我國辦公自動化系統發展綜述

南通農業職業技術學院 濮海坤 張海英

我國辦公自動化系統發展綜述

南通農業職業技術學院 濮海坤 張海英

隨著信息技術的不斷發展，傳統的信息交流方式已經不能滿足企事業單位對大量信息進行有效傳遞和處理的需要，因而急切地希望把網絡技術運用到企事業單位的日常工作中，只有這樣才能滿足企事業單位對自動化辦公的管理需求。本文主要說明了研究辦公自動化系統的意義，分析了我國辦公自動化系統的發展情況，重點闡述了我國辦公自動化系統發展趨勢。

辦公自動化系統；發展趨勢；綜述

辦公自動化（Office Automation，OA）系統，是發達國家為解決單位辦公業務急劇增長的問題，而開發的一種綜合技術。這種技術是將計算機、網絡和現代化辦公手段有機結合起來的一種新型的辦公方式，是當前最具生命力的技術領域，也是現代人類社會進步的主要標志之一。辦公自動化系統是指運用先進的技術，結合高度發達的辦公設備，自動化地處理各種各樣的辦公信息。即將一個機構的所有辦公用的計算機和所有辦公設備進行連接，通過連接，機構成員可在不同時間和不同地點辦公，從而使各種信息得到充分利用，大大提高辦事效率和質量。

1.辦公自動化系統研究的意義

隨著科學技術的進步，各行各業的信息化進程不斷加快，在日常工作中，人們通過計算機處理各種各樣的業務，收集各種各樣的數據，匯總各種各樣的信息。目前，OA辦公系統已在企業、高校和政府部門被普遍應用，開發OA辦公系統已成為越來越多的企事業單位的急切需求。

實施辦公自動化系統可幫助企事業單位實現信息資源的共享；增強員工協同工作的能力；強化領導的監督管理；實現有關行政事務的自動化處理，從而促進管理電子化、自動化、規范化。具體來說，辦公自動化系統實施的意義主要有：

一是實施辦公自動化系統，有利于建立通信平臺和信息發布平臺。OA系統可以建立企事業單位的通信平臺和信息發布平臺，從而規范信息傳遞流程，加快內部信息的流轉速度，不斷提高辦事效率；還可以有效傳遞內部規章制度、技術信息、通知、會議安排等信息，使職工第一時間了解企業的發展情況。

二是實施辦公自動化系統，有利于實現工作流程自動化。OA系統可以使公文管理、檔案管理、會議通知等均采用電子化流轉方式。這樣就不用拿著文件、審批單據在部門之間跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是通過網絡協調各部門之間的工作，減少工作中的復雜環節，提高辦公效率。

三是實施辦公自動化系統，有利于實現分布式辦公。OA系統可以通過網絡使工作人員在家中、汽車上、火車上、賓館內甚至世界各個角落隨時辦公，從而有利于改變傳統的集中辦公模式，擴大了辦公區域，節約了辦事時間，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流，從而提高了辦公效率。

四是實施辦公自動化系統，有利于節省企業的辦公費用支出。OA系統可實現無紙化辦公，即將傳統的紙張填寫過程電子化，一些公文的辦理，相關事務的審批都通過網絡進行操作，從而節省辦公經費，尤其大大節省電話費、復印費、打印費和辦公用紙的費用，真正能夠實現管理現代化。

五是實施辦公自動化系統，有利于增強領導的監控能力。OA系統通過網絡可強化領導的監控管理，提高了領導對組織的控制力，使領導及時有效監控各部門、各個員工的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理情況，及時發現問題并及時解決問題，從而減少差錯、防止低效辦公。

六是實施辦公自動化系統，有利于搭建知識管理平臺。OA系統可系統地利用企事業單位的信息資源，提高企事業單位內部的創新能力、增強員工的快速反應能力、提升工作人員的能力和素質。

2.我國辦公自動化系統的發展

在我國，辦公自動化系統研究和實踐，經過了很長一段時間的沉寂，從最近幾年才呈現迅猛的發展勢頭，尤其是政府上網工程的開展，似乎在一夜之間，辦公自動化系統已經成了政府機關、企事業單位、高等院校、科研院所等單位的必備工具。我們不能否認，計算機網絡、多媒體、數據庫和自動化技術的深入發展和廣泛應用，正在徹底改變人們傳統的生活觀念和工作觀念，從而為以計算機網絡為基礎、協同工作為目標的辦公自動化提供了廣闊的發展空間。

20世紀80年代中期，我國辦公自動化系統得到了發展。具體來看，我國辦公自動化系統的應用和發展經歷了三個階段：

第一階段，20世紀80年代中期到20世紀90年代中期，即第一代OA系統，以個人電腦、辦公套件為主要標志，可以進行電子化的數據統計和文檔寫作，即將辦公信息載體從原始紙介質方式轉向比特方式，但沒有良好功能的應用系統支持，仍然是以個人辦公為主，信息還是比較孤立的。

第二階段，20世紀90年代中期到21世紀初期，即第二代OA系統，以網絡互聯網技術和協同辦公技術為主要特征，可以實現數據處理向信息處理的飛躍。在這個階段可以使辦公流程自動化，即將收發文從傳統的手工方式轉向工作流自動化方式，這樣使員工協同工作成為可能，大大提高了工作效率。

第三階段，21世紀初期至今，即第三代OA系統，以“知識管理”為主要特征，可以實現信息處理向知識處理的飛躍。現階段的辦公自動化系統是融信息處理、業務流程和知識管理于一體的應用系統。

隨著互聯網技術和協同辦公技術日趨完善，以網絡為中心，以工作流為主要存儲和處理對象的OA系統，能確確實實實現工作流程自動化，極大地提高單位辦公效率和辦公質量。

3.我國辦公自動化系統發展趨勢

目前國內的辦公自動化系統進入第三階段，即協同辦公階段，而且知識管理也已在多家企業部署，但知識管理的功能未能真正顯示，這是因為大家不想貢獻自己的知識和技能。這就說明了要實現辦公自動化系統的知識管理功能，這不是一個簡單的問題，而涉及單位內部管理的深層次問題。所以就目前我國企事業單位內部管理的現狀來看，我國的辦公自動化系統尚未全面進入知識管理階段，即尚未全面進入到第三代OA系統，所以未來辦公自動化系統的發展就是著重對第三代OA系統進行完善和優化，即充分發揮OA系統的知識管理功能。

隨著計算機網絡、數據庫和協同辦公等核心技術的發展、完善和成熟；隨著網絡辦公系統的升級、換代，實施OA系統的企事業單位的資源、信息異地共享和交互將更便利、更有效、更快捷。所以，隨著科學技術不斷地發展和進步，OA系統的內容也將會不斷地充實和完善，即未來的OA系統所設計的內容將更全面、更合理、更完善、更有效。

目前所設計的辦公自動化系統都具有個性化、開放性和動態性等特征，這些特征就決定了在辦公活動中難免會遇到網絡不安全、軟件功能不全面等問題。所以未來的OA系統必將著重解決這些問題，并側重對OA系統安全性、可靠性、開放性、高效性的研究。

現在，無論是企業、事業單位，還是機關團體，都會有許許多多的文件要處理，復雜的工作流程要安排，各種各樣的決定要作出。這樣擁有一套智能化、信息化的辦公系統，對辦公人員和領導者來說，都是十分必須的。這樣，未來的辦公自動化系統實施前景將更加廣闊。

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