如何進行建設工程項目的文檔資料管理

劉兆慧

(中鐵十二局集團建筑安裝工程有限公司，山西太原 030024)

0 引言

工程項目文檔管理工作質量的優(yōu)劣在相當大的程度上決定著檔案后續(xù)管理的水平。項目文檔跟蹤、總結和沉淀了從項目啟動、計劃、執(zhí)行、控制到收尾全過程的管理信息。建設項目檔案是指在建設項目的提出、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的有保存價值的文字、圖表等形式與載體的文件。目前，在工程建設項目管理上，由于受傳統(tǒng)管理模式的影響和思維習慣的局限，普遍存在重視現(xiàn)場指揮協(xié)調推進進度、忽視準確周密快捷的文件管理作用的現(xiàn)象。不重視項目文檔管理，會制約工程建設項目管理水平和效益的提升，甚至會遺留安全、質量、技術、財務方面的風險。

1 工程項目建設過程中文檔資料管理現(xiàn)狀

文檔管理是項目管理的關鍵工具。在工程建設項目實施過程中，無論是會議、檢查、談判，還是研究、設計、審批，或者施工和交易，這些工作最終都必須通過文件的形式進行信息的傳遞，來實現(xiàn)對工程費用、質量、安全和進度等的控制。但在工程項目文檔管理中發(fā)現(xiàn)，項目原始資料因施工管理不到位，在施工過程中出現(xiàn)不準確、不齊全、不規(guī)范、管理不善、丟失等問題，給項目工作帶來諸多困難，嚴重影響工程管理。造成的質量問題，大體有以下幾種情況。

1.1 領導重視不夠

強調抓工程建設而忽視文檔管理工作。工程建設主管部門領導文檔管理意識薄弱，普遍存在著重建設、輕檔案的現(xiàn)象。工程項目的進度和質量是大家看得見的實體，工程參建各方都非常重視。但工程項目文檔的管理往往被忽視。在項目建設過程中，更多的精力都放到了抓質量、抓進度、抓關鍵目標工期的實現(xiàn)上，經(jīng)常是等到項目驗收了才想到還有資料沒有做，抽調技術人員進行突擊。

1.2 日常的文檔資料管理不規(guī)范，制度不健全

在工程實施的過程中，主要是圍繞工程的實施，側重于滿足日常工作的需要，在資料管理上深度不夠，規(guī)范程度低。建設單位與施工單位簽訂合同內容對文檔管理的整編責任、內容、深度、要求不準確、不具體、不細化造成文檔質量失控。對文檔的管理與移交沒有專門的制度，并且由于建設周期長，人員變動時資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，給文檔整編工作造成了困難。

1.3 缺少既懂工程文檔管理又懂工程技術的人員

目前在國家重點工程項目部即便是配備了一些專門的文檔管理人員，這些人員主要是針對文件的發(fā)放和存取，對于工程建設方面的知識了解較少，基本不懂工程技術，不懂今后工程驗收需要什么資料或如何收集，而多數(shù)工程技術人員又不懂文檔管理的有關規(guī)定，缺少資料及時歸檔意識，兩者沒有及時很好的結合起來。

1.4 缺少對工程竣工檔案的統(tǒng)一規(guī)劃

歸檔文件資料整編的責任不明確，檔案整理工作與檔案接收工作嚴重脫節(jié)，缺乏溝通。目前很多單位檔案管理人員一般都不直接參與工程建設的各個階段，工程建設中產生的檔案由參加施工建設的單位分別整理后，由單位基建部門匯總整理后移交，檔案室工作人員只是被動接收基建部門移交的工程檔案資料，導致整理與接收脫節(jié)，造成竣工檔案質量低。

2 工程項目建設中文檔資料存在的問題

2.1 文檔資料管理制度不健全

工程項目建設初期，沒有結合項目實際情況，制定相應的工程項目檔案管理規(guī)定，沒有明確參建各方在工程檔案形成過程中各自應該承擔的職責。

2.2 項目文檔傳遞信息不暢

項目文檔的傳遞、歸檔處理等如會議形成的決定、決議、協(xié)商內容不能迅速準確地形成文件，不能通過文檔管理部門以最快的速度分派傳達到有關單位，以使其得到貫徹執(zhí)行。文檔傳遞信息出現(xiàn)梗阻，造成決而不行，會影響工作效率和進度。

2.3 施工管理文件原件不齊全

因管理不善造成設計、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件不齊全、丟失等問題;因急于滿足施工進度要求，沒有按國家行業(yè)標準規(guī)定要求辦理書面簽字手續(xù);施工單位管理不嚴格，造成原始文件丟失;施工單位專業(yè)技術人員工作移交把關不嚴，造成施工原始文件遺失。

2.4 施工原始簽證資料不規(guī)范

開工前沒有統(tǒng)一規(guī)定原始施工簽證資料內容和格式，造成資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，文件幅面尺寸大小不一，無法規(guī)范裝訂組卷。施工過程中的原始資料簽證五花八門，有用藍黑墨水、碳素墨水等，這些都與竣工資料歸檔要求不符，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。

2.5 竣工圖文件編制不夠規(guī)范

一些分部工程都不同程度存在著代用圖，而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷，圖紙缺量較大，劃改圖紙只有原則的標準規(guī)定，缺少有針對性的細則。

2.6 培訓不及時

施工單位技術力量薄弱，培訓少，管理水平差，國家檔案法和工程關于竣工資料編制的質量標準規(guī)范宣傳學習渠道不暢通，造成工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領導對檔案意識、檔案知識的缺乏。

3 提升項目文檔管理水平和效率

工程項目文檔控制是指在項目實施過程中，通過文檔控制人員建立并實施有序、可控及可追溯的文檔控制體系，采用科學的方法和手段，對項目產生的各類文件進行規(guī)范、準確、高效地動態(tài)控制和科學管理。

