淺議商務英語函電的清楚原則*

呂輝芳(山西財貿職業技術學院，山西太原030031)

淺議商務英語函電的清楚原則
*

呂輝芳
(山西財貿職業技術學院，山西太原030031)

我們要了解與熟悉商務英語在哪些情況下要用到函電，對國際間的貿易往來起到橋梁的作用。所以要根據一定的規則進行這種函電，寫作具有一定水準的英語函電要對其基本的規則做深入的了解，人們在寫商務英語函電時，主要運用了清楚原則。本文以商務英語函電的特點、清楚原則及其應用、不斷在選詞與書寫句子這幾個方面做出了說明。

商務英語;函電;清楚原則

在進行商務活動中，要用到英語函電，我們要熟練掌握它的用法與所遵循的原則，因為在國際貿易往來中，人們經常用到它。除此之外，人們還要用它來建立貿易往來關系。我們一般要遵守Clearness(清楚)、Courtesy(禮貌)、Conciseness(簡潔)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Concreteness(具體)、Consideration(考慮周到)這樣七個原則，這里的清楚原則是這樣七個原則中最重要的一條原則。現在的商務英語函電有了各種進步，下面我針對清楚原則進行研究并和大家做如下的討論與分析，人們對清楚原則的運用較多，它在商務英語函電中的利用率非常高，在進行國際性的貿易往來中，利用英語函電較多，在函電中對清楚原野則的運用，是時提高了寫作者的應用水平。

一、商務英語函電的特點

商務函電在寫作過程中主經是考慮了它的實用效果，通過英語函電可以使有商業交往的雙方進行溝通，完整與準確地傳遞相關的經濟信息，但不是為了展示語言與文字的華麗，所以在翻譯與使用時用比較專業的行話、專業語言，在進行翻譯與寫作時，對一些專業性強的術語進行精確翻譯.對文章的語氣要注意，做到有禮貌、誠懇、表述要清楚，對書面語言的使用要做到簡潔化、規范化。使用專業的商業語言，要有商業信函的特點，盡量不要使用會有分歧的語言，對長句子的要求是做到條理清晰，表達清楚，并且要符合“7C原則”，也就是Clearness(清楚)、Courtesy(禮貌)、Conciseness(簡潔)、Correctness(正確)、Completeness (完整)、Concreteness(具體)、Consideration(考慮周到)，這樣幾條原則。

二、商務英語函電的清楚原則

清楚原則具有三個層面意思，第一層意思是句子是獨立的;第二層意思是句子與其它的句子有隱含的關系，通過上一句話或者下一句話才可以解釋這一句的意思，第三層意思是直接、簡單的表達。只有做到言簡意賅才不至于發生誤會，同時也避免了一些貿易上的糾紛。

三、清楚原則運用的幾個方面

1、詞語的用法

(1)詞語的準確無誤

當你對想表達的問題有了明確的認識以后，需要進行表達的時候，在寫作時首選清晰和簡單的詞語，必須使你要傳達的信息能夠準確無誤。不能用太復雜、太深奧的詞匯。一部分函電寫作者喜歡寫一些復雜、深奧的詞匯，他們認為這會讓對方感覺寫信人的誠意，也能看出寫作人的寫作水平，這一點是很關鍵的。但是，對于那些難以讀懂的詞語會讓人感覺到一定的難度，在理解上有歧義產生，通常情況下，寫商務英語函電時，要選擇一些比較容易理解、通俗性較強的詞匯。

(2)代詞的指代

代詞所指代的人、事、物及關系代詞所表示人、事、物存在一定的邏輯關系。沒有特殊的情況，代詞與關系代詞都是與后邊較近的名詞產生修飾與被修飾的關系，遵循就近的原則，它們所提到的人或事的數量具有一致性。一定要合理且正確地運用這些代詞，使分歧減少。比如:They informed Mr.George and Clinton that they would receive a full answer in the future.我們一起來分析句子中的“they”，這兩個代詞“they”第一個和第二個分別代表或者說是指代了什么，第一個和第二個所指代的是不是同樣的人人呢?這給了我們許多的問號，在理解上產生了分歧，這主要是寫函電的這一方沒有運用好清楚原則。怎樣才能夠清楚地表示?這里的原意是:Mr.George and Clinton這兩位先生會在將來會得到一個滿意的答復，那么正確的句子應該是:They informed Mr.George and Clinton on that the latter would receive a full answer in the future.“the latter”指的是“Messrs.Smith and Richardson”，后邊句子中的指代變得清楚明了，句子的本意也比較清晰了。

