痕跡管理在班組建設中的創新和嘗試

河南濟源供電公司 李元義 齊文炎

1 痕跡管理的內涵

雁過留聲，人過留名。痕跡是事物的產生、發展和消亡過程中所留下的印跡。管理痕跡則是在管理過程中所產生的各類記錄、臺賬、計劃、總結、報告、圖片、聲音、模板等一切能影響到我們、能讓我們感受到的印跡。

痕跡管理不是實施情感、經濟、制度管理過程中的藝術，也不是實施各種管理的管理過程，而是使各種管理方法，管理藝術、管理過程留下痕跡并發揮痕跡對管理的推動作用的一種理念和方法。

2 痕跡的來源和特性

管理痕跡作為一種印痕和足跡，浸透著管理者管理行為和員工思想智慧的烙印和特性。班組建設的痕跡作為管理痕跡的一種，有著管理痕跡所具有的一切特性。

2.1 痕跡的兩個來源

管理印跡的產生不僅有自然的，而且有人為的力量予以強化的。前者是按照事務發展屬性自然而然記錄下來所產生的，如車行路上的車轍；而后者則為經過人為加工提練升華、融入當事人思想和思考的，如路況記錄、路線的勾畫、方向的描繪等。又如組織一次活動，活動過程中產生的圖片、簽到表、活動日常記錄則都是活動自身產生的痕跡，而活動開始前擬定的活動方案、計劃、標準和活動結束后的效果評估、得失總結以及完善后以供下次活動借鑒的模板則都是經過升華的痕跡。

2.2 痕跡的兩個形態

班組管理活動開始后，按照既定要求自然而然產生的痕跡或記錄，往往是直觀的顯性的，如文字、圖片、檔案、電子軟件流程記錄等；而管理者或實施者的各種收獲和功效，則是隱性的，如心得體會、思想感悟、情感意識、素質能力的形成等等。顯形的往往作為檔案記錄并存在于軟件程序或紙張之上，隱形的則存在于人的思想理念能力和素質之中。如參加一場培訓，顯形的痕跡是所做的讀書筆記，而隱形痕跡則是通過培訓對員工素質和能力的影響。隱形的痕跡只有通過人的思維才能在下一階段的工作中顯現出來。

2.3 痕跡的兩個層次

管理活動的痕跡有班組層面按照班組標準化建設或規則運行要求做出的管理痕跡，如班組日志、會議記要、安全活動記錄、設備巡查記錄；也有員工層面根據自身感受在參加企業活動中留下的工作痕跡，如合理化建議、心得體會、工作得失日記。前者大多是機械的、顯形的，又大多自然而然地產生于活動過程之中，對前者的管理將保證班組生產的流程、秩序；而后者則幾乎都是有思想的、隱性的，大多產生于員工的活動過程中的思考，對后者的管理將增強和調動員工的積極性、創造性。

2.4 痕跡的三種類型

各項管理活動無論規模大小和時間長短，都有三個階段，并產生不同類型的痕跡。事前有活動需要遵守的制度標準、有安排活動的方案計劃，這是未雨綢繆、有備無患的痕跡，為活動有序開展提供依據；事中有每一個環節所產生的記錄、數據，有每一個步驟所要求的文字圖片、錄音、錄像，這是瓜熟蒂落、自然而然的痕跡，為過程控制提供依據；事后有對活動效果的評估，有對組織得失的評估，有對方案的補充完善，這是亡羊補牢、總結回饋的痕跡，為指導今后或他人類似活動提供依據。

2.5 痕跡的三種作用

其一是預見性的指導作用，有了制度和流程，就有了標準和約束，就減少了隨意，有利于規范管理；有了方案和計劃，就有了任務和承諾，減少了盲目，有利于增強執行。其二是過程性的控制作用，有了文字和圖片，就有了追溯，減少了模糊，有利于監督考核；有了記錄，就有了對照和扶正，減少偏差，有利于過程控制；有了思索和思想，就有了主動，減少了被動，有利于能動性的發揮。其三是借鑒性的提升作用，有了總結和評估，就有了完善，減少了下次的缺憾，有利于提高效能；有了參考和參照，就有了模版，減少了無措，有利于提高工作效率。

3 痕跡管理在班組建設中的嘗試

綜合分析管理痕跡的特性，我們在痕跡管理過程中，需要做到“三好”(留好、存好、用好)，避免“兩誤”(過度化、形式化)，即最大限度地留下、保存好痕跡，并最大限度地利用好痕跡；避免大事小事、事無巨細一味強調記錄的誤區，避免做表面文章、工作痕跡“兩張皮”的誤區。

