加強高校辦公室管理的有效途徑

○顧志勇

（江蘇揚州大學商學院 江蘇 揚州 225009）

隨著我國社會主義市場經濟的快速發展，高等教育規模持續擴大，高校辦學水平逐漸提升，高校辦公室的職能范圍也不斷擴大，工作任務日漸繁重與復雜，高校辦公室管理工作要求也越來越高，必須積極探索加強高校辦公室管理的有效途徑。高校辦公室作為學校的綜合性部門，其地位和作用獨特，負責日常行政事務管理和教學管理工作，主要職能是管理、服務和協調職能，承擔著教學管理和行政管理雙重任務，擔負著為領導和師生服務的職責。高校辦公室管理是承上啟下、溝通內外的樞紐與橋梁，其管理工作主要包括事務性工作、管理性工作和協調性工作，工作范圍廣、事情雜、頭緒多，任務繁重，信息量大，綜合性強。高校辦公室作為輔助領導決策的主要部門，承擔著為領導提供全面、及時、準確信息的重要任務，做好領導的參謀與助手，提高領導的決策水平，發揮管理職能；高校辦公室管理工作的特殊性決定了管理人員必須具備服務意識，充分發揮服務職能，堅持以人為本，愛崗敬業、忠于職守，任勞任怨，甘于奉獻，具有高度的責任感和事業心，竭誠為廣大師生服務，做好教學管理和行政管理服務工作；高校辦公室管理工作是上情下達、下情上傳的中樞和對外事務性工作紐帶，必須發揮協調職能，起到溝通上下、聯系內外的作用，做到有條不紊，講求效率，做好學院內外各部門之間的溝通、聯系和協調工作，協調好各方面的關系。加強辦公室管理工作，必須實現制度化與科學化的管理，建立規范、合理、高效的工作流程，健全辦公室管理制度，可以使各項管理工作走上規范化和制度化的軌道。辦公室管理人員要進行合理分工，制定工作目標，明確崗位職責，實行責任分解，責任到人，使辦公室的每一位成員做到各盡其責，確保各項工作都能落到實處。事前做好工作計劃安排，常規性工作要發揮主動性、周期性工作要發揮超前性、突發性工作要發揮預見性，做到雜而有序、忙而不亂，定期考核，獎勤罰懶，確保實現辦公室各項管理目標，保證學校各項工作的正常運轉。

一、轉變辦公室管理理念

高校辦公室管理必須樹立服務至上的工作理念，加強服務意識，增強團隊意識，培養創新意識，積極為教學、科研和行政管理服務，服務于領導，服務于師生，提高工作效率，保證工作質量。辦公室管理人員必須加強服務意識，服務是辦公室工作的主要職能，辦公室所承擔的每一項具體工作都具有服務性質，服務水平高低也是衡量學校辦公室工作水平好壞的重要內容，應當把服務意識貫穿于各項工作的始終，為教學科研服務，為行政管理服務，以教師和學生為根本，愛崗敬業，忠于職守，滿足教師和學生的需要，辦事不推諉，急事急辦，做到耐心細致，熱情周到，盡心盡力為教師和學生服務，在平凡瑣碎的工作中為人才培養、科學研究、社會服務提供優質服務。辦公室管理人員必須增強團隊意識，現代管理活動的特點越來越多體現為團隊合作，辦公室工作雖然有明確的分工，但各崗位業務之間既有聯系又有交叉，需要辦公室人員之間相互合作、互相配合，才能共同完成。辦公室全體成員之間需要團結協作，互幫互助，顧全大局，平等和諧，才能形成一支富有凝聚力的團隊，建立良好的人際關系和輕松愉快的工作氛圍，高效地完成各項工作。創新是時代發展的要求，是辦公室工作的靈魂，現代社會信息量大，傳播速度快，高校辦公室管理人員必須注意創新意識培養，由被動處理工作向創造性地開展工作轉變，多思考和研究問題，運用新視角和新手段，提出新見解，探索解決問題的新途徑。

二、完善辦公室管理制度

制度化和科學化管理是做好辦公室管理工作的重要前提，是規范辦公室管理人員行為的準則和依據，行之有效的管理制度是推動高校辦公室工作正常運行、提高工作效率和保證工作質量的基礎。高校辦公室工作繁雜而瑣碎，臨時性、突發性事務多，不但要協助各級領導做好管理工作，而且要做好師生以及相關部門的服務工作，同時還必須制定出針對性強、操作性強、行之有效的管理制度，并進行有效的科學管理。規范辦公室人員的工作程序，明確操作流程和規范要求，堅持公平、效率、和諧的原則，規范管理，合理分工，依章辦事，避免工作的隨意性、盲目性和主觀性，做到忙而有序、有條不紊，定期考核，獎懲有據。建立規范的工作流程與科學的管理制度，實現科學管理，而辦公室管理工作只有做到程序化與制度化才能實現科學管理。程序化是指在辦公室日常管理工作中按照辦事的先后次序，劃分若干步驟并固定下來，再根據規定的次序去完成工作，使辦公室的每一位成員各盡其責，確保各項工作都能落到實處。制度化是指管理有切實可行的規章制度，將辦公室的辦事規程、工作程序、行為準則以條文的形式確定下來，使辦公室的工作有章可循。建立健全崗位責任制，明確辦公室工作人員的職責范圍，劃分每個崗位的權責，實行責任分解，將各項職責落實到責任人，使每個崗位的人都能各負其責，各盡其能，高效率、高質量地完成各自的工作任務。建立健全行之有效的管理制度并進行有效的科學管理，可以減少辦事環節，簡化工作流程，充分發揮制度的約束力，規范工作人員行為，強化辦公室凝聚力，形成穩定和諧的工作環境，使辦公室成為一個服務高效、運轉協調、堅強有力的戰斗堡壘，確保高校辦公室各項工作正常運行。

