勘測設計單位檔案信息化管理實踐與探索

彭立波，于淑平

(中水東北勘測設計研究有限責任公司信息中心，長春130021)

勘測設計單位擁有大量的專業性非常強的檔案信息資源，這些檔案資源在單位的勘察、設計、施工、監理等各項生產活動中以及機關各項事務管理活動中發揮了至關重要的作用，檔案所提供的價值是無形的卻是巨大的。隨著信息化時代的飛速發展，為適應現代企業運行管理的需求，檔案管理也日趨向信息化轉變。勘測設計單位的檔案信息化就是指在單位的統一規劃組織下，以檔案部門為主，信息部門、管理部門及生產部門共同參與，在檔案的各項管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行接收采集、處置、妥善保存和提供利用。檔案信息化是檔案管理模式從面向檔案實體保管為重點，向以多種形式的數字化網絡化檔案管理轉變的過程。幾年來，我單位在檔案信息化建設中不斷嘗試，取得了一定的應用實踐經驗，也在不斷地探索檔案信息化管理的新模式新方法，以期更好地為勘測設計生產服務。

1 網絡基礎平臺及各應用系統的搭建

1.1 網絡、系統、信息三者的關系

網絡的基礎設施是檔案信息化建設不可或缺的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。而在網絡上運行的各應用系統則控制管理著各類文件信息資源形成、運行、歸檔、利用的各個過程。如果把網絡比作四通八達的鐵道線路，則各應用系統則是在鐵軌上運行的高速列車，各類文件信息資源則是列車上的物資。在檔案信息化建設過程中，網絡、系統、信息三者缺一不可。

1.2 信息化發展規劃及網絡搭建

近5年的信息化發展規劃提出:以高效安全的計算機網絡為基礎，以資源整合和集成化應用為導向，以工程項目全生命周期信息管理為主線，將信息化建設作為一項工程項目全面實施，加快推進我公司信息化工作進程。檔案信息化是公司信息化的重要組成部分，近幾年，公司加大軟硬件投資力度，輔設網絡線路，引進生產與管理正版軟件，提高硬件配置，更新檔案部門設備，使計算機硬件、軟件、內外網絡的整體水平有了較大程度的提高。不僅促進了計算機集成應用系統的建立，也為檔案管理實現網絡化、信息化提供了良好的操作平臺。

1.3 檔案管理應用系統

檔案管理應用系統是檔案信息化的最重要部分，是檔案信息資源開發利用和檔案網絡建設的技術保障。檔案管理工作的整個流程，從收集整編、數據錄入、檢索查詢、借還管理、權限設置、鑒定銷毀都通過檔案應用系統來完成。我單位于1998年引進了“清華紫光企業檔案管理系統”至今已經運行了14 a，在這期間進行了多次升級，完善各個子系統的應用，建立與完善各門類檔案數據庫，按照檔案著錄規則要求，定制信息界面內容，存儲檔案實體信息，掛接電子文件。檔案管理應用系統是檔案管理人員開展各項工作的平臺和手段，在檔案的信息化建設中起到至關重要的作用。

1.4 其他應該系統與檔案管理系統的關系

勘測設計單位的檔案信息化同時也依賴于本單位其他各個應用系統的實施與完善。如辦公自動化系統、協同設計系統、合同管理系統、項目管理系統、人力資源管理系統等。辦公自動化系統的上線運行，保證了機關部門公文的正常流轉與電子文件的順利歸檔。我單位自2002年辦公自動化系統運行以來，至今無紙化辦公流程已經運轉了10 a，文書檔案電子文件歸檔也進行了10 a。每年的上半年，由文書檔案管理人員協同各部門兼職檔案管理人員，對上1年度的紙質文件材料進行整理、立卷歸檔，同時將電子文件通過服務器進行邏輯歸檔。保證了本單位行政、黨務、紀檢、人事等收發文電子文件與紙質文件同時立卷歸檔。2008年開始著手工程項目協同設計系統的試運行。1 a后，PW協同設計系統在各大工程項目中開始全面啟用，實現了工程項目信息集中管理、科學分類、安全訪問，達到過程控制、規范產品、提高歸檔產品質量的目標。其中歸檔出版子模塊成為整個工程項目協同設計系統的重要組成部分，PW系統的應用使檔案管理工作與勘測設計更加緊密結合，確保紙質文件和電子文件同時歸檔，保證了歸檔準確及時，歸檔文件齊全完整。近幾年，人力資源管理系統、合同管理系統、項目管理系統也紛紛上線，這些應用系統的開發與應用都與檔案管理系統相關聯，如檔案管理系統的用戶管理與人力資源管理系統的用戶數據同步更新，保持一致。合同文件經網上簽審后同步到合同管理系統中，合同運行流轉完成后進入檔案收集整編子系統中，再經檔案管理人員進一步整編轉入歸檔后庫。項目管理系統在工程立項時確立工程項目代碼，項目的產品編碼以項目代碼為前綴，項目代碼是工程項目檔案檔號的重要組成部分。工程項目代碼為項目在公司的唯一標識，應用于項目管理、合同管理、財務管理、人力資源管理、檔案管理等各應用管理系統中。各應用系統的順利運行，使經各系統運行完成后的電子文件規范、真實、準確，為最終的電子文件歸檔奠定了基礎，保證了歸檔及時、完整。

