檔案信息化建設的意義和策略

劉 瑛

（大連大學 檔案館, 遼寧 大連 116622）

檔案信息化建設的意義和策略

劉 瑛

（大連大學 檔案館, 遼寧 大連 116622）

檔案信息化是新世紀我國檔案工作重大戰略決策，對社會信息化和檔案事業現代化發展具有重大意義。為探索檔案信息化建設的有效途徑，在分析當前我國檔案信息化建設奮斗目標的基礎上，從我國目前檔案信息化建設的實際情況出發，提出了檔案信息化是檔案事業適應時代和社會發展的必由之路；是開發檔案資源的科學手段和提高檔案服務水平的必然選擇。同時在加快檔案信息化建設的對策方面，進行了有益的探討。

檔案；信息化；策略

2002年國家檔案局頒發《全國檔案信息化實施綱要》，又于2011年1月14日發布了《全國檔案事業發展“十二五”規劃》，根據上述文件概括出我國檔案信息化建設的奮斗目標如下：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案數字化和數字檔案館建設，加快推進檔案信息化標準化體系（各種管理系統、格式、標準，如檔案數據庫管理系統、文書類檔案長期保存格式等）、安全保障體系、（安全保密體制、法制、技術防范、設備設施與道德建設）等和人才隊伍建設。檔案部門建設使用內部局域網，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化；依托當地電子政務建設工程，建立為各級黨政機關服務的檔案目錄信息中心，構建中國檔案文獻數據庫；依托公眾信息網，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，構建全國檔案工作信息網[1]。

經過多年建設，檔案信息化取得一定成效。但是發展速度不夠快，成果不顯著。為此有必要進一步提高對檔案信息化建設意義的認識，并且采取積極措施，推進檔案信息化健康快速發展。

1 實現檔案信息化意義重大、深遠

檔案信息化是新世紀我國檔案工作重大戰略決策。對社會信息化和檔案事業現代化發展具有重大意義。

1.1 信息化是檔案事業適應時代和社會發展的必由之路

人類社會正在由工業化時代向信息化時代發展。知識呈爆炸式飛躍增長。國內、國際競爭的勝負在很大程度上取決于對信息的掌握。信息成為重要的資源和財富，影響著經濟和社會的發展。檔案事業要跟上時代發展的步伐，適應社會發展的需要，必須實現信息化。檔案信息化是社會信息化的重要組成部分，檔案信息化建設滯后，社會信息化就不可能實現，影響我國社會主義現代化宏偉目標的實現。比如，各地已經著手進行的電子政務建設，是國家管理工作現代化和政治體制改革的重要舉措，而檔案信息化則在電子政務中承擔著重要的使命。

因此，檔案工作者必須解放思想、轉變觀念。過去多數人認為檔案部門不是主要職能部門，不是生產第一線，在本機關、團體、企業、事業單位中處于次要地位，只能當配角，作輔助工作。這些認識影響了檔案信息服務處于被動消極的狀態。現在信息成為社會與經濟發展資源和財富，檔案館（室）是各機關、團體、單位的信息中心，在信息社會中，檔案事業成為社會支柱行業。檔案工作者必須振作精神積極進取，成為信息化建設的主力軍。

1.2 檔案信息化是開發檔案資源的科學手段

檔案存入庫房，處于靜止狀態，只有通過檔案信息開發工作把死檔案變成活的資料，并且經過信息加工形成數據庫、技術庫、文化庫等，檔案中蘊藏的信息價值就變大、變活，成為財富。由之，檔案館（室）的地位和作用就發生了根本性變化。傳統檔案管理是人用手工管理，主要是紙質檔案，加上照片、錄像帶、光盤、實物等。工具只有裁紙刀、鉆孔機等。檔案管理現代化要求把紙質檔案，照片等通過數碼相機、掃描儀等實現數字化，新生檔案往往是利用計算機在網上接收。檔案的整理、存儲、統計、檢索、編研、傳輸等各工作環節都在計算機和網上進行，速度快、質量好、效益高，實現了機械化、自動化，從而大幅度提高了檔案部門的現代化水平和社會服務功能。

