報社發行管理成本控制的方法和對策

□ 曾慶華

（嘉興日報報業傳媒集團，浙江 嘉興 314000）

報紙發行作為報社的主要對外載體，是報紙的生命線，其重要性愈來愈受業內人士的高度關注。報紙發行特別是自辦發行要想在媒體競爭中促進報業經濟的生存和發展，很關鍵的一點，就是科學地管理和控制報紙發行成本，創新報業發行理念，這是現階段報業集團必需認真思考和探討的實質性問題。

涉及過報社發行財務工作的人員都知道，自辦發行的報社在管理上的難點是：訂閱發票的規范使用和報款的及時收繳。在發行運營成本控制上的問題是：管理成本高、用人成本高、勞動風險高，特別是近幾年發行用工成本增長速度加快，更加導致問題的突出。因此，根據國家有關法律法規和內部控制指導規范，結合本報社發行經營的實際情況，找到適合發行業務特點和管理要求的方法和對策，顯得尤為重要。下面是嘉興日報社財務發行人員在日常管理中，在發行管理和成本控制方面一些粗淺的方法和對策，作些交流與探討。

重視發票和報款的管理，確保發行指標的完成

根據報社實際情況，在報紙大征訂的實務工作中，訂報款項是否及時足額存入報社銀行賬戶，是報社對發行經營業績考核的主要指標，也是報社核支發行經費、進行考核獎勵的重要依據，更是財務部門關注的重點。為確保在規定時間內所有訂報均收款，開出發票報款沒有流失，報社財務部門對發行發票領用到報款到位要有全面的考核方法和對策。

嚴格的發票領用繳銷制度。發票領用實行交舊換新制度，嚴格控制空白發票領用數量，并在大征訂開始前對各站財務和統計人員在規范操作方面做好培訓指導工作，要求預防工作從小細節上做起。年度收訂結束后對所有發票審核后收回，破訂所需發票重新領用，一次只印刷一年的使用量，發現問題及時解決。每年由財務部組織專業人員在下一年大征訂啟動前，對各發行站開出的發票進行審核，保證開出報款與到位報款的一致性和開具發票的規范性。

連帶處罰杜絕發票違規。報紙訂閱發票的管理一直是報社發行和財務管理的一大難點，一旦出現丟失、被盜、拆本和不規范操作現象，不僅有損報社形象造成損失，而且降低稅務部門對報社的信任度，特別在近幾年在電腦票取代手工開票的敏感期，對僅存的具名訂報手工發票更要規范操作。嘉興日報社除嚴格的規定外，2009年開始發票遺失不問原因，一律每本加倍扣罰10000元，并在兌現發行考核獎勵時直接扣除。但考慮此處罰對于大多數發行員是筆不可能的支出，而發票規范更需要層層把關，所以處罰比例是：發行部領導40%，站領導或直接管理責任人50%，基層發行員10%。如是協作單位遺失的在協作費用中扣除。此連帶處罰實行三年來，嘉興日報社基本上已杜絕訂報發票丟失、拆本等不規范問題。

把激勵機制和約束機制引入報款考核。報款專戶管理，報款收入賬戶在各發行站當地只收不付，報款只能通過報社財務部的指令劃入報社的賬戶，這是浙江省各家地市報都在實行的保全措施。但只有把激勵機制和約束機制運用到報款及時到位、足額收繳的考核中，才能保證報款考核的順利實行。嘉興日報社在發行目標任務責任書中明確規定報款到位時間與發行人員獎勵掛鉤。報款必須嚴格執行預訂預收制度，上一年的12月31日前本年報款回收不得低于考核報款的90%，應收報款余額于報紙當年的3月31日前足額收訖。如期完成，分二次按同等比例兌現包含在發行費率內的2%獎勵，缺額部分作扣罰處理不予追補。開出發票報款和到位報款與發行經費劃撥掛鉤，其缺額部分查明原因后在發行經費中扣除。在年底根據發行部門的月統計訂報數、發行數結算報款，據核實報款列支發行經費，費率一經確定不允突破，因突發事件產生大額費用經黨委同意分期進入發行成本。

發行經費合理使用，創收經營準確定位

由于報紙自辦發行起步晚，對投遞員工資政策、獎勵政策、促銷政策等大項費用上，多數報社依據歷史經驗缺乏全面系統的發行成本管理方法。近年發行成本費用的不斷攀升，特別是為穩定發行隊伍增加的投遞成本，為擴大發行增加的征訂成本，成為急需破解的難題。但報業集團所給予的發行費率又須控制在一定水平，如何在控制發行成本的同時保證報紙的發行質量，嘉興日報社采用的政策是：發行費率確定前慎重測算，確定后不輕易突破；合理的獎勵政策和市場份額，鼓勵創收彌補發行經費。發行公司采取的對策是：發行經費控制使用，發行資源充分利用，創利模式靈活多樣。

加強成本預算管理，發行經費計劃使用。管理和控制發行經費，是當代發行人必須面對的重要課題，將每一項發行費用的組成和使用范圍具體化，使每一個環節，每個月的可使用經費都有額可限，是控制發行成本的有效方法。把每年、每月可使用的發行經費有計劃的量化預算，是一種重要的管理工具。發行成本預算主要依據報業集團發行政策實施的發行費用預算，使有限的發行經費用得其所，用得合理。報社財務以預算管理作為發行經費事前控制的抓手，年初通過編制“發行經費月標準使用額”，給各發行站負責人予以預警，超過月定額10%當月暫停報銷。預算的目的是促進發行人員面向未來，促進發展，有助于增強預見性，避免盲目性，尋找挖掘潛力、降本增效的途徑。

