地方高校教學檔案信息化管理中存在的問題與對策

梅 瓊

地方高校教學檔案信息化管理中存在的問題與對策

梅 瓊

高校教學檔案是重要的信息資源，高校教學檔案的管理是高校檔案工作的重要內容之一，隨著高校檔案管理工作信息化的進程，教學檔案的信息化管理是必然趨勢。當務之急是就當前地方高校教學檔案信息化管理存在的問題進行分析，并提出相應的解決對策。

地方高校；教學檔案管理；信息化

隨著信息技術的快速發展與廣泛應用，我們所生活的環境都發生了巨大的改變，信息技術對人們的生活的影響也越來越深。檔案管理要創新，要跟上時代發展的步伐，就必須要積極地采用各種先進的技術，推進檔案管理的信息化進程，讓檔案事業保持可持續發展的勢頭。那么當下的地方高校教學檔案信息化管理存在什么問題，又該如何進行解決呢？以下是筆者對這些問題的一些粗淺意見。

一、當前地方高校教學檔案信息化管理存在的問題

（一）缺少信息化的教學檔案管理方法、手段

網絡、信息技術已經在如今科技發展的時代中廣泛地應用于檔案管理當中，而傳統的檔案管理方法已經逐漸退出了歷史舞臺。但是不少地方高校的教學檔案的管理部門因為缺少計算機、掃描設備等現代化的管理用具，相應的管理軟件沒能夠得到普及，再加之對于教學檔案的查詢、收集、管理仍然沒有建立起網絡化系統，導致目前地方高校的數字信息化的教學檔案管理水平偏低，使得檔案信息的開發也得不到深入。

（二）教學檔案管理人員不穩定，沒有足夠的專業知識

受到許多因素的影響，部分地方高校的教學檔案管理的人員并非經過嚴格招聘而來，大多數都沒能接受檔案管理的正規教育，不具備相應的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學院也沒能配備具有專業素質的教學檔案管理人員，基本上都是由教務、教學管理人員兼任教學檔案管理一職，且變動非常頻繁。正是因為身兼數職，才給教學檔案管理帶來了更多不利局面。

（三）缺少資金投入，各種硬件設施不足

檔案信息化需要大量的資金來購入各種先進的設備，例如各種安全系數較高、性能比較穩定的大容量存儲設備、網絡設備、軟件平臺等。這些先進的設備都需要很多的資金。然而很多高校的檔案管理的資金主要依靠財政預算撥款，那有限的資金很難滿足檔案管理信息化的要求。硬件設施跟不上地方高校檔案信息化管理的要求，使得地方高校教學檔案信息化管理受到了嚴重的影響。

（四）教學檔案管理信息化建設的局部規范化與整體的散亂狀況并存,信息資源的共享性較差

地方高校內部檔案管理存在局部規范化與全國整體的散亂、標準不一的局面。這反映到高校檔案管理信息化建設上，就是在信息資源建設、應用軟件開發、信息化標準規范建設等方面各自為政、自成體系，至今也沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統。檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，無法適應檔案信息資源共享的要求。

（五）地方高校教學檔案管理信息化建設的價值逐步得到顯現,但是其網絡信息安全的問題卻日益突出

教學檔案的生命力在于它的實用性。建立完整規范的信息管理系統后,檔案信息技術給傳統的檔案文獻服務帶來了生機和活力。然而,隨著檔案管理信息化建設的深入,檔案信息網絡化發展所帶來的安全威脅也不斷增多。目前,許多高校教學檔案管理部門還采用過去單一的安全管理模式,忽視了網絡安全部署。另外,地方高校檔案信息網絡還面臨著一些不容忽視的問題，如工作人員操作失誤、設備故障、計算機病毒、黑客攻擊等一系列安全隱患問題。

（六）靠政策、少創新、重管理、輕服務等落后觀念頑固存在,轉變觀念仍是信息化建設工作中的重點之一

許多地方高校對教學管理信息化的內涵和重要性認識不足,更多的是強調運用現代信息技術的教學過程改革而忽視了教學管理的現代化、高效化和智能化,在教學檔案信息化建設上著眼局部,缺乏整體的規劃,工作的積極性和創新性發揮不夠,在管理觀念上依然習慣于傳統的管理觀念、理論和方法,等、靠思想也十分嚴重。這些認識上的不足,導致教學檔案管理信息化建設處于相對被動、滯后的狀態。同時,重管理、輕服務的工作思想根深蒂固。

