談如何做好監理資料管理工作

王曉燕

(太原理工大成工程有限公司，山西 太原 030024)

工程建設是百年大計，工程建設的質量直接關系到業主的人身財產安全，重點工程的質量甚至對社會政治經濟活動會產生巨大的影響。監理工程師的工作是集委托性、咨詢性、服務性為一體的，是代表業主對建筑工程施工過程進行監督管理的一項工作。而工程監理資料是監理工作的原始記錄，是工程監理過程中逐漸形成的，貫穿于監理工作全過程的一項重要工作內容。監理工程師的規劃、控制、協調等工作，都會通過監理資料得以體現。因此，監理資料在監理工作中起著很重要的作用。下面我就自己在實踐工作中的幾點體會，談談對監理資料管理的幾點看法。

1 監理資料管理工作的主要內容

建設工程施工階段監理資料的管理是一項非常繁雜而重要的工作。施工階段監理資料的主要內容包括:建設工程的相關合同、監理規劃、監理實施細則、安全監理實施細則、旁站監理方案、會議紀要、來往函件、監理日記、監理月報、監理工作總結、質量驗收資料和安全驗收資料等。因此，監理資料管理人員要認真細致地做好建設工程監理資料的整理和歸檔工作，并依據《建設工程文件檔案管理規范》及《監理規范》中的相關規定，在工程監理資料的管理工作中，做到及時整理、真實完整、分類有序。

監理資料管理工作的主要內容，包括收(發)文管理、文件傳閱管理、分類、文件編號、積累、立卷(或組卷)、裝訂和裝盒、移交與歸檔等工作。在工程項目實施過程中，項目監理部應訂立《資料管理制度》《監理員崗位職責》《文件收(發)及傳閱流程》等與監理資料管理有關的管理制度和規定，以明確資料管理的有關事項和有關人員的責任。

此外，監理資料管理除了是資料員的本職工作外，還需要項目監理部的工作人員的全員參與與支持。首先，項目監理部的全體成員都應該遵守監理資料管理制度中的有關規定，保證監理資料按規定流程流轉，防止散失。其次，在日常的監理工作中，各專業監理工程師要適時地對監理資料進行收集、整理與匯總，為監理資料的全面性和準確性提供有力的幫助。

2 如何做好監理資料的管理工作

1)在開展監理工作前首先要編制好各種建設工程監理工作文件。建設工程監理工作文件是指監理單位投標時編制的《監理大綱》、委托監理合同簽訂以后編制的《監理規劃》和專業監理工程師編制的《監理實施細則》等。

監理單位編制的《監理大綱》有以下兩個作用:a.使業主認可監理大綱中的監理方案，從而承攬到監理業務。b.為項目監理機構今后開展監理工作制定基本方案。

《監理規劃》是監理單位接受業主委托并簽訂委托監理合同后，在項目總監理工程師的主持下，根據委托監理合同，在《監理大綱》的基礎上，結合工程的實際情況，廣泛收集工程信息和資料的情況下制定的，經監理單位技術負責人批準，用來指導項目監理機構全面開展監理工作的指導性文件。它是我們項目監理機構的組織設計，好的規劃能夠提前使業主感受到放心和服務。

《監理實施細則》是在《監理規劃》的基礎上，由項目監理機構的專業監理工程師針對某一專業或某一方面的監理工作而編寫的，并經總監理工程師批準實施的操作性文件。《監理實施細則》的作用是指導本專業或本項目具體監理工作的開展。

2)在項目實施過程中，根據項目實際情況，建立健全監理機構各項管理制度。監理資料的形成貫穿于項目施工的全過程，工程項目的施工過程是繁雜而各具特色的，每個施工項目都各有特點、專業各異。因此，監理資料管理工作中，監理機構要進行明確的內部分工，對每一個監理工程師的工作要做到分工明確、責任范圍清楚。各專業監理工程師要負責本專業的原材料驗收、分項工程驗收、有關監理資料的收集、匯總和整理等工作，這樣，有利于監理資料管理工作的及時與同步。同時，要建立項目監理部內部責任制，對工程監理資料的管理，堅持做到“誰監理、誰驗收，誰負責”的原則，使監理工作的范圍和監理資料的責任更加明確。

為做好監理資料管理工作，項目監理部除了要建立內部責任制外，還應建立內部工作管理制度，明確項目監理部監理工作程序、內部會議制度等與日常監理工作密切相關的監理工作制度，以確保監理資料的連續性和完整性。

