我國科技檔案現代化管理研究

宋 麗

（襄陽廣播電視大學，湖北 襄陽 441021）

我國科技檔案現代化管理研究

宋 麗

（襄陽廣播電視大學，湖北 襄陽 441021）

科技檔案是組織科研成果的重要載體，是實現信息傳遞進行技術交流的工具。我國科技檔案管理存在的主要問題是缺少計算機信息化管理、檔案質量較低、保護力度不夠、開發利用程度不高。提高科技檔案現代化管理意識；建立健全檔案管理各項規章制度；加強科技檔案的網絡化建設；強化科技檔案安全保密工作力度；加強科技檔案編研工作；提高科技檔案管理人員素質是我國科技檔案現代化管理努力的方向。

科技檔案；現代化管理；檔案管理

在科學技術快速發展的今天，科技檔案工作顯得尤為重要，其工作要求也在不斷提高。科技檔案管理人員如何在信息化時代，不斷提高科技檔案管理工作水平，對科技檔案資料進行更好開發和利用，為科技工作的發展提供基礎，為組織創造更好的經濟社會效益，是其所面臨的一項重大課題任務。

一、科技檔案現代化管理的重要性

1．科技檔案是組織科研成果的重要載體

由于科技檔案作為組織科研成果的重要載體，所以它為新技術開發和科研發展提供了可靠的參考依據，也是科學技術轉化為生產力的重要手段和形式。作為生產和科研活動的重要組成部分，科技檔案是否能夠被充分開發利用舊成為科研活動的一項重要任務，甚至是貫穿于整個科研活動始終。馬克思對科技檔案活動的縱橫關系進行論述的時候指出：科研活動部分是以現代人的協作為條件的，同時也是以前人勞動成果的總結為前提的。換言之，無論是任何組織或者是任何人的科研活動，都必須是以前人的勞動成果以及已經達到的科研高度為起點的。在經濟社會建設的過程中，只有對科技檔案進行充分開發利用，才能夠取得較好的經濟社會效益。

2．科技檔案是實現信息傳遞進行技術交流的工具

在科學技術快速發展的今天，科技發展離不開及時而有效的科技檔案信息資源開發與利用，此類事例舉不勝舉：當愛迪生發明電燈以后，此項技術得以廣泛利用，人類才跨越了黑暗夜晚時代；當瓦特發明蒸汽機以后，此項發明得以廣泛傳播，才促使今天各種交通工具的不斷發明；當愛因斯坦創立了相對論以后，全球科技發展才達到了一個新的高度。因此，各個組織十分重視對科技檔案信息的收集、整理，并進行跨地區和跨國的信息交流。

二、我國科技檔案管理現狀及存在的問題分析

1．缺少計算機信息化管理

科技檔案計算機管理主要是以數字形式來對科技檔案信息進行存儲和處理，并以網絡對計算機進行連接進行集中管理。科技檔案計算機信息化管理具有資源共享化、信息存儲自由化、信息傳遞網絡化、操作電腦化、收藏數字化等特征。雖然目前，我國科技檔案管理工作已經普及運用多媒體技術和網絡技術，從而預示著我國檔案管理開始向數字化方向進行發展。但是，我國科技檔案管理機構在運用計算機網絡技術對科技檔案進行管理的時候，還是只停留于對案卷著錄和提供一般檢索等階段，對檔案計算機管理的數字化管理模式等工作較少涉及。同時也存在計算機安全問題突出、對科技檔案數字化管理軟件和硬件設施投入較少、科技檔案管理工作觀念陳舊、信息化適應性較差、科技檔案標準不統一、高素質檔案管理人員缺乏等問題。

