灌區工程檔案資料應用小析

□王衛紅 □朱建峰（輝縣市水利局群庫灌區管理處）

群庫灌區位于河南省西北部太行山東麓，輝縣市西北部，設計灌溉面積3.36萬hm2，始建于20世紀50年代中期，大規模建設于上世紀60、70年代。受時代和條件限制，在“全國大亂，輝縣大干”的年代中，老一代水利工作者充分發揮聰明才智，集思廣益，因地制宜，爬遍輝縣的山山水水，將輝縣的幾座中型水庫用干渠連接起來，用西水東調、北水南調的方式解決了輝縣市山區人民的吃水和灌溉問題。也就是在那樣的施工年代，水利工程的施工資料都是用手工作業繪制，經主要設計人員審批后就安排施工，采用公社負責制，水利技術人員現場把關施工質量。受條件和形式限制，施工檔案資料沒有形成體制，給以后的建筑物維修和保養查詢檔案造成困難。

隨著時代的發展和科學技術的更新，所有的水利工程施工都要滿足施工檔案資料要求，施工現場質量是一方面，施工檔案資料也是重要的組成部分。由于山區灌區的條件限制，戰線長、澆筑方式為兩頭澆筑，多數地方水電使用不便，給現場技術人員提交及時施工驗收資料造成困難，也給監理人員把關施工資料帶來不便。由于多數是山區作業，漿砌石渠道施工時，還要使用當地參加建設的老一代匠人，他們形成的概念就是把活干好，不管什么資料。由此形成的習慣也漸漸的令現場施工資料管理出現了偏差，往往不能夠滿足監理現場開倉驗收的要求。當習慣形成慣例的時候，施工資料就失去了其真實有效性，也給以后的竣工資料歸檔帶來了麻煩，施工資料跟不上施工進度，施工資料就失去了其時效性。在此基礎上，對施工檔案資料歸檔的重視要求就顯得很有必要。

1.領導重視，配備合格的檔案管理人員

由于歷史條件原因，水利系統配備的多位水利技術人員，沒有經過系統的檔案管理培訓和學習，在施工一線把握施工質量已經形成了一整套施工經驗，但在施工檔案管理上還有很多欠缺。沒有對施工檔案管理的形勢形成強有力的認識，缺乏在此方面的創新精神和認真精神。檔案管理在新形勢下已逐步形成了與主體工程質量同等重要的地位，檔案資料的缺失就是對施工質量的不負責。所以，主管施工的領導要高度重視檔案資料的收編工作，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》執行水利工程檔案的管理，加強對施工檔案資料管理人員的配備，組織其參加國內相應的檔案管理培訓，加強檔案資料的保密性和相應的檔案管理職業道德，掌握施工檔案管理的專業理論知識。加強對施工、監理、設計單位的資料歸檔要求，逐步適應新形勢下檔案管理的具體形勢需要。

2.檔案室的配備

工欲善其事，必先利其器。沒有合格的檔案室，即便是即時檔案資料歸檔十分合理，滿足新形勢下的歸檔要求。離開了后續的檔案資料管理和保養，所有的施工資料都會在一定的期限內發生霉變和蟲蛀，加上紙質的時效性，隔上一定時間后，紙質資料就滿足不了查看的需要。所以要加強檔案室的建設和管理，配備合格的檔案管理器材，按照檔案管理要求，時隔一定期限，對所有的檔案資料重新進行掃描和復印，對電子文檔進行重新復制拷貝，以滿足檔案歸檔資料的具體要求。檔案室的建立要適應新形勢下的要求，可按照《檔案館建筑設計規范》JGJ25-2000執行，以便做好檔案資料的各項防護工作。

3.檔案資料防護工作

檔案資料歸檔以后，要完善檔案資料的管理工作，認真進行檔案登記造冊，電子登錄，滿足各項查詢需要。

檔案資料的防護工作主要包括外圍結構的保溫、隔熱、溫、濕度要求，內部資料防火、防潮、防水、防日光及紫外線照射，防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲、鼠等）和防盜工作等。

4.檔案資料的收集

結合到山區灌區資料的收集，主要包涵以下內容：

4.1 收集內容

建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件及設計、工藝等文件。設計單位負責收集整理勘察、設計文件、圖紙等，并按規定向建設單位歸檔部門提交有關設計基礎資料等。項目監理單位負責收集積累項目監理文件和監督、檢查施工項目文件完整、準確、系統情況等。施工單位負責收集其承包項目全部文件的收集、積累、整理等。

4.2 收集范圍

反應與灌區工程建設有關的重要職能活動、具有查看利用價值的各種載體的文件，應收集齊全、歸入建設項目檔案等。具體為項目前期科研、項目規劃、相關設計、項目批復、項目成立、招投標、合同簽訂、施工開工、過程和竣工驗收文件等。

4.3 紙質檔案歸檔要求

所有歸檔資料應滿足檔案法要求，根據歸檔資料歸檔期限單獨分開編制成冊，根據具體歸檔內容要求，單獨一卷總張數不宜超過300張，以線裝形式加封面、目錄、卷內備考表等。歸檔圖紙應以竣工圖為準并加蓋竣工圖紙，圖紙應詳細標明設計修改、施工技術聯系單修改4要素等，標注清晰明了。所有歸檔資料應有歸檔申請表、歸檔明細表等。施工資料應包含施工照片、影像資料等，照片資料應每張應注明4要素，影像資料應在文件名上注明時間、內容等。