2 檔案標準規范及各項管理規定的制定

2.1 國家標準和行業統一標準

法律法規和標準規范是檔案信息化建設的指導性文件，檔案信息化建設如果不按照統一的標準和制度來運行，常常會造成各行其是，無序混亂的狀態。檔案法及其實施辦法是指導檔案工作的根本大法，檔案管理的各項工作首先都要以檔案法為最基本最重要的依據來開展。近幾年國家也相應出臺了檔案信息化方面的國家標準及行業標準，這些標準主要包括電子文件歸檔與管理，檔案信息資源標識、描述、收集、加工、整理、存儲、傳輸、利用等方面的內容。如中共中央辦公廳及國務院辦公廳于2009年12月8日聯合發布的《電子文件管理暫行辦法》(廳字【2009】39號)、國家檔案局2003年6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法、國家標準 GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求GB/T 17678.1～17678.2-1999》、行業標準DA T 31-2005《紙質檔案數字化技術規范》等等，都是指導檔案信息化工作的重要文件。

2.2 單位制定的各項管理規定

每個單位自身情況不同，通用的國家標準和行業標準只規定大方面的指導意見，要想根據本單位的自身情況開展有針對性的檔案信息化工作，還要依據國家及行業標準，結合本單位實際情況，制定相應的管理規定，來指導本單位具體的實踐操作。2010年，為完善檔案管理各項規章制度，我們結合本單位生產實際及檔案管理工作實際情況，修訂了與檔案相關的6個管理規定。同年為加強榮譽實物檔案的集中統一管理，制定了《榮譽(實物)檔案管理規定》，明確歸檔范圍和歸檔各部門職責，并對全公司范圍內的榮譽實物及其電子文件進行廣泛的收集、整理、建庫、掛接。同時我們將檔案管理工作納入了本單位質量管理體系中，使檔案管理工作與勘測設計質量緊密掛鉤。以工程項目檔案為主體的《文件歸檔及檔案管理辦法》在質量管理體系文件兩次換版升級中分別進行了進一步修訂完善，使檔案的收集、整理、歸檔、保管、提供利用、鑒定和銷毀的各個環節得到了有效的控制。為適應電子文件管理的需要，我們制定了《電子文件管理暫行規定》并進行了多次修改，并于2010年出臺了最新的《電子文件歸檔與管理暫行規定》。明確了電子文件的歸檔范圍和歸檔要求、電子文件的存儲、保管、提供利用、鑒定銷毀、統計等各項要求，使電子文件管理有章可循。

3 檔案信息資源建設

檔案信息資源建設是檔案信息化建設的重中之重，其核心內容是電子文件管理，包括電子文件的收集歸檔、數據核對整理、建庫掛接、提供利用等內容。檔案信息化要以館藏檔案數字化為基礎，以電子文件歸檔與管理為重點，以電子檔案的提供利用為最終目的來開展。

3.1 數據庫的建立與完善。

建立館藏各類檔案數據庫，是勘察設計單位檔案作息化管理的基礎。首先要完成最基本的數據條目的建庫錄入工作，為檔案檢索查詢與進一步開展全文檢索服務打下基礎。近10年間，我們一方面對新歸檔的檔案實行隨歸檔隨建庫，另一方面利用大量人力開展所有館藏老檔案的建庫工作。先后完成了文書檔案、會計檔案、科技文件資料、工程項目檔案、測繪地形圖、偽滿檔案、榮譽檔案等各門類檔案的建庫工作。目前所有館藏的檔案、科技資料全部進入數據庫，數據檢索全部由手工檢索轉變為機檢，大大提高了工作效率，極大地方便了設計人員。目前共建有各類文件級條目近30萬條(不含二級單位建庫數據)。從2007年起工程項目檔案實行計算機借閱管理，建立了用戶數據庫及借閱信息數據庫。為更好地方便設計人員查詢檔案信息，我們在公司門戶網站設立檢索入口，設計人員在本機即可檢索到庫藏檔案信息及本人的借閱信息。

