淺談科技檔案與科技文件材料

周嘉辰

（蘭州商學(xué)院，甘肅 蘭州 730020）

科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料。它的特點(diǎn)是具有參考、利用價(jià)值，并需要?dú)w檔保存的科技文材料。科技文件材料是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同形式的所有技術(shù)文件的總稱。

1 科技檔案與科技文件材料的聯(lián)系

科技檔案與科技文件才料關(guān)系十分密切。科技文件材料是科技檔案的基礎(chǔ)與源泉，科技檔案是由保存價(jià)值的科技文件材料組成的。也就是說科技檔案是由科技文件材料轉(zhuǎn)化而來的，沒有科技文件材料就沒有科技檔案。科技檔案在一定條件下為科技活動(dòng)服務(wù)時(shí)也會(huì)轉(zhuǎn)化為科技文件材料被參考利用，它們產(chǎn)生于科技活動(dòng)之中，又都為科技活動(dòng)本身服務(wù)。

1.1 科技文件材料是科技檔案的基礎(chǔ)。

科技檔案的每一卷案卷都是由若干件具有保存價(jià)值的相互關(guān)聯(lián)的科技文件材料組成的。一個(gè)單位在某一項(xiàng)科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)結(jié)束后，經(jīng)具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理者將所有與此項(xiàng)科技活動(dòng)有關(guān)的科技文件材料進(jìn)行甄別、篩選、歸納，對(duì)將來的維修、生產(chǎn)、擴(kuò)建、科研、法律維權(quán)、歷史編纂具有參考、憑證作用的科技文件材料以檔案管理規(guī)范整理歸檔保存，形成具有保存價(jià)值的科技檔案。也就是說一項(xiàng)科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)中形成的過整理、歸類而后被保存的科技文件材料是科技檔案。因此，科技文件材料是科技檔案的前身形態(tài)，科技檔案是科技文件材料有條件的轉(zhuǎn)化而來的，它們是同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段。沒有科技文件材料就沒科技檔案的形成，科技文件材料是科技檔案的基礎(chǔ)和來源。

1.2 科技檔案在一定條件下轉(zhuǎn)化為科技文件材料。

科技檔案存在的價(jià)值是被將來參考利用，它經(jīng)常會(huì)以復(fù)制件的形式被科技、生產(chǎn)活動(dòng)所參考、采用。用來作參考依據(jù)的科技檔案，在參考利用時(shí)就轉(zhuǎn)化為此項(xiàng)科技活動(dòng)所需要的科技文件材料了。如設(shè)備制造、生產(chǎn)維修時(shí)將保存的相關(guān)科技檔案復(fù)制下，作為參考使用的科技文件材料。因此，科技檔案在檔案室保存時(shí)為科技檔案，但它被檔案資料利用者以復(fù)制、摘抄、掃描等方式利用時(shí)，它的內(nèi)容就轉(zhuǎn)化為被參考利用的科技文件材料了。科技檔案要被轉(zhuǎn)化為科技文件材料，必須是科技檔案資料的利用者在參考利用時(shí)來復(fù)制、摘抄、記錄，服務(wù)于當(dāng)前所從事的科技活動(dòng)。

1.3 科技檔案與科技文件材料均產(chǎn)生于科技活動(dòng)之中，又都為科技活動(dòng)本身服務(wù)。

科技文件材料是科技活動(dòng)中產(chǎn)生的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、錄像帶、錄音帶等材料的總稱。任何一項(xiàng)科技活動(dòng)從開始到結(jié)束都會(huì)產(chǎn)生許多科技文件材料，這些材料往往每種不只一份，其中有些科技文件材料要上報(bào)有關(guān)單位，有些要提供給協(xié)作單位，有些還要作為科技資料交流發(fā)表，因此這部分文件才料是為完成科技文件材料形成階段的特定的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)服務(wù)的。還有一些科技文件材料，是為日后的科技項(xiàng)目活動(dòng)查考、利用、服務(wù)的，需要保存下來，經(jīng)過一定整理形成科技檔案。因此科技檔案也是在科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的，是為完成將來的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)作參考、憑證為目的而收集整理保存的。

