高校檔案建設面臨的問題與解決策略

劉林青

（集寧師范學院，內蒙古 烏蘭察布 012000）

高校檔案建設面臨的問題與解決策略

劉林青

（集寧師范學院，內蒙古 烏蘭察布 012000）

檔案建設是高校發展過程中必須加強的一項工作.《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》對我國高校教育發展、高校檔案建設提出了較高的要求.信息化，網絡化已經成為高校檔案建設的重點；教育教學檔案建設的完善，也是高校檔案建設的重中之重；從業人員和管理部門的整體素質，就成為高校檔案建設的當務之急.本文作者就如何更好地開展高校檔案建設，完善高校教學檔案的管理，提高從業人員的素質，提出了自己的意見.

高等院校；檔案建設；面臨問題；解決策略

自以1989年10月發布的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》（簡稱原《管理辦法》）為基礎修訂的《高等學校檔案管理辦法》（簡稱新《管理辦法》）發布以來，高等學校檔案建設在定義、適用范圍等方面有了新的論變化，對管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準，為提升高等學校檔案工作在高校管理中的地位，為高校檔案工作的發展提供了制度保障.特別是對在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富的高校教學檔案建設更是提出了明確的目標，突出了反映高校教學管理水平和教學質量的一個重要標志的教學檔案建設，并且對高校教學檔案的規范化管理提供了制度性的重要保障.但是，自高校擴招以來，我國大多數高校在規模上快速擴張，所帶來的檔案建設問題也遇到了新的挑戰，出現了這樣那樣的一些問題，應該引起研究者的關注.

1 當前我國高校檔案建設存在的問題

在《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》中，就我國當前教育存在的問題，有如下表述：“我國教育還不完全適應國家經濟社會發展和人民群眾接受良好教育的要求，教育觀念相對落后，內容方法比較陳舊……”這也正提出了目前高校的檔案建設存在的問題.這些問題集中體現在以下幾個方面：

1.1 對檔案管理的重要性認識不足

高校中某些領導對高校檔案管理工作重視程度不夠.這主要體現在機構設置，人員配置，經濟投入，硬件建設等，都難以滿足高校檔案工作發展的要求.特別是近年來高校的擴招，在國家投入增加有限的情況下，不少高校只把資源用在與辦學直接相關的項目上，對檔案管理建設不能按需足額投入，嚴重制約了高校檔案建設.

1.2 檔案管理工作制度化建設需要進一步加強

部分高校檔案管理制度不健全，相關管理人員不熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，于檔案管理相關的法律法規了解的更少，不能嚴格按法規管理檔案，規范化程度不高，致使相當一部分檔案材料沒有及時收集歸檔，不能發揮檔案服務應有的作用.

1.3 檔案管理隊伍人員亟待擴大

高校檔案管理人員素質參差不齊，管理意識較薄弱，隊伍結構亟待調整.檔案管理隊伍中，檔案管理專業人才十分缺乏，來自學校其他專業的老師居多，兼職管理檔案的人員也不在少數.他們缺乏檔案管理的專業知識和應有的理論素養，對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不足，缺乏檔案管理適應新形勢變化的能力.

1.4 教學檔案建設管理問題更為突出，需要努力加強

教學檔案管理中存在的問題是高校檔案建設管理中最為集中的.如材料收集較困難.因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足，認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，應該由自己來管理，擔心材料會遺失，或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便.故對上交檔案材料有抵觸情緒,使得收集起來，有一定困難.再如，系一級的管理困難.由于系部無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著，由于有些教師不配合，就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性.加上有些系部認為系部的主要工作是教學，對檔案材料認為無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性.第三是資金和人員的緊缺.系部收集到的材料并不能馬上移交，想臨時保存卻沒有一個像樣的檔案柜，造成檔案材料收集整理后無處可放，選成檔案材料的遺失.一般高校系部都無專職檔案管理員，由教學人員兼任，而教學人員精力在教學上，又沒有受過檔案專業培訓，不能把教學檔案收集整理完整，造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性，使移交到檔案館的材料不規范，不能有效地發揮檔案應有的作用.

2 高校檔案管理建設的解決策略

隨著高校的改革和不斷發展，檔案建設的作用越來越顯得更加重要，檔案管理的規范化、科學化、現代化、網絡化已成為高校檔案建設的重要內容.嚴格檔案管理，健全檔案質量保障體系，改進高校教學評估方式，做好學生成長記錄，完善綜合素質評價，應該是高校檔案建設的具體目標.

2.1 提高對教學檔案管理重要性的認識

高校檔案管理既是記錄高校教育教學工作的重要憑證，又是提高教育教學水平的重要途徑.教學檔案有助于規范教育教學秩序，有助于完善教育教學過程，同時，可以大大提高教師工作的積極性，對教學工作能夠起到良好的監督作用.

2.2 教學檔案客觀地記錄了教師的教學工作，比較真實地記錄教師每學期所任課程，記錄學生學習的情況和學生學業成績的評定，為學校教育教學評估提供詳實的資料，是高校檔案建設的重要內容.