1.3 檔案信息化是提高檔案服務水平的必然選擇

檔案館（室）的利用服務多數是在規定的時間（工作日）、專門地點（閱檔室）、按照身份（是否有資格查閱各種檔案）查閱指定范圍的檔案。檔案查閱利用制度偏重于保密。檔案員多是坐等上門來才提供服務，遠遠談不上為公眾服務。檔案信息化則是讓廣大公眾享有獲得檔案信息的權利。發達國家大多頒布《信息自由法》。不屬保密范圍的一般的檔案信息可以向公眾提供。鼓勵面向社會公眾提供信息服務。如英國議會是根據為公眾提供信息服務的數量和質量來決定每年向國家檔案館撥款額度。美國國家檔案館發展聯機在線服務系統，面向社會用戶提供1000萬條的永久性電子記錄，另外還提供其它在線系統不能提供的100萬條電子記錄[2]。我國是社會主義國家，人民是國家的主人，理應享有獲得檔案信息的權利。檔案信息化要求建立檔案信息網，社會組織和公眾不受時間、地點、身份等限制想要查閱檔案信息就可以上網查閱，為社會、經濟發展服務。大連市長海縣檔案局同農（漁）業科技研究機構和高校合作，建立縣、鄉鎮、農（漁）業生產大戶三級科技檔案信息網，引導漁民從海洋捕撈轉為海底養殖，漁民積極響應。大連市長海縣的海底養殖海參、鮑魚、扇貝、海膽等海珍品變成海洋牧場，從此全縣農民人均年收入一直處于遼寧省各縣之首。大連市農業科學研究院把農科網送到全市農村，農民通過設在村里的網絡終端觸摸屏或咨詢電話就可以查閱、咨詢農業技術問題。大連市檔案局把市檔案信息網也掛在這個網上，面向全市農民服務，成為遼寧省檔案信息化的先行者。這是檔案信息化為社會和經濟高效服務的生動事例。

2 加快檔案信息化建設的對策

2.1 解放思想，轉變觀念

解放思想的核心是堅持實事求是的思想路線，破除舊思想、舊觀念、舊習慣的束縛。中國明代末期以來500年間錯失世界四次科技革命機遇，使中國由世界經濟、政治、技術一流大國一落千丈，淪落為一窮二白、被列強欺凌的地步。第五次科技革命我國起步晚，對社會經濟發展促進力度較大，但是沒有重大突破性貢獻[3]。國家提出建設創新型國家的發展戰略，旨在奮起直追，在信息化社會建設中早日進入世界前列。檔案界諸多干部、群眾習慣于紙質為主的傳統檔案管理的思維定式，對信息化重大意義認識不高、決策理論理念理解不透，人力、財力、物力投入不大，缺乏魄力。他們既不針對檔案信息化發展深層次矛盾進行大膽剖析，找出癥結，獲得規律性的認識；又不借鑒國內外檔案信息化先進經驗，不斷克服困難障礙取得突破性發展；也不放手發動群眾，大膽改革創新，因此要推動我國檔案信息化建設的健康發展，有必要在全國檔案界進行一次普遍性思想大討論教育活動。沒有思想上的革命，就難以加快檔案信息建設的深入發展。

2.2 加強統一領導 建設理論體系

檔案信息化建設是有史以來一場大的檔案管理革命。我國是大國，行業多，情況千差萬別，若沒有統一領導、有效協調，以及不斷及時發現問題并制定對策，檔案信息化建設無從談起。應當在國家檔案局及各省、市（地）、縣中設立常設機構，專門負責檔案信息化建設工作。

再有，應加強檔案信息化理論創新工作的領導，成立領導小組。比如，以中國人民大學信息資源管理學院和檔案理論科研院所為骨干力量，組織全國檔案理論拔尖人才，分工協作，對檔案信息化理論體系及其組成部分進行攻關研究，形

