談房產檔案的管理與建設

葉婕妤

(廣東省雷州市城建檔案館，廣東 雷州 524200)

房產檔案是廣大群眾和單位資產的重要憑證，是關系民生的檔案，是解決民事糾紛有效的原始依據。房產檔案信息是城市建設、舊城改造、開發企業投資決策的基本依據。為適應當前經濟社會的發展，使房產檔案工作真正走進社會，貼近群眾，必須進一步明確做好房產檔案工作的發展思路，以檔案信息化建設為契機，逐步實現房產檔案信息管理自動化、信息服務網絡化。

一、房產檔案管理存在的問題

由于對房產檔案的認識不夠，法律意識和法制觀念不強，管理不規范，主要存在以下幾個方面的問題:

1)房地產檔案是各個時期的工作人員收集總結的，因此房地產檔案里的內容和質量各不相同。隨著社會的不斷發展，人們對于房地產檔案的認識也有了變化。由于各個時期的檔案管理人員的素質和專業水平各不相同，對于房地產檔案里錯誤的、有問題的、不完全的材料不能及時發現和校正，還有，對于一些不規范的文字或圖片沒有把好關，一同放進房地產檔案中，對以后的查閱和利用起到了很大的阻礙作用，也有可能因此給利用資料的人造成很大的麻煩甚至是巨大的損失。

2)機構不健全，人員不落實。有的單位沒有設置專職檔案人員，建立房屋檔案室(館)。存在檔案存放分散，未實行集中統一管理。房產檔案由辦公室或業務科室管理，檔案查閱由辦公室人員或業務科室人員直接辦理。而且下屬單位形成的檔案資料皆由下屬單位自行管理，各自負責。有的檔案人員是臨時抽調過來的，業務不熟，導致檔案管理混亂。

3)檔案存在安全隱患問題。隨著檔案室(館)藏的逐年遞增，許多單位已建立或正在新建庫房，并配備檔案密集架。但是一些單位檔案庫房建設設計不規范，特別是采用密集架時，檔案庫房樓面未達到荷載量的要求，這給庫房安全、檔案安全乃至人的生命安全帶來了極大的隱患。特別是下屬單位檔案人員素質參差不齊，保管條件較差，給檔案的安全造成了隱患。

4)檔案現代化管理水平有待提升。有的單位檔案管理還停留在傳統的手工管理模式上，有的現代化管理還剛起步，檔案現代化管理水平不高。主要是檔案人員對現代化科技知識掌握甚少，經費不足，難以承受規范硬件設備資金的壓力。

隨著房地產的不斷發展，房產檔案的存儲數量也在不斷增加，房產檔案的利用率和存儲量也在大幅提高，以往的以人工處理為主的房產檔案管理方式隨之出現工作效率低、錯誤量大、信息共享困難、時間和空間利用效果差等問題。

二、加強房產檔案管理

龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應當前檔案管理工作發展的需要，如何加強房產檔案管理，是房產檔案管理人員值得深思的一個問題。

1)加強領導，重視房產檔案管理的工作。房產檔案工作是一項投入大的工作，要投入大量資金用于檔案軟、硬件建設。加強領導是做好房產檔案工作的關鍵，只有領導重視，才能把房產檔案工作納入領導議事日程，實行目標考核。只有領導重視，才能成立專門的房產檔案管理機構，切實解決好檔案工作中的人、財、物問題，改善房產檔案的保管條件，為檔案工件者創造良好的工作環境。

2)健全機構，為房產檔案管理工作提供有力保證。要做好房產檔案管理工作，首先應當建立健全檔案管理機構，成立房屋檔案室(館)，作為房管部門的下屬事業單位，落實檔案專(兼)職人員，實行房產檔案集中統一管理。其次應選出工作責任心強、有奉獻精神的同志作為專職檔案人員。此外，還應建立檔案管理網絡體系，成立檔案管理工作領導小組，由一把手任組長，分管領導為副組長，做到一把手親自抓，分管領導具體抓，檔案室具體主管，各業務科室相應配備兼職檔案員，保證檔案管理工作正常開展。

3)數字管理，與時俱進。房產檔案數字化給工作帶來的方便、快捷顯而易見，為了方便檢索，提高館藏的利用率，應該采取如下措施:第一，檔案館應該投入人力、物力、財力，努力加強檔案數字化建設，將計算機技術運用到檔案管理之中，使其能基本完成產權登記、抵押查封登記、檔案查詢與繕證等工作。第二，可以通過與電腦公司合作，開發一個包括房產檔案管理在內的產權產籍管理信息系統。在運行中不斷地進行修改完善，使其能夠容納包括產權檔案接受、抵押檔案接受、檔案整理、檔案入庫及統計報表等工作流程。

4)加強培訓，注重人才的培養。數字化房產檔案管理是一項跨學科，專業性、技術性較強的工作。從長遠來看，只懂得計算機技術和紙質等載體檔案管理知識的人無法勝任此項工作。因此，建設一支以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的人才隊伍，是建立檔案數字化至關重要的關鍵，如檔案收集、處理與數據庫加工人才，信息技術與計算機系統和網絡設計與開發人才，檔案信息分析、研究與咨詢人才，數字檔案系統運營與服務的管理人才，以及房地產管理人才等。數字化房產檔案管理人才應具備較全面的知識結構、敏銳的信息意識、良好的信息道德和較強的信息能力，以適應數字檔案建設和正常運行的需要。

5)科學管理，加快檔案信息化建設進程。隨著機關辦公自動化的要求，要把檔案信息化納入單位信息化建設的總體布局，圍繞“信息設施現代化、檔案數字化、檔案信息利用網絡化”這一目標，不斷加快檔案信息化建設進程。由于涉及房屋的檔案資料量大，社會利用價值大，應用計算機管理房產檔案，能提高查詢與管理的效率和準確度，減輕工作人員的負擔，更好地利用現有資料，方便老百姓。房產檔案管理要告別傳統的手工管理模式，要加速檔案信息化建設，就要逐步實現檔案資源數字化，為經濟社會發展提供優質、快捷、高效的房產檔案信息資源服務。要加強查詢、利用工作，積極開展房產檔案信息的利用，充分發揮房產檔案信息系統的作用。

6)拓展服務，積極開展檔案的利用。房產檔案管理要提倡主動的檔案利用服務方式，充分了解利用者的信息需要，本著既要開發又要保密的原則，開展多種方式的開發利用。對一些實施舊城改造的工程，可以利用室藏的房產檔案反映房產的戶數、面積、結構及其有無司法限制等情況，及時為建設部門提供各類數據，既節省資金又能較快地計算出成本，加快工程進度。在全面建設小康社會、構建和諧社會的進程中，通過合理利用房產檔案信息，服務民生，凝聚人心，化解矛盾，理順群眾情緒，維護社會的穩定。從這個意義上說，房產檔案不僅是歷史、憑證，也是社會和諧的助推器。因此，開發利用好房產檔案，對于深入貫徹落實科學發展觀，構建和諧社會具有十分重要的意義。

三、結束語

隨著社會與科學技術的不斷發展，檔案管理也是與時俱進的，這就要求檔案管理人員在創新工作的基礎上尋找新的突破點，不斷提升房產檔案管理的水平，使檔案工作更好地服務于現代社會。