2.3 強化教學檔案建設，提高教學質量評估重要依據的信度

我們知道，高校教學質量評估需要考察學校的教學質量，而教學成績集中體現在教學檔案收集得是否齊全，教學檔案管理的水平.因此，高校教學檔案的建設管理是極其重要的.我們有必要先對高校教學檔案的相關內容做一簡單介紹.

2.3.1 綜合內容，包括主要有上級教育主管部門下達的有關文件；學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料；學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件；教改項目的立項報告；以及教學工作的數據統計、分析資料.

2.3.2 教學管理內容，包括教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料，教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況，教師進修培訓材料.學籍管理材料，學籍變更材料，課程安排表.

2.3.3 教學業務內容，主要包括課程建設規劃、實施方案、總結等有關材料.教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄；教師制作的CAI課件等資料；優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本，青年教師教學比武材料；教學實習有關材料.各種考試試卷及試卷分析材料；學生的畢業論文及評審意見；學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料.教師業務檔案；教學儀器設備材料等.

2.3.4 教學研究內容，主要有各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀.獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀.教師發表的教學研究論文目錄等.

以上所列內容，高校教學檔案建設中要集中解決，為提高教學，增強考評的信度，提供真實的材料.為此，我們建議：要加強高校教學檔案規范化管理，努力做好以下幾方面工作.

1、從教學檔案管理方面存在的問題出發，要提高檔案工作規范化水平，努力解決管理不到位的問題，明確檔案管理、存檔部門職責，健全歸檔機制；徹底解決文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔問題；在科學劃分檔案類別的基礎上明確檔案的建檔、存檔和管理職責，加強對檔案工作的指導；強化檔案管理人員的業務培訓，定期開展對檔案管理人員的指導；定期開展對檔案工作的督查，提高服務有效性，加強高校教學檔案的信息化建設.

2、教學檔案應當及時收集、及時整理、及時歸檔.教學檔案管理要形成周期性的自查、自評、整改機制，為教學檔案管理的運作提供機制上的保障，避免因倉促而不能及時、科學、有效地解決教學檔案的建設管理問題.

3、完善教學檔案制度建設.據《高等學校檔案實體分類法》和高校的實際情況制定統一的檔案管理制度，建立檔案管理統一化、標準化的管理標準.

4、收集工作必須貫徹集中統一管理的原則.要遵循教學檔案的自然形成規律，按歸檔范圍分類收集，分類管理，提高科學管理的水平.要在歸檔教學文件材料時注意收集的完整性、準確性、真實性和系統性，以此進行預立卷，按時間順序排列目錄.

5、實現教學檔案的信息化管理.隨著信息技術的發展，高校教學檔案建設應該實現信息化，利用現代辦公技術實現教務檔案的電子化、網絡化管理，提高教學檔案管理的效率.

3 突出高校檔案管理規范性和流程性建設

前文我們闡述了教學檔案建設中應該采取的方式，我們還知道，高校檔案建設的規范性和流程性是整個高校檔案建設的關鍵，因此.

3.1 高校檔案建設要明確檔案收集的范圍和收集主體

健全高校檔案管理制度，是做好檔案管理（包括教學檔案）的基礎.面對高校教育教學工作中產生的各類檔案材料，檔案館應該根據檔案分類和用途，明確檔案收集的范圍和收集主體，提高檔案管理的效果，為教育教學提供可資借鑒的參考.同時要注意制定檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的制度流程，規范檔案建設的行為過程，使之科學化，實用化.高校檔案管理是由收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等過程組成的，是一個有機體，缺一不可，有缺位就會給檔案管理過程帶來缺失.因此，要保持檔案產生過程的連續性，就要建立完整的管理制度，使高校檔案管理有章可循、有據可依，以統一格式，規范內容.

3.2 提高高校檔案現代化管理水平，增強檔案服務的有效性

加強高校電子檔案的建設管理.隨著高校招生規模的擴大，電子文件歸檔與電子檔案管理成為高校檔案管理的重要任務.

因此，高校檔案館應該按照國家有關標準制訂適合高校自身發展的電子文件歸檔制度，要集中統一管理.還要根據電子檔案的特性，在保證其真實性、完整性、安全性的基礎上，制訂電子文件的接收、檢驗、保管、利用、鑒定和銷毀制度，以加強監督和指導工作，完成電子文件歸檔與電子檔案管理工作.同時，如前撰述，高校檔案建設同樣要加快信息化、網絡化建設.筆者建議，高校檔案信息網絡的建設要制定網絡建設的總體規劃，使檔案建設工程有計劃、有步驟、有重點地科學實施.也要做好檔案信息網絡的標準化建設，以保證師生用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數據，更好地為教育教學服務.

總之，要全面提高高等教育教學的質量，要提高人才培養的質量，我們就必須從思想上提高對高校檔案管理重要性的認識，以《高等學校檔案管理辦法》為指針，從高校自身發展的特點出發，努力做好高校檔案建設管理工作，使之更好的為高校的教育、教學、科研、行政、管理工作服務.

〔1〕馬曉虹.關于高等學校檔案工作的思考[J].黑河教育，2004（01）.

〔2〕何敏漢.用科學發展觀統領檔案工作[A].2010年全國檔案工作者年會論文集（廣西卷）[C].2010.

〔3〕黃鶴楠.數字化背景下檔案工作基本原則研究[D].遼寧大學，2007.

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