2 科技檔案與科技文件材料的區(qū)別

科技檔案是科技文件資料處理完畢后經(jīng)分析、整理，對(duì)有繼續(xù)使用的價(jià)值的科技文件材料在履行了歸檔手續(xù)后集中保管轉(zhuǎn)化而來。有沒有繼續(xù)使用價(jià)值是科技文件材料轉(zhuǎn)化為科技檔案的前提，而有沒有履行歸檔手續(xù)則是科技文件材料轉(zhuǎn)化為科技檔案的界限。

2.1 科技檔案與科技文件材料的概念及形成對(duì)象不同。

科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料。科技文件材料是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同形式的所有技術(shù)文件的總稱。

科技檔案與科技文件材料雖然都來源于科技活動(dòng)中，都為科技活動(dòng)服務(wù)，但它們的形成的對(duì)象不同。科技文件材料是科技人員在生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中按照科技、生產(chǎn)活動(dòng)的需要有針對(duì)性的編制而成，它形成于科技活動(dòng)中的專業(yè)科技人員。科技檔案是檔案管理員在科技項(xiàng)目活動(dòng)結(jié)束后對(duì)有價(jià)值的科技文件材料經(jīng)進(jìn)行分類、整理、編目、歸檔保存形成的，是由檔案管理員經(jīng)過檔案管理程序整理轉(zhuǎn)化而來的，它形成于科技文件材料的整理者，是科技檔案管理人員。

2.2 科技檔案與科技文件材料的憑證價(jià)值及參考價(jià)值不同。

科技檔案是在生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成，由當(dāng)時(shí)的科技文件材料轉(zhuǎn)化而來的真實(shí)歷史記錄，是原始的第一手材料，保存有當(dāng)時(shí)的原始標(biāo)記，如當(dāng)事人的簽署，機(jī)關(guān)及個(gè)人的印信，有的則是原來影像和聲音的記錄。總之，它客觀地記錄了當(dāng)時(shí)的科技活動(dòng)過程，具有歷史憑證價(jià)值，成為將來查考利用的真憑實(shí)據(jù)，成為將來合法權(quán)益受損時(shí)處理爭(zhēng)辯事務(wù)的真憑實(shí)據(jù)。因此，科技檔案的憑證價(jià)值、參考價(jià)值體現(xiàn)在科技活動(dòng)的結(jié)束后。

科技文件材料僅有參考作用，它的價(jià)值由科技文件材料的使用者、形成者對(duì)其來決定，沒有強(qiáng)制的法律約束性。它只適用于現(xiàn)階段的科技項(xiàng)目活動(dòng)的參考和利用，它的參考利用價(jià)值體現(xiàn)在其形成階段的科技活動(dòng)的當(dāng)時(shí)。

2.3 科技檔案與科技文件材料的隸屬關(guān)系及保存單位不同。

科技檔案是由繼續(xù)利用價(jià)值的科技文件材料轉(zhuǎn)化而來的，它需要為日后的科技活動(dòng)服務(wù)，因此所有的科技檔案在科技活動(dòng)需要時(shí)都可以是科技文件材料。又因科技檔案是檔案管理者對(duì)某一項(xiàng)目的所有科技文件材料進(jìn)行分類、甄別、整理而形成的，所以不是所有的科技文件材料都是科技檔案，只有具有保存價(jià)值的部分科技文件材料經(jīng)過歸檔手續(xù)處理后才能是科技檔案。

科技文件材料是科技活動(dòng)中的科技人員根據(jù)科技活動(dòng)需要編寫、復(fù)制的，服務(wù)于現(xiàn)階段的科技活動(dòng)，因此它可以由其形成的科技、生產(chǎn)活動(dòng)單位管理保存；科技檔案是具有保存價(jià)值的科技文件材料轉(zhuǎn)化來的，有科技活動(dòng)結(jié)束之后的繼續(xù)服務(wù)價(jià)值，因此只能由具有專業(yè)保存技術(shù)、管理技術(shù)的檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行統(tǒng)一集中的保存管理。

總之，科技檔案與科技文件材料既有聯(lián)系又有區(qū)別，它們是不同的兩個(gè)概念，很多不了解的人將科技檔案與科技文件材料混為一談，認(rèn)為科技檔案就是科技文件材料，科技文件材料就是科技檔案。認(rèn)識(shí)它們之間的聯(lián)系與區(qū)別對(duì)科技檔案管理具有重要的意義，這有利于科學(xué)的劃分科技文件材料的歸檔范圍，更有利于保障科技檔案的質(zhì)量。