淺談如何做好水利工程檔案管理

劉洪霞

（山東省水利工程管理局，山東 濟南 250013）

水利工程檔案是在水利工程建設和管理中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、實物、聲像等各種載體的文件材料。這些檔案既是工程建設的依據，又是工程建設成果的真實記錄，同時還是工程檢查、維護、管理、使用的依據和憑證。近幾年，隨著山東省水利工程規范化管理工作的開展，作為管理考核內容之一的檔案管理，越來越引起管理單位的重視，檔案管理水平有了不同程度的提高，但也還存在一些問題。本文在分析問題基礎上，提出了做好檔案管理工作的幾點建議，以供借鑒。

1 水利工程檔案管理存在的問題

1.1 對檔案工作思想上重視不夠

雖然各單位把檔案工作規范化管理考核列入年度工作計劃，也有專人負責落實，但在真正把檔案管理作為工作有效機制來抓方面還存在一些缺陷。

1.2 檔案管理人員業務素質有待提高

不少水管單位檔案管理人員是兼職，對水利工程檔案業務及管理缺少經驗，僅限于把資料保存，至于水利工程檔案建設、加固等不同階段如何要求知之甚少；有的水管單位檔案人員缺乏驗收資料的實踐經驗，致使驗收資料整理不夠全面；有的檔案人員對工程檔案缺少管理經驗，不知所收集的資料是否齊全，只是被動地從業務部門接收資料，對工程建設、驗收的檔案要求不夠明確，出現整理不規范等現象。

2 做好水利工程檔案管理工作的建議

一般來說，水利技術檔案文件歸檔應從項目的立項、可行性研究、初步設計階段、施工圖設計階段、施工建設階段、竣工驗收階段及與項目建設有關的批復文件和參考資料等方面著手。對一些中小型水利工程，可在工程結束后，一次性收集整理歸檔；而對于大型水利工程，由于其規模大、投資多、周期長，應該按可研前期準備、設計、施工和竣工驗收等幾個時期進行同步歸檔整理。

2.1 加強宣傳，提高對檔案工作的認識和重視

領導重視是做好檔案工作的前提，也是做好檔案工作的關鍵所在。針對領導對檔案工作的不重視現狀，檔案人員應通過各種途徑提供檔案信息，如利用每年向《水利年鑒》、《水利志》提供圖片、資料的機會，向領導介紹檔案對服務水利工作的作用；圍繞水利工作重點，提出做好檔案管理的合理化建議。在領導重視的基礎上，健全檔案工作責任制，明確主管領導及直接負責的相關領導，逐步建立統一領導、逐級負責、條塊結合的檔案管理體制，將檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，具體落實到有關人員的職責中。

2.2 加強繼續教育，提高檔案人員的綜合業務素質

檔案管理是一項業務性很強的工作，水利工程檔案管理人員不僅需要有豐富的檔案管理水平，還要熟悉水利業務知識，對水利工程基本概況了解，才能從被動“接”檔案到主動“要”檔案，不斷“管”好檔案；檔案管理人員首先要了解水利工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內容、數量做到心中有數。

水管單位應定期組織專職和兼職檔案人員參加檔案局組織的業務學習、培訓；采取“請進來，走出去”的方式，請檔案局專業人員現場指導或到好的單位實地學習；再次，檔案人員更要加強自身學習，既要不斷學習檔案專業知識、計算機知識，又要熟悉水利業務知識，掌握水庫、河道工程及管理方面對檔案管理的要求。

2.3 建立健全檔案管理的各項制度

水利技術檔案管理過程中，從水利工程建設的批復文件及勘探、設計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發放、回收等到技術檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統一的標準，而且要形成文件，用制度固定下來。要按著《中華人民共和國檔案法》和國家現行檔案法規文件精神，努力貫徹理論聯系實際的方針，力求符合思想性、科學性和實用性的要求，采取靈活多樣的方式和方法，建立健全檔案管理的各項規章制度，把水利工程技術檔案工作進行分解，責任落實到人，確保檔案的完整、準確、系統和規范，使水利工程技術檔案達到標準化。

另外，檔案存放的庫房管理也要達到標準化，庫房標準化管理要有一套標準的辦法，庫房的建設包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等均有一定的標準。除此之外，還要設有良好的通風設備，保持庫房通風、濕度等各項指標都要達到《檔案法》的要求。

3 結語

水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結晶，水利檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地服務于現代水利，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，提供給水利工作者利用。而水利工程檔案管理工作是一項長期的基礎工作，它既是工程建設的依據，又是工程建設成果的真實記錄，檔案管理工作的好壞，將影響到整個工程的進度和質量。因此，我們應運用現代化手段提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管和應用三方面工作，加快檔案信息化進程,在充分發揮原有檔案作用的同時,積極探索和嘗試建立文檔信息服務、檢索中心現行文件利用中心,以及借助網絡、電子傳輸等現代化手段,借助檔案平臺，為水利提供信息資源，更好地服務于現代水利。