3.1 嚴把領導責任關

1)明確領導責任，強化領導文檔管理意識，將項目文檔管理納入項目工程質量領導人責任制。

2)嚴格實施文檔管理工作“三同步”，實現(xiàn)項目文檔管理與設計，施工、竣工同步完成。

3.2 嚴把規(guī)章制度關

項目成立后，即對項目文檔管理作出明確的規(guī)定，以保證項目文檔準確、完整、有效。根據(jù)規(guī)定，按項目文檔的不同屬性，對種類繁雜的項目文檔進行科學、規(guī)范的分類。在文檔管理中建立一套文檔模板，將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔內容完整齊全。

3.3 做好文檔的建冊與歸檔

為確保項目文檔完整保存歸檔，合理存放，方便查閱和再利用。工程初期，規(guī)定整個工程收集文件的總目錄，及工程建設前期法定建設程序文件、建筑工程綜合管理資料、分項分部單位工程資料目錄等，有效的保證了文檔的建冊和歸檔的要求。

3.4 建立文檔控制體系和工作流程，實現(xiàn)文檔管理電子化

提高項目管理文件形成的質量，提高文檔傳遞、歸檔處理等文檔管理的效率，是項目管理的重要工作。如果文檔傳遞信息出現(xiàn)梗阻，造成決而不行，會影響工作效率和進度。在這方面，應用網(wǎng)絡和計算機通訊技術，形成能夠電子簽名的電子文檔，將會極大地提高管理效率。根據(jù)統(tǒng)一的分類代碼規(guī)則，制定項目文檔分類代碼，進行電子管理，運用項目文檔信息系統(tǒng)對文檔進行分類和查詢。我公司現(xiàn)在運用綜合項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。公司規(guī)定每個部門設定一名系統(tǒng)員，負責及時上傳、下載相關信息并進行信息傳遞，極大的提高了工作效率。項目的施工資料管理從工程一上場，對進度、工期、質量、安全、設備、物資等都規(guī)定了相應的錄入標準，使項目施工全過程受控。

3.5 加強文檔管理人員的管理及培訓

1)建設單位文檔管理。

建設單位經(jīng)常組織建設項目檔案管理人員(包括監(jiān)理單位與施工單位人員)培訓學習，提高相關人員的業(yè)務水平，通過學習考試持證上崗。

2)監(jiān)理單位文檔管理。

監(jiān)理單位設專人專崗負責檔案管理，駐地監(jiān)理工程師應該攜檔案管理員在建設單位授權范圍內經(jīng)常檢查、督促施工單位及時收集整理出符合規(guī)范要求的檔案，并做好本監(jiān)理組的檔案收集整理工作，對不符合要求的資料要及時整改。

3)施工單位文檔管理。

施工單位在初期就要配備專人負責檔案管理，做到項目文檔資料準確、無誤、真實的反映工程質量情況。需要監(jiān)理及業(yè)主簽字的資料要及時請監(jiān)理及業(yè)主簽字批復。要對檔案資料自檢、發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

3.6 開發(fā)項目文檔價值，提高工程項目效益

項目文檔不僅直接關系著項目的經(jīng)濟效益，而且凝結著工程管理經(jīng)驗、在施工中完善的技術，是工程建設項目及其管理的寶貴財富。如施工中的設計變更凝結著技術工程化成果，應該反饋到設計部門以修正原設計，使技術更加完善。施工程序的變更更直接地反映現(xiàn)場施工技術的進步。因此，工程建設及其項目管理應該重視查閱、分析和研究項目文檔，從中挖掘和總結技術工程化、管理便捷化和經(jīng)驗技術化的成果，這樣才能不斷提高工程建設項目的管理效益。

3.7 經(jīng)常檢查指導工程

建設單位要經(jīng)常組織檔案管理專家、學者到工地檢查、指導建設項目檔案管理工作，同時解答工作人員的問題。以督促施工單位及監(jiān)理單位及時收集、整理規(guī)范的檔案。建設單位還要加強以檔案管理為目標的考核、評比競賽。對各監(jiān)理、施工單位的檔案評分，獎優(yōu)罰劣，這樣就能調動相關人員的積極性。目前鐵路項目施工，鐵道部每年都要進行兩次鐵路項目信用評價，印發(fā)《鐵路建設工程施工企業(yè)信用評價暫行辦法》，辦法規(guī)定其中項目檔案管理工作占了相當大的分值，規(guī)定內業(yè)資料弄虛作假的，對企業(yè)實行扣6分的處罰(項目基礎分為300分)。

3.8 保證項目文檔的嚴密性

文件檔案記錄和沉淀了工程項目全過程，是項目質量、安全、商務、費用等項目經(jīng)營管理的根據(jù)，與工程建設效益和工程責任息息相關。如有關HSE管理的文件不僅是現(xiàn)場安全管理控制的有效工具，而且是事故認定和事故處理追究責任的鐵證。所以，保證項目文檔的嚴密性、完整性和有效性非常重要。

4 結語

通過工程文檔管理的具體實踐，深刻體會到，工程項目文檔管理必須從工程項目立項抓起，實行“三同步”;建立相應的文檔管理制度是做好重點工程檔案工作的基礎;領導重視是做好文檔檔案工作的重要保證;加強檔案知識宣傳，把工程項目竣工檔案工作列入施工進度計劃中，是完成工程項目竣工檔案工作的有效措施;確?？⒐n案資料真實性和準確性，使其在工程合同決算時，真正發(fā)揮憑證作用。總之，要保證工程文檔資料的完整、準確、齊全、真實，就必須不斷加強業(yè)主、監(jiān)理和施工單位的管理水平，才能保證工程“一流”的文件資料檔案的形成。