三、實現辦公室管理手段創新

高校辦公室對內負責行政管理與教學管理等事務性工作，對外承擔著聯系、協調與溝通的工作，綜合性強，工作范圍廣，任務繁重，工作強度大。隨著信息技術與網絡技術的廣泛應用，大量的信息可以通過網絡獲取，繁雜的工作可以由計算機代替，可以提高信息處理與傳遞的時效性，確保信息的準確性和實用性，把辦公室人員從繁瑣的事務中解脫出來，提高辦公室工作效率，保證工作質量。因此，必須加強辦公室管理手段的現代化建設，實行辦公技術手段創新，把現代信息技術及辦公自動化技術運用到辦公室管理工作中來，熟練地運用辦公自動化軟件系統，服務于日常辦公的需要。以計算機自動化系統處理公務，可以縮短空間距離，加快信息傳遞，簡化管理程序，縮短管理流程，提高管理效率，實現辦公室管理工作的自動化、網絡化和數據化。將辦公方式逐漸從傳統模式向信息化、電子化、數字化、無紙化等方式轉變，建立辦公室信息系統，構建辦公室與校內各部門之間、學校與上級管理部門之間的信息高速公路，快速對信息進行收集、錄入、分類、整理和分析，提高信息收集和利用的效率，實現信息資源的共享，使得各項信息能為學校的教學科研及管理服務，管理工作變得有序、便捷和高效。辦公室管理手段現代化要求工作人員不斷樹立信息化意識，熟悉信息技術，熟練掌握辦公室信息化手段，熟練使用辦公自動化設備，必須加快信息化數據平臺建設和各類管理系統開發，將硬件更新與軟件開發同步推進，提升辦公室工作人員的技術水平，提高工作效率與質量，保證辦公室各項管理工作的高效運轉。

四、提高辦公室管理人員素質

辦公室管理人員的素質直接關系到高校管理工作的效率與質量，素質的高低是能否有效開展辦公室各項工作的前提與基礎，提高高校辦公室管理人員的綜合素質、促進管理隊伍的專業化是提高辦公室管理水平的重要途徑。辦公室工作人員廣泛涉獵各方面的知識，知識面越廣，工作能力就會越強。高校辦公室工作作為綜合部門，范圍較廣，服務對象多樣化，工作千頭萬緒，涉及內容較多，是高校工作的窗口和紐帶，辦公室管理工作的特點決定了辦公室人員必須提高綜合素質和管理水平。辦公室工作人員應當提高政治素質，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，具備高度的政治責任感、高尚的道德情操和良好的職業素養，愛崗敬業，求真務實，熱情服務，樂于奉獻，樹立全心全意為廣大師生服務的思想，不斷地更新思想觀念，增強創新意識，勇于探索，創造性地去開展各項工作。業務素質是高校辦公室管理人員應該具備的基本素質，是順利完成崗位工作任務的根本保證，辦公室工作人員應當提高業務素質，優化知識結構，必須具備扎實的理論知識和技能、良好的口頭語言表達能力和公文寫作能力，精通現代化辦公設備的操作使用，具有良好的組織協調能力、綜合分析能力、突發事件應變能力等，才能應對可能出現的各種各樣復雜問題，適應不斷變化發展的高校管理要求，提高辦公室服務質量。隨著科學技術的發展，知識更新的速度日益加快，高校辦公室管理人員必須樹立終身學習的理念，掌握現代化管理方法和手段，了解高等教育管理理論和教育工作規律，不斷學習教育學、心理學、管理學等方面的知識，熟悉本學院各專業特色和發展方向，并逐步由專業性人才向綜合性人才轉變，才能做好管理、協調和服務等各項工作。

綜上所述，高校辦公室管理是高校管理工作的重要組成部分，高校辦公室管理工作擔負著上傳下達、聯系內外、協調溝通等多項工作，發揮著管理服務、信息傳遞、調研參謀、綜合協調、檢查督辦等作用，是學校管理承上啟下、溝通內外的橋梁和樞紐。辦公室工作人員必須緊跟時代發展的步伐，了解現代高等教育的發展特點，遵循辦公室工作原則，提高綜合素養與能力，遵守辦公室管理制度，樹立正確的人生觀、價值觀和道德觀，具有高度的責任感和事業心，牢固樹立服務意識，堅持以人為本，愛崗敬業，甘于奉獻，發揮辦公室職能作用，做好師生服務工作，當好領導的參謀與助手，做好學院內外各部門之間的溝通、聯系和協調工作，提升辦公室在學校管理活動中的地位，打造辦公室形象，實現辦公室管理制度化與科學化，建立規范、合理、高效的工作流程，使得辦公室各項管理工作走上制度化與科學化的軌道，確保高校實現各項管理目標，完成各項工作任務。

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