二、改善地方高校檔案信息化管理的對策

（一）創新管理理念，樹立全員檔案意識，打破傳統思想觀念

學校領導和檔案管理人員之所以缺乏足夠的檔案現代化管理意識，是因為他們沒能明確檔案信息化的最終目的。進行高校檔案信息化，其最終目的是為了能夠實現“信息服務學校、服務社會”的目標。檔案信息化的推進是為了能夠對大量的數據檔案實現有效的存儲與快捷的使用，并且能夠方便的提供查詢與統計分析。同時還必須要打破傳統的觀念，清晰的認識到高校檔案信息化對檔案事業發展的重要性。檔案信息化并不能夠僅僅從經濟利益角度出發進行衡量，而是應該從多個方面出發進行衡量。

（二）盡量拓展資金來源

各種財政預算可以作為檔案信息化建設的主要資金來源，但卻不應該成為唯一來源，檔案部門應該要盡量的拓展資金的來源，積極的為檔案管理配置各種能夠適應時代發展的軟、硬件設施，加快檔案信息化進程，促進地方高校檔案信息化管理。檔案部門應該積極的將檔案信息化工作納入到地方信息化或電子政務建設規劃中，以便于能獲得更多的資金撥款，為信息化提供保障。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當地的電信部門合作，獲得相應的網絡優惠支持等，與當地有關的IT企業合作，減少軟件平臺開發資金。

（三）創新信息化管理制度，完善教學檔案管理規范化

隨著教學工作的多樣性，教學檔案也日益復雜，因此，必須使管理制度創新走在實際工作的前面，來指導和約束管理行為。地方高校要依據國家頒發的《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點的教學檔案管理規章制度。將全校教學檔案分為學校、教務處、二級學院，并規定相應的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責明確、程序嚴謹、落實有力、運轉靈活的工作機制，使教學檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學檔案目標管理標準，積極開展檔案業務培訓，加強二級學院的教學檔案建設，不斷總結經驗，加大規范化建設力度，實現教學檔案管理的科學化和規范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規范化的軌道。

（四）創新信息化管理手段，實現教學檔案的現代化管理

隨著時代的發展，紙質教學檔案逐漸數字化，而互聯網的普及使得教學檔案開展網絡服務已成為可能。地方高校應加大教學檔案現代化設備的投入，將計算機技術應用于教學檔案的管理，建立教學檔案管理信息化服務網絡，通過信息網絡手段實現對教學檔案管理服務升級，充分利用校園網這個平臺，積極推進教學檔案信息資源共享。

（五）創新信息化檔案管理人才培養，提高檔案服務意識

管理人員的業務素質直接關系到檔案工作的質量，因此，要加強對檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，在深入了解教學管理工作的基礎上，不斷提高檔案業務管理水平。此外，還要認真做好檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，使他們具有對數字化檔案資料進行計算機處理的能力，成為既具備教學檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才，使檔案服務做到以人為本，由被動變主動，為廣大師生提供不同形式、不同內容的服務，更好地滿足師生員工對教學檔案的使用需求。

總而言之，地方高校檔案信息化管理是一項長期而又重要的任務，其中會有許多的問題需要我們去進行解決。我們所能做的就是做好各種預防措施，遇到問題時，積極的思考問題并進行解決，同時還要加大人才的培養力度，最終實現檔案的現代化管理。

[1]張瓊.地方高校檔案信息化管理的創新[J].消費導刊，2009，(6)：135．

[2]宋寶英.檔案管理現代化的幾點思考[J].世紀橋，2009，（2）：155-156.

[3]楊劍，梁娟.芻議高校檔案信息化建設中的問題與對策[J].科技檔案,2009，(4).

[4]李蘭英.高校教學檔案管理中存在的主要問題及對策[J].經營管理者，2010，(10).

責任編輯：郭一鶴

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1671-6531（2012）04-0129-02

梅瓊/湖北醫藥學院館員（湖北十堰 442000）。