會計電算化的檔案管理

廣東科技學院 財經系 侯茂松

會計電算化的檔案管理

廣東科技學院 財經系 侯茂松

當前我國會計電算化事業取得了長足的發展，會計檔案的管理形式也發生了重大變化，早已從傳統的手工管理過渡到以電子計算機為載體，以網絡為平臺的無紙化管理。因此，加快會計檔案管理的信息化建設，培養專業的電算化檔案管理人才，建立完善的電算化檔案管理制度已成為當前企業財務工作的第一要務。本文從當前會計電算化檔案的特點入手，初步探討了會計電算化管理工作的基本要求。

一、會計電算化檔案的特點

會計電算化會計檔案，不僅指存儲在計算機中的會計數據、文檔和程序，還包括計算機打印出來的各種書面形式的會計憑證、賬表。與傳統手工會計填制的會計檔案相比，會計電算化會計檔案有以下幾個方面的特點：

1.會計電算化檔案的范圍更廣泛。會計電算化檔案除了傳統意義上的紙質的會計資料外，還包括存儲在計算機硬盤、光盤、軟盤、光盤中的會計數據。

2.存儲的安全性要求更高。由于會計電算化檔案只能存儲在硬盤、光盤、磁盤等磁性化的計算機存儲介質上，大量的數據集中在小小的一塊存儲介質上，一旦操作失識，硬件、軟件、網絡出現故障，可能導致數據丟失，而且介質的損害往往是不可修復的，這就增加了檔案保管的系統風險。同時，由于電子計算機本身所固有的道德網險，如病毒的感染、黑客的攻擊等也給電算化檔案管理人才提出了更高的要求。

二、會計電算化的管理要求

1.注重電算化檔案管理方面的人才培養。會計電算化的實施人才是關鍵。與傳統的會計檔案管理相比，會計電算化系統對檔案管理人員的素質與系統安全操作提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法、原理和業務技能，還必須具備電算化、網絡工程和信息系統知識，具備較高的計算機操作技能。例如，對會計軟件系統的操作與維護，對硬件的升級，網絡安全的保護，會計數據的備份與修復等都是電算化檔案管理人員所必須具備的基本技能。因此，單位在實行會計電算化之前一定要及時加強對相關崗位人員的培訓，提高電算化會計檔案保管人員素質，上崗人員必須具備會計電算化初級以上專業知識，取得財政部門核發的有關培訓合格證書。

2.配有專用或主要用于會計核算工作的計算機。必要的硬件設備是會計電算化檔案管理的物質基礎。企業必須配有專用或主要用于會計電算化檔案管理的計算機、USP及其他機房設備，以便檔案管理設備與其他崗位的設備獨立開來，最大限度地保證會計檔案的安全性和獨立性，充分發揮電算化檔案的無紙化、網絡化的特點，從而有效地提高檔案的信息化管理水平。

3.健全和完善電算化檔案管理制度。要嚴格按照《會計法》和財政部制定的《會計電算化檔案管理辦法》，以法規制度的形式加以強制，這是做好會計電算化檔案管理的保障。筆者認為，目前企業可以從以下幾個方面來完善電算化會計檔案管理的各項制度：首先是存檔手續。主要是各種審批手續，如打印輸出的賬表，必須有會計主管、電算化主管的簽章才能存檔保管。其次，嚴格遵守安全保證措施。如備份軟件、光盤應貼上標簽，存放在安全、潔凈、防熱、防潮的場所。再次，嚴格遵守檔案的保密規定，如對任何偽造、非法涂改變更、故意銷毀數據文件、賬冊、軟盤等行為都要進行相應的處理。最后，對檔案管理員的職責與權限，檔案分類管理辦法，各類文檔的保存期限及銷毀手續等均要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。

4.專人負責制。實行會計電算化后的崗位設置也應當注意滿足內部牽制制度的要求，如出納和記賬審核不能同時擔任會計電算化檔案檔案管理工作。對于中小企業，為了提高工作效率，節約人力，在彼此不發生崗位權限沖突的前提下，可以由其他職位兼任。

5.嚴格執行安全保密措施。各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。經領導同意借閱的資料也應履行相關手續，但原件原則上不得外借。對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應當由出納人員簽名和蓋章。要及時做好檔案備份工作，對存有會計信息的磁性介質及其他質，在未打印書面形式之前，應妥善保管并留有副本，準備雙份，存放在兩個不同的存儲介質中，最好是兩個不同的建筑物內，并且要做好防磁、防火、防塵和防潮工作。對于采用存儲介質的檔案，要定期進行檢查復制，防止由于存儲介質的損壞而使會計檔案丟失。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。同時還要適當加強網絡安全管理。如安裝殺毒軟件并且定時升級，定時查殺病毒；構建嚴密的防火墻體系，加強對黑客的防護；采取嚴格的訪問制，通過用戶身份的識別和驗證，防止非法用戶進入系統，通過授權和檢驗，控制用戶對特定網絡資源訪問的深度和廣度，從而保證會計檔案的儲存安全。

三、結論

總之，會計電算化檔案管理是整個會計電算化系統的重要一環，企業要從確保會計信息安全和嚴守商業秘密的戰略高度，嚴格遵守會計法規和電算化管理規范，結合本企業自身電算化的運行狀況，從電算化檔案的人才培養、制度建設、崗位職責等方面入手，不斷提高會計電算化的管理水平，為企業經濟發展創造良好的內部環境。

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