成成熟的檔案信息化理論體系，并統一各種標準、規范和專用軟件等。

2.3 加強隊伍建設 提高人員素質

檔案信息化是一場長時期攻堅戰。首先，要選拔得力領軍人物。從中央到縣應當把最優秀、最得力的干部抽調出來，牽頭組建起檔案信息領導班子。其次，選拔檔案信息化科技人才，爭取黨政領導和當地社會信息化部門的支持，像選錢三強、錢學森等搞兩彈一星那樣，從國內外聚集優秀拔尖人才。第三，提高檔案人員素質，經過全面考核分析后，有的到高校讀研深造，有的到信息化先進單位實踐學習，有的在職按計劃進行系統的培訓。在規定時間內取得上崗資格證書。經過反復培訓仍然不能合格的調離檔案工作崗位。

2.4 健全法規制度 規范管理工作

我國社會主義檔案法規建設以檔案法為標志分兩個階段：1987年檔案法公布前，檔案法規建設表現在制定檔案行政法規和行政規章方面；檔案法頒布后，以檔案法為核心的檔案法規體系日趨完善，檔案法規建設步入新的歷史階段[4]。建立健全檔案信息化法規規章體系，使檔案信息化工作納入法制化框架之內。要嚴格執行法規制度，建立考核評估辦法和指標體系，定期考評，總結經驗教訓，獎優罰劣，防止瀆職和違規，造成檔案安全事故和檔案信息化建設受阻。

2.5 提高利用效益，爭取社會支持

檔案信息化建設是社會信息化建設核心工程之一。檔案信息化不僅為國家政治、經濟、文化、科技、教育、體育、衛生等事業發展服務，而且也是為了使人民群眾享有信息知情權、利用權的民生工程。目前多數人民群眾不知道檔案工作是干什么的，以為檔案只是每人一袋子的人事檔案。他們不知道從中央到基層單位各行各業每天工作形成的原始記錄具有保存價值的都作為檔案保存起來了。如新建亭臺樓閣、鐵路、廣場、地下管線等建筑技術材料形成基建檔案；所有財務會計的帳簿、憑證形成會計檔案；所有科技研究方案、立項、研發、鑒定、應用材料形成科技檔案，所有機關、團體、企事業單位工作材料形成文書檔案等，各類檔案有幾十種。

檔案價值在于利用，要把不屬保密范圍的檔案早日加工上網。為社會經濟發展服務，使廣大公眾可以不受時間、空間等限制充分利用檔案信息，為工作、生活服務。從而爭取廣泛的社會支持幫助。特別要取得相關團體、企業、事業單位的支持。只有這樣，才能克服困難、提升信心、增強動力，實現各個階段信息化奮斗的目標，總之，檔案信息化建設應在為社會各行業、單位的信息化工作提供支持的同時，實現共同發展。

[1] 全國檔案事業發展“十二五”規劃[S]. 國家檔案局, 2011.1.

[2] 侯英. 美國國家檔案館新動態[J]. 蘭臺世界, 2011(3).

[3] 何傳啟. 第六次科技革命的機遇與挑戰[N]. 學習時報, 2011-06-13（7）.

[4] 孫成德. 檔案法制與檔案職業道德[M]. 遼寧人民出版社, 2003, 3.

The Significance and Strategy of File Informationization Construction

LIU Ying

(Archives of Dalian University, Dalian 116622, China)

File informationization is a great strategic policy of our country’s archive work in the new era, which is of great significance to the social informationization and archival modernization development. Based on the analysis of goals of the file informationization construction, this paper explores the effective ways to achieve them, proceeds from the real conditions, and then proposes that file informationization is not only the only route for archive work to adapt to the times and social development, but also a scientific means to explore the archival material and an inevitable choice to improve archival service. Meanwhile, this article carries out the beneficial discussion as to the solutions to speed up the informationization construction of files.

archives; informationization; strategy

G27

A

1008-2395(2012)03-0104-03

2012-02-27

劉瑛（1973-），女，館員，研究方向：檔案信息化建設和檔案管理。