3.2 館藏檔案的數字化

勘測設計單位以設計圖紙居多，很多老檔案只有底圖和藍圖而沒有相應的電子文件。象我們單位有50多年的建院歷史，積累了豐厚的水利工程項目各專業設計圖。如何活化這些檔案資源，更好地為勘測設計生產服務，是擺在我們檔案人員面前的重要課題。從2005年起我們與CAD室合作開展了工程項目歸檔電子文件數據格式轉換及底圖數字化掃描處理工作，將處理完畢的電子文件掛接并提供網上利用。目前公司重點工程的底圖掃描工作已經完成，共完成底圖掃描六萬多張。同時，文書檔案也依靠自身的力量開展了老文書檔案的掃描處理工作，目前1994年以后的文書檔案全部是紙質電子雙重管理。1994年以前的檔案采用隨用隨掃描的方式。所有榮譽實物檔案也通過拍照、掃描等方式形成電子文件。館藏檔案的數字化為開展全文檢索，網絡提供利用工作打下了堅實的基礎。

3.3 電子文件管理

隨著計算機與網絡技術的飛速發展與迅速普及，越來越多的社會活動和生產活動的記錄都在電子工作環境下產生。各種文件的生命周期有可能大部分或全部采用電子形式。因此電子文件管理是檔案信息化建設的核心。具備現代化管理條件的檔案部門應積極介入本單位各種電子文件的形成過程，加強對電子文件的積累、著錄、歸檔等環節的監督指導，加強不同格式電子文件的收集、歸檔、整理、核對、掛接、提供利用等工作。我單位自2002年開展電子文件的收集整理工作以來，電子文件的歸檔量逐年增加，特別是協同設計系統上線以來，強化了電子文件的歸檔。同時館藏工程底圖、文書檔案、榮譽實物的數字化處理，也生成了大量的電子文件。我們按照本單位的電子文件管理規定，開展電子文件的各項管理工作。對每一份歸檔的電子文件進行細致的核對，確保電子文件的真實、完整、有效，確保電子文件與紙質文件的一致。同時對歸檔的 CAD文件進行格式轉換，把DWG文件全部轉換在DWF文件，將各種格式的電子文件按工程項目代碼分類存儲在公司服務器端，并在檔案管理系統中進行相應條目的DWF電子文件掛接，并提供利用。目前我們所收集到各類電子文件總計20余萬個，各類檔案掛接電子文件數據近6萬條。

4 檔案信息的網絡化服務

勘測設計單位檔案信息化建設的最終目的就是實現各類檔案信息資源真實完整地采集與保管，安全合理地提供利用，以最方便快捷的手段滿足生產單位及機關各部門利用檔案信息，滿足工作查考、借鑒他人經驗、吸收各專業最新技術成果的需要。

4.1 網絡瀏覽、下載利用服務初試

為最大限度地開發利用檔案電子資源，一方面繼續加強電子文件管理，另一方面利用檔案管理系統權限設置子系統及瀏覽器功能模塊，對條件成熟的工程項目開展網上瀏覽、下載利用嘗試。共分4個步驟進行操作:

1)制定管理規定，確定操作程序。我們根據最新制定的《電子文件歸檔與管理暫行規定》，擬定了“開展工程項目檔案電子圖的網上瀏覽下載利用服務”實施方案。

2)設置虛擬用戶，測試運行步驟。擬定6個設計處的12名虛擬用戶身份，制定測試方式及原則，對測試中遇到的相關問題進行研究并協調解決權限、控件安裝、虛擬用戶登錄等方面問題。

3)征求各處意見，制定權限設置方案。以白山、豐滿三期、江口3個工程項目為樣本，根據不同專業，針對不同用戶身份進行永久瀏覽權限設定，完成賦權操作

4)開通瀏覽服務，指導用戶操作。在門戶網站發布“工程項目檔案電子文件網上瀏覽服務試開通”通知，并對網上瀏覽方式操作進行說明。開通了水文、規劃、水工、機電、施工、建筑等專業的網上瀏覽利用服務，使設計人員在本機即可查到所有權限范圍內的電子文件。同時及時收集反饋意見，不斷完善電子文件開放利用服務。

之后，我們又陸續開通了太平灣水電站、云峰水電站、太平哨水電站、水豐水電站、蓮花水電站、尼爾基工程、紅石水電站等7個重點大型工程的網上瀏覽下載服務。這些工程電子文件的網上開通極大地方便了設計人員，節約了查詢紙質檔案的時間，提高工作效率。

4.2 網絡瀏覽、下載利用服務的全面開通

經過初步嘗試，10個工程項目的網上利用服務，得到了設計人員的廣泛利用。為加快網上信息服務的步伐，進一步開發利用檔案信息資源，我們針對賦權模式進行了深入研究，分步驟有秩序地開展檔案信息的網絡全面開通服務。