3.1 要留好痕跡

各類生產現場活動要留下管理痕跡，就必須抓好事、人、機(設備及軟件程序)三個載體，做到事依標準、人有習慣、機有系統。對于班組要強化標準化，使大事小情都有標準，都按作業指導書標準化操作，明確各個節點流程，使各個需要總結的、防范的、注意的、銜接的各關鍵點在工作實踐中通過痕跡予以留存。對于班組成員要養成“勤思”、“勤寫”的習慣，要勤于用書面溝通、勤于制定工作預案、勤于細化工作計劃，要勤于分析、勤于總結，要勤記載、勤思考、勤收集、勤整理、勤展示，通過文字增強承諾、增強引領，留下痕跡。而對于人與事的結合要抓好設備及軟件程序的應用，通過軟件程序強制性地要求員工在安裝檢修、巡查巡視、班組活動等的過程中留下印痕，一方面規范員工操作行為，一方面記錄下應有的痕跡。

3.2 存好痕跡

班組留下的各類原始痕跡要想日后更好地利用，需做到“兩方著手、三步著力”，進行進一步的深加工，即班組長要從班組層面的痕跡資料著手；員工要從自己日常工作中積累的材料著手，走好三大步——第一步，再回首，要齊全。活動結束后，班組和個人都要回頭看，缺的資料趁還來得及要及時補上，做到痕跡資料應有盡有不缺項；第二步，重評估，要完善。對已有原始資料要分析評估，補充得失，完善提升，形成有借鑒回饋利用價值的模板；第三步，細梳理，要復制。工作中可能經常使用而又需要上交檔案室或是員工個人的工作資料，要復制多份予以保存，讓大家共享；第四步，建平臺，要載體。一方面要有班組和個人保存各類資料的標準和制度，定期核對；另一方面，要借助軟件程序或網頁予以發布，既便于更新、復制，又便于查閱和共享。

3.3 用好痕跡

班組的各類記錄對單位不同的人有著不同的作用。對機關部室，要把痕跡當作一種依據，通過檢查考核體系，分析班組工作、進行績效管理。對班組，則要把痕跡當作一種過程控制的工具，借助日常記錄，查找得失，矯正偏差，可以減少主觀，增強規范。對員工個人，既要把痕跡當作一種無形的壓力，強化責任，著力落實；又要作為一種有效的財富，建立各類模板，分析完善，提升工作效率。對于他人，則要作為一種捷徑，把別人先前的經驗和教訓作為參照或模板，借梯上樹，借船出海，在借鑒、模仿中趨利避害，提高升華。

3.4 避免形式化的誤區

痕跡化管理不能跟風，搞表面文章和形式主義。班組實實在在的具體工作，本來就任務重、工作量大，如將痕跡管理作為一種形象工程來做，越是搞得轟轟烈烈，其與工作實際距離也就越遠，耗費員工精力也就越多。現場的形式主義多了，就分散了精力，對工作效率和安全造成危害，并將引起員工的逆反和不滿。我們痕跡管理不只是為了讓上級看，更重要的是在我們今后的工作中要用。要避免形式主義，就不能單純站在管理者的角度，而應站在員工的角度，多引導其用心工作，將隱性痕跡寫成文字，與大家共享；要多留存事前方案、事后評估、過程改善的痕跡，多指導今后工作，使痕跡與管理有效結合、相互促進、良性互動。

4 避免痕跡過度化的誤區

如果在推行痕跡管理的過程中，“眉毛胡子一把抓”，事事時時要痕跡，每一件事都有記錄，都有據可查，開會要有開會記錄，學習要有學習記錄，談心要有談心記錄，客服要有客服記錄，在既定的工作時間，無限地增強工作“備份”和記錄，勢必增加員工工作量，降低工作效率。對此我們一方面要組織員工對班組各種痕跡留存的必要性進行評估，評估其作用及其成本，讓大家討論決定是否留存，以此避免痕跡泛濫，從根本上減少工作量；另一方面要對留存的各類痕跡進行分析，分析其重要程度，區分KPI(重要指標)和CPI(普通指標)，力度輕重不一，區別對待，以避免“一刀切”，減少工作強度。

“痕跡化”管理在班組建設中是一種創新和嘗試，我們唯有不斷地完善改進，不斷地挖掘其潛能，方能使之更好地服務于我們的班組建設。

[1]彭萬忠.怎樣做好現代班組建設與管理工作[M].中國言實出版社,2011.

[2]張知慧.論高校行政管理人員科學思維的培養[J].蘭州教育學院學報,2011(04).