(3)句子中的修飾詞位置

英語句子會因為修飾詞的存放關系而有所不同，相同的可以起到修飾作用的詞因為位置的不同，它所要求表達的意思及中心句就會有所不同。下面觀察以下兩個實例:①They can supply 233 tons of the item only.②They can supply only 233 tons of the item.在第一句中，“only”中是修飾了“the item”，對所提供的項目進行了描述，里面不包含別的項目。在第二個句子中，“only”對“100 tons”做了修飾，闡述了只能提供233噸，不會有更多的數量。因此，修飾詞會因為句子中的不同位置而生出其它的意思，因為后面被修飾的詞有所不同，意思會發生很多意想不到的效果，所以我們更要注意商務英語函電的書寫。

另外，修飾詞在位置上的要求較高，比較靠近它要進行修飾的詞語。現在對下面兩個句子進行分析:①We bought a digital camera in a big shop in Shanghai which costs $21.80.②We bought a digital camera for$21.80 in a big shop in Shanghai.“$21.80”是修飾“digital camera”，表明這一種數碼相機的總價格，必須和它所修飾的詞語“digital camera”靠近。在前邊一句中“which costs$21.80”要移到“digital camera”的后面。第二個句子沒有涉及到定語從句的問題，對“for”進行了運用，帶出了數碼相機的價格為“$21.80”，只有確定了修飾詞所需的位置，整個句子會更簡潔、清楚、易懂。

(4)句子的邏輯結構

在商務活動中，較多情況下需要用到英語函電，只有是寫作之人，在進行寫作時，一定要做要簡明扼要，進行寫作是一定讓對方清楚自己所表達的意思，說明要具體、詳細，容易弄懂意思，讓有商務往來的對方讀懂自己的意圖，可以使讀信人利用較短的時間清楚自己所表達的意圖，使對方可以完全理解我方的具體內容，所以，在商務英語信函授，要運用嚴謹的語句做簡單的敘述。寫信人的思維要符合一定的邏輯，在英語函電中，對內容的組織要注意段落間的邏輯關系，除了符合一定的邏輯以外，還要注意語言的縝密性，要讓讀信的感覺清晰，緊緊圍繞這樣的主題意思，做進下的表述。在表達時要選擇什么樣的句式是非常關鍵的，為了做到言簡意賅，一定要選擇那些比較簡單和直接的句式，比如，在英語函電中，可以運用主動句式，一般不要選擇那種被動句式。在句子的連接與段落的連接上，可以注意選擇一些不可缺少的短語或者是連詞，讓對方容易理解。

另外，要想表達清楚意思，首先要做到重點突出，讀信的人就不會將重要的信息遺漏。當我們要寫商務英語函電的時候，還要對句子結構進行調整，對需要強調的部分做到突出。

4、語言要力求規范:對外貿易越來越繁盛了，外貿函電的語言也越來越趨向于規范化，這就對大家的所選詞匯、所造的句子、所用到的語法、單詞的拼寫及標點符號不斷地提出較高的要求，這樣使語言更規范并且更合乎習慣，并且，各種商務活動的法律、法規和慣例的使用受到了約束以后，也有更加明確和規范的規定。

5.在內容上更要簡明:在寫外貿函電時，要做到生動，具體及明確，尤其是想讓對方做出比較明確反應的函件，或者是想答復對方提出的某些要求或者某些問題的信函，有些是用于報盤和承諾，要將信函寫得清清楚楚，沒有艱澀難懂的地方，使收到信件的人看了以后不會產生誤解，不會誤解寫信人所要表達的總體意思，要用相對較少的文字做一些完整、清楚地表達所需要表明的某層意思。

三、結語

本文首先對英語函電的原則做了簡單的說明，重點分析了清楚原則在應用在商務英語函電中，主要是平時注意了詞語的選擇，和句子的組織與書寫做了深入的分析，并且總結了以下心得體會:1、在寫作的過程中要選用簡單的詞語，要注意代詞的所指代的對象;2、在句子的表達是要求突出重點，對重點突出了還要具有相應的連貫性。英語函電所具有的這些特點主要是由外貿英語的所需的語境與交際所需進行決定的。它的這些特點具有一定的客觀性，這給人們在使用外貿英語時提出了一定的要求，也就是一定要遵守它的語言表達方面的種類，加強外貿語言方面的表達作用。在進行英文函電書寫或者對其進行翻譯時，要以這些規律和特點為出發點，注意中英文寫作中在表達方面的不同，爭取達到對字詞的運用要得體，語氣和句調要相似，做好做準信息的傳達，給商務活動起到語言橋梁的作用。

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