高速公路建設項目檔案管理工作研究

柳冬梅

(黑龍江省高速公路建設局)

0 引言

高速公路建設項目檔案是指按照項目檔案組卷要求，經系統整理并歸檔的公路建設項目文件材料。它是項目立項審批至竣工驗收全過程產生的，反映項目質量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。高速公路建設項目檔案一方面描述記載了工程進度情況，另一方面又是對工程質量的書面監督，它是領導決策的依據，也是對工作查考的憑證，還是科學研究的可靠資料。因此，高速公路建設項目檔案工作的基本要求確保高速公路建設項目檔案完整性、真實性、系統性與有效利用。

1 高速公路項目檔案的特點

(1)專業性強。高速公路建設項目檔案是公路工程專業技術活動的產物，在工程科研、設計、施工等過程中產生的文件材料，包括工程設計、施工工程記錄、工程質量檢查、驗收記錄和報告、試驗測量等技術型工作，集中反映了公路工程專業的技術內容和相關方法，具有鮮明的專業特點。因此，要做好高速公路檔案工作，不僅要有檔案管理方面的知識，而且要有工程方面的知識。

(2)流轉時間長。高速公路建設項目建設周期從項目提出、立項、審批、招投，到施工、建成通車，最后竣工驗收，歷時3年以上。建設手續要求完備，程序復雜，從資料形成到歸檔時間較長。

(3)形成單位、部門多。在整個高速公路建設項目中，要涉及到政府部門、勘察、設計、施工、建設、監理、運營使用單位等，常常多達數十家。各參建單位要按照相關標準和要求，完成各自職責范圍或合同規定的項目文件形成、收集、整理、歸檔工作。

(4)載體多樣性。高速公路建設項目檔案有著多種載體形式檔案，不僅有紙質檔案，還有聲像、實體、電子檔案等。

2 高速公路項目檔案管理中存在的問題

(1)檔案意識不強，沒有足夠重視檔案管理工作。很多單位領導常常只重視工程建設的質量、施工進度、資金投入和生產安全，認為檔案與經濟效益無關，重不重視都無所謂。

(2)檔案工作與建設工作不同步。長期以來，在建設項目中，一直存在著“重外輕內”的思想，搶工期，抓進度，重安全，往往忽視了對工程文檔產生過程的控制和管理，造成“內外業不同步，內業資料缺乏及時、準確、真實和完整性。

(3)檔案管理機構和人員不到位。考慮到人員和經費等因素，許多工程項目單位沒有設立檔案專員以及專門的檔案管理部門，管理網絡沒有建立，檔案室和相關設施設備缺乏，無法保障檔案的質量、安全;還有些單位雖然成立了相應的機構，但未落實到具體工作中，形同虛設。

(4)檔案管理制度不健全，雖然一些單位建立了檔案資料管理方面的制度，但是檔案管理方法和操作流程不規范，制度不健全，無法保證資料整編有效開展。主管單位的檔案管理部門沒有及時監督、檢查和指導，致使檔案資料不符合工程驗收的標準和要求。

(5)人員素質有待提高。從實際情況看，對高速公路建設項目檔案管理人員要求很高。從事高速公路工程檔案的人員要懂工程專業方面的技術，還要要懂得檔案管理知識。在工程建設中，填寫施工技術表格、整理竣工圖紙及對資料的專業分類組卷、往來文件的歸檔等工作都需要專業技術知識。因此，提高項目檔案管理人員的綜合素質是非常必要的。

3 高速公路項目檔案的管理

(1)建立健全檔案管理機構。建設、勘察、設計、施工、監理等明確項目檔案的分管領導及各部門職責分工。建立與工程檔案編相適應的管理機構，配備專業的檔案管理人員，并完善內部管理制度，建立健全工程項目檔案管理網絡。

(2)制定檔案管理制度。從制度上抓好工程資料的形成與管理，有效的管理制度可以使檔案管理系統、全面、真實、安全的進行。檔案管理制度內容廣泛，可以包括以下內容：工作的目標、性質及管理體系;檔案的收集、整理和利用機制;檔案資料形成與歸檔部門;檔案的收集范圍、分類與保管期限。

(3)加強檔案人員的管理和培訓。采用多種方式，對參建單位檔案人員和相關工程技術人員進行分層次檔案管理、工程技術等培訓，使檔案管理人員優化知識結構，拓寬知識面。使工程技術人員掌握檔案管理知識，注重現代管理理論和方法等知識的學習，全面提高自身素質。增強服務意識，扎實工作，提高做好檔案工作的積極性和責任感。

(4)加強工程檔案安全性。工程項目檔案數量眾多，很多是紙質的材料且多數為唯一的紙質憑證。在傳遞過程和保管階段的保證檔案的安全是工程檔案管理的基本要求。提供設備、場地、經費，組織人員，建立工程檔案的安全管理網絡，防止檔案的丟失、破損，確保檔案的安全。要定期、定人進行檢查，杜絕安全事故的發生。

(5)建設單位加強監督指導，嚴格進行竣工驗收工作。從工程一開始就嚴格要求，把工作做到前面，對工程檔案工作實行全過程跟蹤，了解工程進展情況，主動配合各參建單位。要積極督促配合相關單位對工程檔案的嚴格把關。工程建成通車后，要抓緊檔案的整理和編制工作，盡快通過檔案專項驗收，使項目檔案真正完整，為高速公路的管理提供有效的服務。嚴格執行有關法律法規和技術標準要求，對不符合要求的文件材料，一律不予驗收。

4 結語

高速公路建設項目檔案是工程建設的一項重要組成部分，做好高速公路建設項目檔案的管理，必須從項目建設前期，就要具備檔案管理意識，建章立制，構建好管理網絡。提高各單位的管理水平和質量意識，保證工程資料質量，從而創造一流工程項目。以對歷史負責、為現實服務、替未來著想的態度，認真負責地做好公路建設項目檔案管理工作。

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［1］李云峰.公路工程文檔管理實務［M］.人民交通出版社，2008：22-29.

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