信息化對民政檔案管理工作的影響分析

福建省 福安市民政局 雷立梅

民政部門是我國政府部門的重要組成部分，是與群眾聯系最為密切的機構之一。而民政檔案是民政部門的資料庫，也是民政行政業務工作的重要內容。近年來隨著信息時代的到來，信息化發展也成為檔案管理行業的發展趨勢。在新時期，探索信息化對民政檔案管理工作的影響，提高信息化背景下的民政檔案管理工作效能，具有重要的意義。

一、信息化對民政檔案管理工作的促進作用

民政檔案是對原始數據資料的記載，對民政工作的開展具有重要的促進作用。以計算機和互聯網為代表的檔案信息化管理，使民政檔案管理進入了一個新的階段。

1.改變了檔案載體。傳統的民政檔案載體為紙質載體，一切為手工操作，而隨著網絡技術及計算機的應用，存檔方式逐漸變為以虛擬的數字化形式——電子文件形式存檔。建立檔案的全文數據庫，使得常規的紙質資源的檢索被電子化數據所代替，拋棄了傳統由手工進行檔案管理的方式，數字化媒體得到了有效的廣泛的使用。

2.提高檔案的利用效能。民政部門是直接與群眾打交道的部門，而民政檔案工作，歸根結底也是為人民群眾提供便利。傳統的民政檔案從收集到整理、歸檔、利用的過程繁瑣，一份檔案的形成通常需要很長的周期，而信息化大大縮短了民政檔案從形成到提取利用的時間，為檔案管理效能的提升帶來了新的捷徑。

3.為檔案的功能從“重保存”到“重利用”提供了保障。傳統的民政檔案在利用過程中十分不便，而信息化的檔案管理，客戶端用戶只需要擁有一個賬號和口令，即可隨時隨地對檔案進行操作，借助計算機實現人機對話，突破了時間與空間的瓶頸限制，為檔案使用者提供了便利條件。

二、信息化對民政檔案管理的新要求

信息化對民政檔案管理工作的開展起到了重要的促進作用，對當前的民政檔案管理工作也提出了更高的要求。

1.檔案的實時化。信息化的應用使得檔案利用由傳統的“點對點”轉變為現在的“面對面”的互動方式，“數字民政”工程的實施，使得工作人員可以從網上查閱和分析民政業務信息，實現網絡公辦，檔案利用者要求民政部門能夠及時提供檔案資料，對檔案的實時化要求更高。

2.檔案信息的多樣化。出于保密的考慮，傳統的民政檔案通常很少向公眾開放，而是由民政管理人員間接為公眾調取資料，而且實施信息化后，文件的存儲空間得到極大的拓展，方便了文件形成者留存副本，檔案的使用者只需要擁有一個用戶名、一個口令就可以從客戶端訪問各種各樣的民政信息。

3.對民政檔案的人本化要求。為人民服務是黨的宗旨，以人為本是科學發展觀的第一要義。民政檔案管理的信息化提高了檔案管理水平，使檔案使用更加便捷，為領導決策、民政業務及人民群眾提供了更為便利的服務。

三、信息化背景下民政檔案管理工作的措施

1.加強民政檔案信息平臺的更新和系統數據維護。 在信息開放的環境下，對民政檔案信息平臺的安全性提出了更高的要求。民政部門必須引入安全系數高、性能穩定的檔案數據管理系統，對其安全性能進行優化，杜絕使用外來數據來源，不允許使用檔案信息化管理的電腦接收陌生郵件，進行QQ聊天，不能使用不明U盤、光盤、硬盤等，要設立軟硬件防火墻，以防止網絡黑客、木馬、病毒的侵襲。做好數據的常規更新與維護，民政部門要指派專人負責信息平臺的管理，建立相關的數據備份與保密制度，為信息化的實施提供有力保障。

2.通過云服務平臺，構建更加開放的檔案利用格局。當前SaaS云已成為未來大型數據庫的發展趨勢，而民政檔案信息覆蓋面廣，數據容量大，要更好的實現全國聯網，就必須推廣SaaS云服務器。如，當前我國的婚姻登記信息已于2012年7月實現全國聯網，但是在異地登記信息查詢過程中還存在信息不準確、查詢周期長的問題，其主要原因就是現有的服務器平臺容量及速度滿足不了數據利用的需要。因此，應大力推廣SaaS云服務器平臺，通過數據的聚合、分布與虛擬化操作，實現民政檔案信息資源的共享，形成一個更加統一、開放的數據平臺。

3.探索實施民政檔案管理的“第三方”運作模式。目前美國、日本等民政部門的管理由社會“第三方”行業組織運作，90年代便實現了全國民政信息的聯網。而在我國，長期以來，民政部門都是政府部門的重要組成部分，民政業務由政府部門負責。隨著信息化技術的進一步應用，民政部門的業務量驟增，民政部門應積極探索將不涉及保密性的檔案業務管理工作交由社會“第三方”部門運作，將檔案管理業務外包，把傳統的信息采集、編目、使用、咨詢等業務擴展到最廣泛的社會活動中來，由“第三方”部門根據自己的行業咨詢優勢，為檔案用戶提供更加周到的服務。

四、結論

信息化的應用改變了民政部門的檔案載體、提高了檔案的利用效能、為檔案的功能從“重保存”到“重利用”提供了保障。與此同時，對民政檔案的實時化、多樣化、人本化也提出了更高的要求。在未來的發展中，只有不斷提高民政檔案資源的利用率，加強民政檔案信息平臺的更新和系統數據維護，通過云服務平臺構建更加開放的檔案利用格局，探索實施民政檔案管理的“第三方”運作模式，才能夠更好地提高民政檔案管理的效能，適應信息化時代的發展需要。