建立內部控制制度，發行經費量入而出。根據報紙經營業務的特點，制定各項費用的控制方法。對階段性較強，漏洞較多的開支項目，要有針對性地控制措施。例如：各發行站站長和工作人員交通費和通訊費分段實行考核，大征訂期與平時月份各有使用標準，超額自負。強調開支項目明確性，是利用有限資金保證發行任務順利完成的重要手段，例如：征訂發行經費與日常發行經費劃分明確，在日常發行經費的管理上，要分清開支項目的界線，防止無關費用擠兌發行人員開支，確保發行人員待遇以保證報紙的發行質量。這是發行財務管理中的關鍵步驟，如措施落實不到位，就很難發揮作用。因此，還必須對制度的執行情況定期進行考核，杜絕超額超支現象，按照“嚴守定額、實用實支”的原則進行管理。對缺乏統一模式的基層發行站，本社規定管理人員原則上不超過3名(包括發行站站長)，其他工作（人事、統計、財務等后勤）由相關部門兼做，這樣既能控制成本又能把握方向。

準確定位創收模式，經營機制靈活多樣。每個行業都有自己的運營特點，既有優勢也存在不足，發行公司只有遵循市場發展的規律，充分利用報社的發行資源，規范使用報社給予的政策和市場份額，才能使發行經營由報社的耗利部門逐步向創利部門轉型。2007年，嘉興日報社成立國有全資發行公司，在保證主體業務正常運轉的情況下，大力的拓展副業彌補發行經費的不足，提高發行員的待遇。把發行員聘用關系從報社轉入發行公司，從而大大減輕了報社在發行用人上的成本和勞動風險。在發行公司設立財務機構，將創收核算業務下放一級，讓他們安心發行創收業務的拓展，報社通過設置發行財務總監進行全過程監控，從而達到管而不死、活而不亂，細而不繁的財務管理氛圍。公司設立了一個專門拓展創收業務的品牌部門，除了傳統的外報刊投遞、夾報廣告業務外，努力開拓大型商場商品宣傳投遞、電子閱報欄廣告業務，使三年來的創收產值每年以25%-32%的幅度快速增長，更為今年投遞員大幅度增資，改善福利待遇提供了保障。

提高發行人員待遇，重視投遞員隊伍的穩定

當前，報社發行正處于外部社會環境調整和內部人員動蕩的轉型期。就外部環境而言，勞動用工成本快速攀升；就內部環境而言，發行人員知識結構偏低、年齡結構老化，而待遇意識增強。可以說，發行管理人員從來沒有像今天這樣肩負越來越多的使命，也從來沒有像今天這樣面臨越來越復雜的變化環境。從現實情況看，本省每年最低工資的一次次提高，使處在最低收入邊緣的發行人員的維權意識增強，要留住發行人才，穩定發行隊伍，提高發行人員待遇是報社發行工作的當務之急。

重視發行投遞隊伍的穩定，保證收入穩步增長。發行員從事報紙發行工作，歸根結底還是為獲得與其付出勞動基本對等的報酬，待遇太低就吸引不來業務能力強的發行員，也就保證不了發行隊伍的相對穩定。面對發行人員待遇低的現狀，嘉興日報社財務與發行相關人員積極探索可行的薪酬改革方案，建立相應的獎勵制度，根據發行員的投送范圍、投送份數、完成征訂任務情況以及新增訂戶數量等方面的業績，給予相應的獎勵和補貼。俗話說，“手上沒米，叫雞也不靈”，影響投遞隊伍穩定的問題要加以解決，中心問題還是待遇留人。為了保證發行人員的收入每年穩步增長，嘉興日報社在發行目標任務責任書上就明確規定，各發行站用于一線工作人員的工資、獎金、福利(含各種養老及社會保險)支出不得低于投遞費用的85%，并作為考核發行責任人的主要指標之一。有了資金的保障，有了好的制度，對于敬業精神佳的發行員，才能有明確的獎勵機制；對于發行投遞工作年限長的發行員，才能實行社齡補貼制。

改善發行人員福利待遇，解決其后顧之憂。嘉興日報社2002年就開始關注基層發行員養老等福利待遇，到2006年已為符合條件的所有發行員辦理了勞動法規定的養老保險及人身意外傷害保險，2009年-2010年又為發行員辦理了醫療保險，2010年對在報社工作10年以上的發行員退休后醫保金的交納也作出了相應的承諾。此舉為發行員起到了老有所養，病有所醫的保障作用，在一定程度上解決了他們的后顧之憂。為改善發行員工作條件，報社還為一線投遞人員配備了電動車、雨衣及工作裝，每年給予一定金額的電瓶補貼，盡可能提高發行人員福利待遇。

發行在報業三大傳統經營主體中，在管理體制、經濟基礎上相對薄弱，在人才配置上相對匱乏是不爭的事實。報社發行在新形勢下只能加強，不能削弱；只能做大不能做小，只有通過控制發行過程的成本費用，充分利用現有的發行資源拓展創利業務，才能為報社爭取更大的盈利空間，報紙發行領域才能成為報業經營下一個新的戰略經濟增長點。