統一用戶管理并實現單點登錄，建立數據交換實現數據共享、建立門戶系統實現各應用系統集成就成為必然的需求。這一時期（2000～2006年）稱為信息化建設的“應用集成”階段，跨入新世紀的高校“數字校園”概念也從此逐步成為信息化建設熱點。

但是由于各種原因，各高校的信息化發展并不平衡，普遍的問題就是如何使投入巨資的校園網真正使用的好，發揮其在教學、科研、管理與服務中應有的效益，情況并不令人滿意。原因主要是：以往信息化建設只關注實體對象（基礎環境、資源）的數字化，而忽視過程對象（教學活動、科研活動、管理事務）的數字化；只關注部門的系統功能是否完善，數據是否有效，業務系統之間即使通過數據交換等手段來進行數據共享也比較困難；只關注系統運行是否可靠，而對用戶體驗考慮較少。為此，清華大學于2006年率先提出了“建設新一代數字校園”的理念，其核心思想是“以用戶為核心組織信息資源與服務，以信息資源的開發、共享、利用為目標建立信息系統”，打破部門隔閡，“構建與現實校園有機銜接的數字空間為重心實現跨部門的校級業務系統”，將高校信息化引導到提高用戶工作效率的本源目標上，從這時起，我國高校信息化才開始邁入“信息集成”高級階段。

2.數字校園建設只有科學規劃、有效實施，才能推進高?？沙掷m發展

相對于重點大學，地方高校信息化建設一般起步較晚，也存在不少誤區和盲目性，必須走出這種困境。[7]吉林大學教育技術中心研發室主任李雅琴認為，“經驗表明,一所高校的信息化建設水平不僅與學校領導的重視程度有著密切關系,而且與主管校長的專業背景、對信息化的認知程度以及信息辦主任能否與主管校長保持有效溝通等因素有著重要聯系”。這一方面說明,在基礎設施得到初步完善的前提下,高校的信息管理水平是決定其信息化建設進程的關鍵因素；另一方面也說明體制性障礙已經成為制約高校信息化建設的最大瓶頸,引入和推行 CIO（Chief Information Officer）機制以提升高校信息管理水平已成為當務之急。[8]

北京大學信息化建設與管理辦主任黃達武教授認為，完善的信息化管理體制，先進且切實可行的規劃，以及科學的標準、規范能有效遏止高校信息化項目的盲目擴張和重復建設，是高校教育信息化成熟發展的三大主要標志。

總之，數字校園建設需要基于信息資源規劃，加強頂層設計，整合資源，處理好業務與技術的關系；同時要引入和實施IT治理，建立強有力的保障體制與機制，強調服務運營，為學校的廣大師生提供優質、可靠的信息服務，創新信息化管理模式，推進高?？沙掷m發展。

[1]田建國.也談現代大學理念[J].中國成人教育,2006(11).

[2]羅來芳,張鵬.基于信息化的高校組織創新[J].(中國)教育信息化,2006(13).

[3]遲景明,肖洪鈞.論電子校務與大學組織變革[J].遼寧教育研究,2004(12).

[4]蔣東興.大學資源計劃理論探討與實踐[J].(中國)教育信息化.2005(9).

[5]蔣東興，付小龍.高校數字校園建設指南[M].北京:高等教育出版社,2008.11.

[6]劉永貴,南宏師.以信息化推動大學的變革發展-美國孟菲斯大學IT治理的個案研究[J].現代遠距離教育,2011(5).

[7]張文豐.走出高校信息化規劃困惑[J].中國現代教育裝備,2008(8).

[8]李雅琴.CIO:高校信息化建設亟待管理機制創新[J].現代教育科學,2010(2).