2．檔案質量較低

科技檔案的質量高低直接決定了科技檔案的價值高低。目前，我國科技檔案普遍存在質量較低的問題，主要表現在以下幾個方面：首先，科技檔案歸檔材料不完整。由于缺乏必要的軟件和硬件設施，造成對科技檔案信息資源保存較少，檔案使用人員難以從中獲取足夠信息，使得科技檔案信息資源顯得殘缺不全；其次，一些已經歸檔的科技檔案信息，但是由于缺少一些關鍵性技術材料等核心技術內容，造成科技檔案資料的價值大大貶值；再次，一些歸檔的科技檔案多缺少原始資料，甚至是一些復印件，使得檔案資料的可靠性和真實性大為降低；最后，科技檔案由于其立卷工作的不規范，造成檔案資料難以為使用者充分利用。

3．保護力度不夠

由于科技檔案主要是記錄科研技術成果的載體，其特點決定了科技檔案需要有較高的技術保密性。科技檔案的技術保密性主要是指那些具有實用性、能夠帶來較高經濟利益不為公眾所知道的，需要采取保密措施的非專利性技術和技術信息。科技檔案的保密性通常表現出在產品工藝訣竅、產品設計、產品數據和配方等一些技術性文件。如果充分發揮秘密科技檔案的價值，將能夠創造良好的額經濟社會效益，所以，對科技檔案的保護顯得尤為重要。但是，我國一些科技檔案管理部門在其安全性保護力度還不夠，主要表現在缺乏完善的科技檔案安全管理制度，甚至缺少對科技檔案信息秘密性認定的范圍以及缺少對科技檔案管理人員安全意識的教育。

4．開發利用程度不夠

科技檔案作為企業檔案管理的主體，直接反映和記述組織內部科研活動進程以及成果，如果對科技檔案進行充分開發利用的話，將會直接產生無形的生產力。在深化組織管理體制、加強組織內部管理，提高組織經濟形勢的要求下，科技檔案更應該強化其資源信息的開發利用工作，更好為組織的改革發展所服務。但是，我國科技檔案管理實踐中，還存在開發利用程度不足的問題，主要表現在：首先，檔案管理部門的管理思想仍然停留在你來我取、看門守攤、重藏輕用的思想；其次，科技檔案管理部門的服務方式還顯得較為被動，缺乏對檔案利用效益的反饋機制建設；最后，檔案管理部門缺少對靜態檔案信息的多角度和多層次開發和深入挖掘，難以，滿足組織內部各部門的檔案信息利用需求。

三、我國科技檔案現代化管理對策

1．提高科技檔案現代化管理意識

針對我國科技檔案現代化管理意識薄弱的問題，要能夠通過各種方式，加大對檔案法律法規的宣傳力度，進一步提高組織管理者、科研管理部門、科研人員、檔案管理部門對科技檔案現代化管理重要性的認識；要能夠不斷增加科研人員的檔案管理意識，使其明白檔案文件的積累和歸檔也是其科研工作的一項重要內容和自身應盡義務，從而使他們能夠自覺承擔起科研檔案資料積累的責任，主動履行其相應義務，切實把科技檔案管理工作納入到科研工作范圍之內。

2．建立健全檔案管理各項規章制度

為使我國科技檔案現代化管理有章可循，有法可依，需要從以下四個方面對我國科技檔案管理制度進行完善：

第一，建立健全科技檔案接收保管制度。要規定對于那些反映本組織科研活動，具有一定保存價值的科研成果，必須要能夠通過各種形式的載體，由檔案管理部門統一保管起來。

第二，建立健全科技檔案整理制度。檔案管理部門對于收集起來的科技檔案，按照統一標準進行整理，并進行分類和著錄，為檔案管理的規范化奠定基礎。

第三，建立健全科技檔案的借閱制度。檔案管理部門要根據科技檔案的不同機密等級履行不同的借閱審批手續，并對外借的科技檔案進行及時催還以及詳細檢查。

第四，建立健全科技檔案的鑒定銷毀制度。檔案管理部門要能夠根據單位檔案銷毀要求，組建一個專門的檔案鑒定銷毀小組，定期對組織科技檔案的保存價值進行鑒定，對于那些失去保存價值的科技檔案進行及時銷毀。