3)做好監理資料的管理工作，還要重視對施工資料的審核與管理。施工資料是施工全過程的真實記錄。它包含每道工序、檢驗批、分部、分項工程的質量合格文件。因此，監理資料要做到及時與真實，必須重視對施工資料的監理工作。施工資料是明確施工單位質量責任的證據之一，施工單位有義務做好施工資料的管理工作。專業監理工程師在對工程施工質量進行驗收時，要先審核相應的施工資料后，再對工程實體的實際施工質量進行檢查。因此，項目監理機構要督促施工單位重視并做好施工資料的管理工作。在第一次工地例會上，總監理工程師要強調施工資料的重要性，并交待清楚有關的施工報驗程序和基本條件。在施工階段，項目監理機構要對施工資料的準確性嚴格把關。在日常監理工作中，要堅持做到報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格。

4)在監理資料的管理工作中，要保持與業主的良好溝通，爭取業主的理解與支持。項目監理部的各項工作，都需要得到業主的支持，因此，加強與業主的溝通，爭取業主的理解與支持，在監理工作中起著舉足輕重的作用。監理資料中的諸多文件資料，都與業主有密切的聯系，如:施工合同文件、勘察設計文件、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物等資料，都是由業主提供的;監理日常工作的來往函件、會議紀要、監理工作聯系單也和業主有密不可分的關系;工程計量、工程款支付、工期延期、費用索賠等工作中，也需要與業主進行及時溝通，才能順利地開展相關的工作。因此，如果沒有業主的理解與支持，監理工作就難以順利開展，監理資料的管理工作就難以得到落實。

5)監理資料要以監理日記為主線，反饋監理工作的實質性內容。a.監理日記是如實記錄監理工作和活動的重要資料，其內容涉及工程實體的施工過程、重要施工機械、工程材料的進場情況、工程項目主要結構分項工程的施工情況等，是工程建設各方面在具體時間點上的真實記錄。監理日記的時間連續性較強，是檢查現場監理工程師工作質量的重要線索，是監理資料的重要組成部分。監理日記是由各專業監理工程師、監理員，在質量、安全、進度、造價控制和組織協調等方面，根據自己所負責的工作范圍，對每天監理工作的如實記錄，具體包括:施工現場的環境和各種外部條件、施工單位的人員工作情況、施工機械情況，工程原材料、構配件、設備到場情況和質量報驗情況，監理人員旁站、檢測、復驗情況，施工中發現的問題及整改情況，安全文明施工情況等進行記錄。總監理工程師要負責監理日記的規范性與真實性，要按照《監理規范》的相關要求，定期或每天對監理工程師、監理員編寫的監理日記進行簽閱，這樣既有利于總監理工程師及時了解施工現場的實際情況、檢查監理工程師的工作質量，還可以通過監理日記內容，掌握施工現場的實際情況，對施工和監理工作中存在的問題做到及時處理。總監理工程師在審閱完監理日記后，應在監理日記中簽字并留下檢查記錄。b.監理資料管理工作中，要注重對監理日記的檢查。監理日記具有真實性和重要性，在工程實施過程的監理資料管理工作中，要重視對監理日記的檢查工作。檢查監理日記，可根據施工實際進度，對監理日記進行針對性的檢查。如:可以檢查監理日記中，對關鍵工序的施工或其他涉及工程項目主體結構施工部分，是否有漏記現象。如在基礎驗收階段，檢查監理日記中應有該階段的材料報驗、基礎隱蔽工程驗收情況和驗槽情況等監理工作事項的真實記載，如果該分項工程施工期間，有工地例會、質量問題處理等工作事項，在監理日記中也應有相應記錄。對于材料進場，監理日記中要真實反映該材料的進場日期、對材料的檢查驗收情況及材料合格證、檢驗報告及質量證明書文件等資料是否齊全、有效等情況。對監理日記的檢查，還可以通過核查監理資料或施工資料的方式進行。如:根據原材料報驗單日期，或某隱蔽工程驗收記錄，可檢查對應日期當天監理日記中是否有相關內容的記載等。這樣不但檢查了現場監理工程師的監理資料是否及時、完整，同時也檢查了監理工程師的工作質量。如果監理日記內容過于簡單，監理工程師的實際工作內容就不會在監理日記中真實、具體地反映出來，甚至不會留下任何監理工程師工作的痕跡，從而對我們監理工作造成不利的影響。總監理工程師要督促并要求監理工程師改正監理日記中出現的問題和缺陷，完善監理日記內容，確保監理日記能夠準確地反映監理工作實際情況。

以上就是我對監理資料管理工作的幾點看法，總之，我們只有了解監理資料的重要性，并最大限度地發揮監理資料的作用，才能使我們在工程項目監理工作中做到有條不紊，圓滿地完成我們的監理工作任務。