1)永久權限與規則權限的賦權區別。前期進行的賦權方式為永久權限賦權。永久權限設置是針對檔案賦權，適用于電子文件瀏覽開放初期的試用階段，可以有選擇性開放幾個項目。權限子系統的規則權限設置則更適用于檔案的全面開放。規則權限是針對用戶而非針對檔案賦權。因考慮新增檔案的數量遠遠大于新增用戶的數量，即一次給該用戶賦權后，不管是什么工程項目只要符合該用戶的權限規則，他都可以實現網上瀏覽或下載利用。因此采用規則權限賦權對全面開放檔案的網上利用服務比較省時省力。

2)規則權限的賦權原則。以單位制定的《電子文件歸檔與管理暫行辦法》為依據，對設計生產部門的專業人員實行本專業檔案給予瀏覽權限的設定。其他專業將被限制瀏覽。賦權檢索式盡量反映全面且簡潔明了。

3)規則設定中要考慮的問題。規則權限的規則設定至關重要，要考慮3個因素，以保證賦權的準確性和全面性:①因涉及到的檔案歷史久遠，部分檔案專業類目的代號有過變化，老工程檔案和新工程檔案的代號在賦權中都要考慮進去，并避免沖突產生。②有一些檔案項目代號或檔案編號比較特殊，有與專業代號沖突的現象，因此在制定規則時要考慮周全，排除特殊編號的檔案。③項目管理子系統的上線運行，使新開工的工程項目具有新的項目編碼，有的會與原專業代碼相沖突，因此在規則設定中也要充分考慮到這一點。

4)規則權限賦權方案的設定。根據“各專業人員電子檔案瀏覽權限對照表”以及在賦權中要考慮的幾點問題，對所有庫存各專業檔案根據不同專業進行了摸底測試，按照“各專業設計階段與專業分類的組合方式”進行了規則權限設定，設置了6個設計處18個專業規則權限表達式，并在權限設置子系統中進行賦權操作。

5)特殊檔案的限制瀏覽設定。因有部分檔案涉及到國家秘密或企業內部商業秘密，因此這部分檔案要進行特殊處理。如企業的封存檔案可以根據項目權限和文件權限的制約關系，在項目級別中對整個要封存的項目進行網上封存，限制瀏覽，并可實現隨時解封隨時自動恢復原賦權的功能。跨專業檔案的瀏覽及下載權限需要經各級審批后，在臨時賦權中臨時設定方可提供利用。密級檔案是最高級別的檔案，檔案管理系統對其電子全文已經有預先設定，禁止任何瀏覽及下載操作。

電子檔案的網絡開通服務，使設計人員足不出戶即可在本機瀏覽查詢想要借用的檔案信息，非常快捷方便，而且可以做到多人同時利用同一份電子檔案，極大地發揮了檔案的效用。電子檔案的開通也減輕了檔案借閱人員的負擔，減輕了出入庫的強度，減少翻閱紙質檔案的時間。同時電子檔案的網上借閱也在一定程度上保護了紙質檔案、實物檔案，減少其利用頻次，降低破損率。檔案信息的網絡化服務是一個歷史性突破，也是未來檔案提供利用的最有效方式。

4.3 檔案信息網絡化服務的安全問題

電子文件的可復制性、易存儲性、檢索快捷、可共享利用等優勢極大地方便了用戶。但是由于電子文件對計算機系統的依賴性、信息內容的易改性、載體的不穩定性，使電子文件在保管和利用上比紙質文件存在更多的安全隱患，因此對電子檔案的保管和利用工作提出了更高的要求。

為維護電子檔案的安全，電子檔案的網絡化服務要進行嚴格的身份認證。根據不同的檔案類型對不同的人員進行網絡查閱開放程度的限制。依據一定的安全策略由系統管理員協同檔案管理員一起做權限設置，通過專門的賦權來分別控制哪些人員可以對何種檔案類型擁有瀏覽、下載全文的權限。通過安全設定，確保各類數據庫只能經授權的合法用戶使用，未經授權的用戶無論通過什么程序和軟件工具都不能訪問數據庫。另外，在電子檔案的形成階段可采用各種先進的計算機監控和保障技術，如數字簽名、加密技術、身份驗證等，確保檔案的真實可靠和安全保存。另一方面也可采用應用系統自身開發的水印技術、防擴散技術等來確保電子檔案在一定范圍內使用，消除電子檔案的安全隱患，確保檔案信息化服務的順利開展。

［1］朱曼麗，張照余，王建華.檔案信息化建設的項目管理研究［J］.浙江檔案，2009(08):26.