淺談科技檔案與科技文件材料

周嘉辰

（蘭州商學院，甘肅 蘭州 730020）

科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的具有保存價值的應歸檔保存的科技文件材料。它的特點是具有參考、利用價值，并需要歸檔保存的科技文材料。科技文件材料是記錄和反映生產、科研、基建、設備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式的所有技術文件的總稱。

1 科技檔案與科技文件材料的聯系

科技檔案與科技文件才料關系十分密切。科技文件材料是科技檔案的基礎與源泉，科技檔案是由保存價值的科技文件材料組成的。也就是說科技檔案是由科技文件材料轉化而來的，沒有科技文件材料就沒有科技檔案。科技檔案在一定條件下為科技活動服務時也會轉化為科技文件材料被參考利用，它們產生于科技活動之中，又都為科技活動本身服務。

1.1 科技文件材料是科技檔案的基礎。

科技檔案的每一卷案卷都是由若干件具有保存價值的相互關聯的科技文件材料組成的。一個單位在某一項科學技術生產活動結束后，經具有專業知識的檔案管理者將所有與此項科技活動有關的科技文件材料進行甄別、篩選、歸納，對將來的維修、生產、擴建、科研、法律維權、歷史編纂具有參考、憑證作用的科技文件材料以檔案管理規范整理歸檔保存，形成具有保存價值的科技檔案。也就是說一項科學技術生產活動中形成的過整理、歸類而后被保存的科技文件材料是科技檔案。因此，科技文件材料是科技檔案的前身形態，科技檔案是科技文件材料有條件的轉化而來的，它們是同一事物的兩個不同發展階段。沒有科技文件材料就沒科技檔案的形成，科技文件材料是科技檔案的基礎和來源。

1.2 科技檔案在一定條件下轉化為科技文件材料。

科技檔案存在的價值是被將來參考利用，它經常會以復制件的形式被科技、生產活動所參考、采用。用來作參考依據的科技檔案，在參考利用時就轉化為此項科技活動所需要的科技文件材料了。如設備制造、生產維修時將保存的相關科技檔案復制下，作為參考使用的科技文件材料。因此，科技檔案在檔案室保存時為科技檔案，但它被檔案資料利用者以復制、摘抄、掃描等方式利用時，它的內容就轉化為被參考利用的科技文件材料了。科技檔案要被轉化為科技文件材料，必須是科技檔案資料的利用者在參考利用時來復制、摘抄、記錄，服務于當前所從事的科技活動。

1.3 科技檔案與科技文件材料均產生于科技活動之中，又都為科技活動本身服務。

科技文件材料是科技活動中產生的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、錄像帶、錄音帶等材料的總稱。任何一項科技活動從開始到結束都會產生許多科技文件材料，這些材料往往每種不只一份，其中有些科技文件材料要上報有關單位，有些要提供給協作單位，有些還要作為科技資料交流發表，因此這部分文件才料是為完成科技文件材料形成階段的特定的科學技術活動服務的。還有一些科技文件材料，是為日后的科技項目活動查考、利用、服務的，需要保存下來，經過一定整理形成科技檔案。因此科技檔案也是在科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的，是為完成將來的科學技術活動作參考、憑證為目的而收集整理保存的。

2 科技檔案與科技文件材料的區別

科技檔案是科技文件資料處理完畢后經分析、整理，對有繼續使用的價值的科技文件材料在履行了歸檔手續后集中保管轉化而來。有沒有繼續使用價值是科技文件材料轉化為科技檔案的前提，而有沒有履行歸檔手續則是科技文件材料轉化為科技檔案的界限。

2.1 科技檔案與科技文件材料的概念及形成對象不同。

科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的具有保存價值的應歸檔保存的科技文件材料。科技文件材料是記錄和反映生產、科研、基建、設備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式的所有技術文件的總稱。

科技檔案與科技文件材料雖然都來源于科技活動中，都為科技活動服務，但它們的形成的對象不同。科技文件材料是科技人員在生產、科研、基建及管理活動中按照科技、生產活動的需要有針對性的編制而成，它形成于科技活動中的專業科技人員。科技檔案是檔案管理員在科技項目活動結束后對有價值的科技文件材料經進行分類、整理、編目、歸檔保存形成的，是由檔案管理員經過檔案管理程序整理轉化而來的，它形成于科技文件材料的整理者，是科技檔案管理人員。

2.2 科技檔案與科技文件材料的憑證價值及參考價值不同。

科技檔案是在生產、科研、基建及管理活動中形成，由當時的科技文件材料轉化而來的真實歷史記錄，是原始的第一手材料，保存有當時的原始標記，如當事人的簽署，機關及個人的印信，有的則是原來影像和聲音的記錄。總之，它客觀地記錄了當時的科技活動過程，具有歷史憑證價值，成為將來查考利用的真憑實據，成為將來合法權益受損時處理爭辯事務的真憑實據。因此，科技檔案的憑證價值、參考價值體現在科技活動的結束后。

科技文件材料僅有參考作用，它的價值由科技文件材料的使用者、形成者對其來決定，沒有強制的法律約束性。它只適用于現階段的科技項目活動的參考和利用，它的參考利用價值體現在其形成階段的科技活動的當時。

2.3 科技檔案與科技文件材料的隸屬關系及保存單位不同。

科技檔案是由繼續利用價值的科技文件材料轉化而來的，它需要為日后的科技活動服務，因此所有的科技檔案在科技活動需要時都可以是科技文件材料。又因科技檔案是檔案管理者對某一項目的所有科技文件材料進行分類、甄別、整理而形成的，所以不是所有的科技文件材料都是科技檔案，只有具有保存價值的部分科技文件材料經過歸檔手續處理后才能是科技檔案。

科技文件材料是科技活動中的科技人員根據科技活動需要編寫、復制的，服務于現階段的科技活動，因此它可以由其形成的科技、生產活動單位管理保存；科技檔案是具有保存價值的科技文件材料轉化來的，有科技活動結束之后的繼續服務價值，因此只能由具有專業保存技術、管理技術的檔案管理機構實行統一集中的保存管理。

總之，科技檔案與科技文件材料既有聯系又有區別，它們是不同的兩個概念，很多不了解的人將科技檔案與科技文件材料混為一談，認為科技檔案就是科技文件材料，科技文件材料就是科技檔案。認識它們之間的聯系與區別對科技檔案管理具有重要的意義，這有利于科學的劃分科技文件材料的歸檔范圍，更有利于保障科技檔案的質量。