3．加強科技檔案的網絡化建設

首先，要對單位傳統紙質的科技檔案使用計算機網絡設備進行數字化，從而構建科技信息數據庫，實現科技檔案信息的共享；其次，檔案管理部門要能夠建立檔案管理和使用的專業網站，為科技檔案使用人員提供更為便利的服務，而且對科技檔案進行數字化以后，各級科研主管部門也可以及時對相關科研信息進行數據庫補充，從而充分發揮計算機網絡的便捷性和及時性。

4．強化科技檔案安全保密工作力度

第一，要能夠不斷建立健全科技檔案保密管理制度。在信息化時代，檔案安全管理工作提出了更高的挑戰和要求。檔案管理部門要能夠建立健全科技檔案保密工作制度和科技檔案查閱制度，對科技檔案的泄密事件查辦和加密設備維護和使用都要有一整套的規章制度，真正使科技檔案保密工作做到有章可循，有據可依。

第二，建立健全科技檔案逐級利用審批制度。對于那些機密科技檔案的借閱、移出和銷毀都要建立一整套嚴格的審批手續，并且要制定專門主管的負責領導，按照審批權限，對不同機密等級的科技檔案進行審批利用，防止越級審批事件的發生，并且定期對于科技檔案進行清對和檢查，防止科技檔案丟失。

5．加強科技檔案編研工作

第一，要能夠發揮團隊優勢，使組織科技檔案編研工作成為一項集體智慧結晶。科技檔案編研工作作為一項科學技術研究，需要發揮團隊優勢，特別是需要非檔案管理部門的技術人員以及檔案管理部門工作人員的相互協作，優勢互補，最終才能夠取得科技檔案編研工作的較好效果。

第二，科技檔案管理部門要能夠加強和組織內部其它檔案機構之間的合作，形成橫向合作交流機制。不同檔案管理部門在科技檔案構成結構、資料信息量以及質量等方面差別較大，各具特點和優勢，如果能夠加強不同檔案管理機構之間的相互合作交流，實現資源共享了，將可以有效推動檔案管理部門的編研工作，對于推動科技檔案現代化發展也具有特別重要意義。

6．提高科技檔案管理人員素質

科技檔案現代化管理的根本在于有專業高素質檔案管理人才，這也是實現科技檔案事業的可持續發展關鍵所在。為此，科技檔案管理部門一定要重視提高檔案管理人員的素質。首先，檔案管理部門要通過建立學習型組織，使檔案管理人員的素質和技能能夠適應現代科技檔案管理發展要求；其次，檔案管理部門要能夠不斷提高科技檔案管理人員的業務素質，要能夠通過培訓和自學相互結合的方式，來使科技檔案管理人員在具備專業性檔案管理理論知識的同時，不斷提高其自身的職業素質。

[1] 徐麗君. 對科技檔案管理與利用的思考[J]. 科技情報開發與經濟，2010，（12）.

[2] 武立. 科技檔案管理存在問題分析與對策[J]. 檔案學通訊，2009，（4）.

[3] 韋瑛. 科技檔案管理現代化初探[J]. 學術論壇，2009，（7）.

[4] 唐娟. 淺議科技檔案現代化管理的幾點思考[J]. 科學與管理，2010，（10）.

[5] 孟慶琳. 現代科技檔案的管理問題[J]. 科技情報開發與經濟，2005，（23）.

Study on Modernization of Chinese Sci-Tech Archives Management

SONG Li

Sci-tech archives are important carrier of Organizing scientific research results.They are also the tool for the realization of information delivery technology. Standard, complete and scientific archive management is not only a recognition and respect to the research results of the scientific research personnel, it also provides the basis of reference, inheritance, development for the future scientific research.The main problems of Chinese archives management are the lack of computer information management, low quality , inadequat protection and utilization of archives. The direction toward the modernization of sci-tech archives management in China are to raise the modern management consciousness, to establish perfect regulations, to strengthen the network construction, security, editing and researching work of the sci-tech archives, and to improve the quality of sci-tech archives management personnel.

Sci-tech archive; modern management; archive management

G271

A

1008-7427（2012）02-0150-02

2011-12-15